Aktenarchivierung und -logistik

In vielen Unternehmen lagern die Akten in losen Ordnern in Kellerräumen oder auch Dachböden – mit den unterschiedlichsten Gefahren:

• Es gibt vielfach keine speziellen Brandschutz-vorrichtungen und Einbruchsicherungen:
• In Kellern verlaufen häufig Heizungs- und Wasserrohre, so dass bei einem Rohrbruch beispielsweise die Dokumente beschädigt, wenn nicht gar komplett zerstört werden können
• Unzureichende Belüftung begünstigt Schimmelbildung
• Dachböden sind nicht für das Gewicht von Aktenstapeln ausgerichtet – dies kann zu Statikproblemen führen
• Aufgrund fehlender Zugriffskontrolle ist es schwierig zu dokumentieren, wer wann etwas eingestellt, entnommen oder zurückgebracht hat

Für eine sichere und zuverlässige Aktenlagerung empfiehlt es sich daher, auf die Dienstleistungen eines erfahrenen Spezialisten für Datenarchivierung, -logistik und -pflege zurückzugreifen. Das Unternehmen Meta Archivdepot berät und unterstützt mit individuellen Lösungen bei der effizienten Dokumentenverwaltung und -lagerung in speziell dafür gebauten und entsprechend ausgerüsteten Hallen.

Dort gibt es keine Wasseranschlüsse, innenliegende Fallrohre oder auch wasserführende Rohrleitungen unter der Halle. Die Brandmeldeanlagen entsprechen den gesetzlichen Vorschriften und werden in regelmäßigen Abständen von zertifizierten Fachbetrieben überprüft.

Alle Akten werden IT-seitig erfasst, komprimiert in Kartons verpackt – derart verdichtetes Papier ist deutlich schwerer entflammbar – und durchgängig anonymisiert gelagert: Ein Barcode-Label auf jedem Karton verweist jeweils nur auf den Stellplatz, so ist ein gezielter, unbefugter Zugriff nur sehr schwer möglich.

Die Gelände sind umzäunt, videoüberwacht und mit Alarmanlagen gesichert. Sobald die Alarmanlage scharfgeschaltet ist, werden alle elektronischen Einrichtungen mit Ausnahme der sicherheitstechnischen Anlagen für Einbruch- und Brandmeldung stromlos geschaltet. Dies verhindert die Gefahr von Kurzschlüssen. Ein zertifizierter Wachdienst kommt gemäß den Richtlinien des VdS in spätestens 20 Minuten vor Ort an, wenn ein Alarm ausgelöst wurde.

Alle Mitarbeiter sind nach Datenschutzgesetzen (BDSG, LDSG) und Sozialgeheimnis (SGB X) verpflichtet, zudem haben sie regelmäßig polizeiliche Führungszeugnisse vorzulegen. Ein externer Datenschutzbeauftragter führt im Rahmen der Überwachung der nach §9 BDSG getroffenen technisch-organisatorischen Maßnahmen entsprechende Begehungen durch.

Die Ausgabe von Akten erfolgt nur nach schriftlicher Anforderung des Kunden und nachgewiesener Zugriffsberechtigung. Die gesamte „Lebensdauer“ einer Akte wird transparent und vollständig protokolliert. So ist nachvollziehbar dokumentiert, welcher Mitarbeiter wann auf welche Akte zugegriffen hat.

Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter Meta Archivdepot GmbH