Flughafen mit PEP

Auf rund 178 Hektar erstreckt sich das Gelände der Salzburger Flughafen GmbH. Mehr als 320 Mitarbeiter sorgen für die Zufriedenheit der rund 1,9 Millionen Passagiere pro Jahr. 1926 wurde auf ehemaligen militärischen Nutzflächen der erste städtische Flugplatz in Salzburg gegründet und hat sich im Laufe der Jahre zum wichtigsten Regionalflughafen Österreichs entwickelt. Es ist selbstverständlich, dass für die Sicherheit und Zufriedenheit der Fluggäste ein optimaler Mitarbeitereinsatz unerlässlich ist.

Der Flughafen Salzburg setzt auf ein modernes Zeiterfassungssystem. (Bild: Gfos)

Ohne optimale technische Hilfe ist diese Aufgabe heute nicht mehr zu bewältigen. Aus diesem Grund setzt die Salzburger Flughafen GmbH eine softwarebasierte Zeiterfassungs- und Personaleinsatzplanungslösung ein, um Abläufe, die früher manuell durchgeführt wurden, zu automatisieren.

Vor der Einführung des neuen Systems wurden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter mit Stempelkarten erfasst und durch mechanische Stempeluhren dokumentiert. Im Rahmen von Auftragsarbeiten geleistete Stunden erfassten die Verantwortlichen manuell in einer selbsterstellten Access-Applikation, anschließend wurden die Daten über eine Schnittstelle dateibasierend in das vorhandene ERP-System übergeben. Ganz ähnlich sah es bei der Personaleinsatzplanung aus. Hier wurden sämtliche Mitarbeiter manuell auf Excel-Basis eingeteilt - ein enormer administrativer Aufwand. Die Salzburger Flughafen GmbH beschloss daher, diese Situation durch die Einführung einer zeitgemäßen Softwarelösung zu verbessern. Die Suche nach einem geeigneten System begann.

Viele Arbeitszeitmodelle

Zunächst wurden eine Ausschreibung erstellt und erste Recherchen nach einem geeigneten Anbieter durchgeführt. Von dem neuen System versprach man sich in Salzburg viel und die zu erfüllenden Anforderungen waren entsprechend hoch.

Der Flughafen ist in drei Gesellschaften unterteilt: Die Salzburger Flughafen GmbH, die 100-prozentige Tochter Salzburger Airport Services GmbH und die 85-prozentige Tochter Carport Parkmanagement GmbH. In allen Bereichen sind sowohl feste Mitarbeiter als auch Aushilfskräfte beschäftigt. Insgesamt kommen so 265 Festangestellte und 65 Aushilfen zusammen. Vom gesuchten System mussten nicht nur sämtliche 330 Mitarbeiter erfasst werden können, es sollte auch in der Lage sein, sowohl feste Arbeitszeitmodelle als auch Schicht- und rotierende Dienste abzubilden. Doch damit nicht genug: "Bei uns in Österreich unterliegen die Flughäfen sehr umfangreichen kollektivvertraglichen Regelungen und Betriebsvereinbarungen, die selbstverständlich Berücksichtigung finden müssen. Auch unser multifunktional eingesetztes Personal stellt eine anspruchsvolle Besonderheit sowohl für die Zeiterfassung als auch für die Personaleinsatzplanung dar", erläutert der für das Projekt verantwortliche IT-Project & System Manager Alexander Münch.

Optimierung des Planungsprozesses

Einige multifunktionale Mitarbeiter werden am Salzburger Flughafen zum Beispiel gleichzeitig für den Rampen- und den Feuerwehrdienst eingeteilt. Von einer automatisierten Personaleinsatzplanungs-Software erwartete der Flughafen vor allem eine Optimierung des Planungsprozesses und eine deutliche Reduktion des administrativen Aufwands, um Ressourcen für andere Bereiche zu gewinnen. Für die optimale Abdeckung der Betriebszeit sollte das gesuchte System in der Lage sein, nicht nur behördliche und gesetzliche Auflagen, wie zum Beispiel Ruhezeiten, in die Planung einzubeziehen, sondern selbstverständlich auch den aktuellen Flugplan.

Die Basis der Planung ist der bestehende Personalbedarf des Flughafens. Dieser ergibt sich durch die Betriebspflicht und die behördlichen Auflagen. Sofern der Bedarf in Algorithmen definierbar ist, sollte er also im System als Mindestbedarf gepflegt werden können. Darüber hinaus sollte durch das System eine gerechtere Verteilung der Schichten erfolgen, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Die erfassten Daten sollten außerdem über eine Schnittstelle dem vorhandenen Lohn- und Gehaltssystem zur Verfügung gestellt werden, um auch hier den Arbeitsaufwand zu verringern.

Nach gründlicher Recherche entschieden sich die Salzburger für das Softwaresystem X/Time des Essener Softwarehauses GFOS. "X/Time erfüllt alle unsere Anforderungen und bietet darüber hinaus hervorragende Funktionalitäten und das beste Preis-/Leistungsverhältnis", begründet Münch die Entscheidung.

Einführung

Die Zeitwirtschaftssoftware und die Personaleinsatzplanung wurden auf unterschiedliche Art implementiert. Während die Zeitwirtschaftslösung nach einem unternehmensweiten Testbetrieb flächendeckend in Betrieb ging, wurde und wird die Personaleinsatzplanung Bereich für Bereich individuell aktiviert. Derzeit werden etwa 50 Mitarbeiter aus den Bereichen Fracht, Reinigung, Security, Carport und General Aviation Center mit X/Time-PEP geplant - die Zahl steigt stetig. Zeitnah sollen die Mitarbeiter des Airport Control Centers, der Feuerwehr, des Bodenverkehrsdienstes und der Werkstätten folgen.

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