Teamwork optimieren
Die Bilder der Fußball WM sind allen noch frisch in Erinnerung. In den Stadien immer mit von der Partie sind Sicherheitsdienstleister, die wiederum häufig mit Subunternehmen arbeiten. Wie man die Personaldisposition mit einer intelligenten Software vereinfachen kann, besprach PROTECTOR mit Simon Schneider, Gründer der Firma Dienstplanmacher.
PROTECTOR: Welche Art von Firmen sind überhaupt in einem Stadion tätig?
Simon Schneider: Im Stadion kommen viele Dienstleister wie Sicherheitsdienste, Cateringfirmen und Reinigungsdienste zum Einsatz. Immer häufiger übernehmen Hostessenservices die Steuerung der Besucher in den VIP-Logen. Parkplatzdienste regeln den Verkehrsfluss rund um die Arena. Allen Firmen ist dabei eins gemein – sie arbeiten mit vielen Mitarbeitern.
Welches sind aus Ihrer Sicht dabei die größten Herausforderungen für Personaldisponenten?
Die Herausforderung ist so einfach, wie die Bewältigung komplex ist: Es geht darum, immer den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzuplanen. Dabei gilt es, immer alle gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten und die Wünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen.
Immer häufiger binden Sicherheitsdienstleister Subunternehmen ein. Bringt das mehr Vor- oder Nachteile mit sich?
Eine Großveranstaltung ohne die personellen Ressourcen eines oder mehrerer Subunternehmen über die Bühne zu bringen, dürfte heutzutage für die meisten Sicherheitsdienstleiter nahezu unmöglich sein. Um den extrem hohen Personalbedarf bei großen Events oder Sportveranstaltungen ökonomisch sinnvoll abdecken zu können, ist die Einbindung von Subunternehmen für die meisten Sicherheitsfirmen alternativlos.
Was bedeutet das für die Planung?
Durch die Einbindung von externem Personal stellen sich dem Sicherheitsdienstleister viele Fragen: Haben die Mitarbeiter des Subunternehmers auch die passenden Qualifikationen? Wie informiere und steuere ich das eingesetzte Personal einheitlich? Werden auch beim Subunternehmen gesetzliche Vorgaben wie maximale Arbeitszeitkontingente eingehalten? Wie rechne ich mit dem externen Anbieter effizient ab?
Sie bieten eine Software zur Personaleinsatzplanung an. Wie funktioniert das mit den Subunternehmen?
Unser internetbasiertes System holt den Subunternehmer mit ins Planungsboot: Beide Seiten können mit der Software über das Internet parallel und in Echtzeit an der Personalplanung zusammenarbeiten. Der Subunternehmer pflegt das von ihm abgestellte Personal in das System ein, hinterlegt zu besetzende Schichten und bestätigt die vom Auftraggeber angeforderten Dienste. Anhand von Informationen und Dokumenten, die der Subunternehmer hinterlegt, kann der Personaldisponent des Auftraggebers die Qualifikationen der Externen schnell überprüfen.
Die Abrechnung mit Subunternehmen gestaltet sich in der Praxis oft mühsam…
Sie haben recht, die Probleme beginnen hier häufig schon mit einer uneinheitlichen Arbeitszeiterfassung. Der Subunternehmer kann mithilfe unserer Onlinesoftware im Vorfeld der Veranstaltung Zeiterfassungskarten auf Barcodebasis selbst ausdrucken. Das sorgt für einen reibungsloseren Ablauf beim Ein- und Auschecken.
Nach dem Event können damit die Soll-Ist-Arbeitszeiten sehr schnell abgeglichen werden, der Subunternehmer kann seine Stunden mit den im System hinterlegten Mitarbeiterkonten vergleichen. Dies ermöglicht nicht nur eine zügige Rechnungsstellung, sondern auch eine sehr schnelle Kontrolle durch den Auftraggeber.
Wie viele Stadien setzen eigentlich schon auf Ihre Software? Können Sie uns interessante Referenzen nennen?
Aktuell wird unsere Software in rund 15 Stadien eingesetzt, teilweise durch die Stadiongesellschaften selbst, teilweise durch Subunternehmen. Die prominentesten Arenen in Deutschland sind die Allianz Arena in München, die Veltins Arena auf Schalke und die Esprit Arena Düsseldorf, vertreten durch Klüh Security GmbH.
Welche zukünftigen Entwicklungen in der internetbasierten Personalplanung sehen Sie?
Der wichtigste Trend der kommenden Jahre wird die Weiterentwicklung der mobilen Technik sein. Durch Apps für Smartphones und Tablets können unsere Kunden schon heute die Kernfunktionen des Systems überall und direkt vor Ort einsetzen. Alle wichtigen Produktneuheiten, die wir zurzeit entwickeln, konzentrieren sich auf mobile Anwendungen.
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