Aus einer Hand

Ganzheitliche Lösungskonzepte und problemlose Systemintegration stehen dabei im Anforderungsprofil. So auch, als es 2003 um die Anschaffung einer neuen Zeitwirtschaft mit integrierter Sicherheitslösung ging. Erste Informationen sammelte man auf Messen, bevor man die Essener GFOS um eine Präsentation bat. Schnell war klar, dass man mit X/Time (heute GFOS) die richtige Software gefunden hatte.

X/Time (heute GFOS) wurde ohne Testlauf in kurzer Zeit eingeführt. Im Dezember 2003 begann man in Herdecke mit ersten Umstellungen und bereits zum 1. April 2004 erfolgte die Scharfschaltung der kompletten Lösung. In knapp vier Monaten wurde das komplexe System quasi in einem Rutsch eingeführt und dies obwohl einige Sonderwünsche auf Seiten des Geldinstituts umgesetzt werden mussten. Diese Sonderwünsche waren auch der Grund dafür, dass es in der ersten Zeit zu einem erhöhten Kommunikationsaufkommen zwischen GFOS und der Sparkasse kam. Aufgrund der damals vorherrschenden hausinternen Organisationsstrukturen mussten zwei verschiedene Genehmigungsstrukturen angelegt werden.

In einem Bereich musste jede Information des Systems sichtbar gemacht – also via E-Mail weitergeleitetet – werden, in dem anderen Bereich wollte man nicht durch eine Flut an Mails erschlagen werden, also nur ausgesuchte Informationen erhalten. Diese Trennung musste angelegt werden, da sie so im System eigentlich nicht vorgesehen war. In engem Austausch zwischen GFOS und der Sparkasse konnten die Wünsche zur Zufriedenheit aller umgesetzt werden. Mittlerweile wurde diese Besonderheit wieder abgeschafft und ein einheitliches Vorgehen im Unternehmen eingeführt.

Zum Kundenkreis des Geldinstituts zählen überwiegend Privatpersonen, die ihren Wohnort in Herdecke haben und zum Arbeiten in die Umgebung pendeln. Da wundert es nicht, dass die Stadtsparkasse samstags geöffnet hat. „Als Schlafstadt erreichen wir nur an Samstagen viele unserer Kunden, um in persönlichen Gesprächen Rede und Antwort zu stehen“, erläutert die Leiterin Steuerung Simone Faeseke.

Dies bedeutet auch, dass im Unternehmen unterschiedliche Zeitmodelle abzubilden sind, solche Mitarbeiter, die auch am Samstag für ihre Kunden da sind - der so genannte Marktbereich - und solche, die an normalen Wochentagen arbeiten, der so genannte Stab. Hinzu kommen noch Mitarbeiter, die der Vertrauensarbeitszeit unterliegen und nur Abwesenheiten, wie Urlaube, Krankheiten und geplante Abwesenheiten, erfassen. Sämtliche Zeitdaten aller Mitarbeiter wurden vor der Einführung des Systems manuell erfasst, kontrolliert, zusammengetragen und in der Lohnbuchhaltung erfasst. Der zeitliche Aufwand war sehr hoch. Dies ist heute ganz klar anders.

Durch den in der Software integrierten Workflow können sich die Mitarbeiter bequem vom Arbeitsplatz aus an- und abmelden. Eine zusätzliche Erfassung an Terminals ist nicht erforderlich. Zudem können so zum Beispiel Fehlzeiten, wie Urlaub, Seminar oder Krank nach Hause, mittels Workflow beantragt werden. Die Genehmigung der Fehlzeiten oder der Gruß „Gute Besserung“ erhält der Mitarbeiter in seinem elektronischen Postfach. Diese papierlose Zeiterfassung und Verwaltung der Zeitdaten ermöglicht der Sparkasse eine bequeme Durchgängigkeit der Daten und reduziert deutlich mögliche Fehlerquellen.

Die Daten werden einmal im System erfasst, dort zum Teil automatisch kontrolliert, wie Urlaubstagsüberschreitung, Pauseneinhaltung oder auch Mehrarbeit. Am Monatsende werden die Daten abgezogen und über eine offene Schnittstelle in das Lohnabrechnungsprogramm eingespielt. „Durch die Erfassung im System entfallen der Prozess der Datenkonsolidierung sowie die Übertragung aus der einen in eine andere Tabelle, wie zuvor bei der Erfassung der Zeiten via Stempelkarte“, erläutert die Fachbereichsleiterin Faeseke.

Zum einen, um den gesetzlichen Anforderungen genüge zu leisten, zum anderen aber auch, um sicher zu sein, dass sich nach den Öffnungszeiten kein Kunde ohne Wissen eines Mitarbeiters in den Räumen der Sparkasse befindet, entschloss man sich 2003 dazu, eine neue Sicherheitslösung im Haus zu implementieren. Diese Lösung sollte flexibel sein.

Das aktuelle Sicherheitskonzept steuert automatisch den Zutritt bestimmter Räume. Das System prüft die Berechtigung des Zutritts mittels Magnetleser. Über diese Zutrittskontrolle ist zugleich die Aufzugssteuerung verbunden. Die Kunden gelangen nur in die für sie vorgesehenen Etagen, aber in keine weitere Etage des Hauses. Hierfür ist die Begleitung eines Mitarbeiters mit der entsprechenden Berechtigung erforderlich. Doch die Software kann noch mehr. So registriert die Anlage nicht nur die Zutritte ins Gebäude und Bewegungen innerhalb des Gebäudes, sondern prüft auch deren Berechtigung.

„Wir würden uns immer wieder für GFOS entscheiden“, betont Faeseke abschließend. Der Nutzen für das Institut in Herdecke liegt klar auf der Hand. Die Personalabteilung spart eindeutig Zeit bei der Erfassung sowie der Aufbereitung der Daten für die Lohnbuchhaltung. Fehlerquellen konnten abgeschafft werden. Zudem konnte Expertenwissen einer einzelnen Person auf mehrere Schultern aufgeteilt werden. Fällt heute die Verantwortliche aus, können ihre Aufgaben nach kurzer Einarbeitung ins System mit dem verständlichen Handbuch sowie durch Serviceunterstützung von GFOS von einem anderen Mitarbeiter des Hauses übernommen werden. Ebenso spricht für die GFOS-Lösung die Ganzheitlichkeit und die damit verbundene Durchgängigkeit, die Schnittstellenprobleme gar nicht erst aufkommen lässt.