Sicherheit säen

Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden seit langem an Kaba-Terminals elektronisch erfasst. Nun entschied man sich im Zuge einer Programmkon-solidierung für eine Konzentration auf die strategischen Partner Microsoft und SAP.

Gesucht wurde deshalb eine neue Lösung für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle, die eine gute Anbindung an SAP HCM hat. „Wir wollten Hard- und Software aus einer Hand“, erklärt Michael Müller, Leiter IT bei der KWS Services Deutschland GmbH. „Das System sollte einfach zu bedienen sein, weil wir es selber administrieren wollten.“

KWS wollte selbst die Berechtigungen vergeben und Ausweise ausgeben und nicht mehr wie in der Vergangenheit über einen externen Dienstleister. Am Ende entschied sich das Pflanzenzuchtunternehmen für Kaba. „Wir hatten bereits sehr gute Erfahrungen mit Kaba-Terminals gemacht, die sehr zuverlässig laufen. Kaba war zudem der einzige Anbieter, der uns alles aus einer Hand und in einem System anbieten konnte,“ berichtet Michael Müller weiter.

Die Unternehmenszentrale in Einbeck hatte zur Zutrittssicherung bisher nur eine Schließanlage. Nun wollte das Unternehmen umfassende Sicherheit mit Absicherung der Außenhaut und kontrolliertem Zugang zu den Gebäuden und Räumen.

Deshalb wurde ein umfangreiches Konzept für zehn unterschiedliche Sicherheitsbereiche erarbeitet. Ziel war die Ablösung der Schlüssel durch Legic-Advant-Ausweise, mit denen in Zukunft alle Anwendungen bedient werden.

Nach kurzer Projektphase von November bis April wurde zum Stichtag 1. April 2014 auf das neue System umgestellt. Zuvor war für die Zeiterfassung das Kaba-Subsystem B-Comm ERP sowie einige neue Zeiterfassungsterminals installiert worden, für die Zutrittskontrolle Kaba Exos inklusive der neuen ZK-Hardware.

Die Zeiterfassung wurde an allen größeren deutschen Standorten innerhalb von drei Tagen eingeführt, zeitgleich auch die Zutrittskontrolle in Einbeck. Das System mit insgesamt 60 Terminals und Lesern sowie 30 Digitalzylinder funktionierte von Anfang an gut.

Für die Mitarbeiter war der Wechsel einfach, fast alle konnten ihren Ausweis behalten, nur wenige mussten getauscht werden. Die Mitarbeiter in Einbeck identifizieren sich beim Zutritt auf das Firmengelände seitdem an Drehkreuzen und Toren an Online-Zutrittslesern. Auch die Gebäudezugänge sowie wichtige Räume im Innern, zum Beispiel S1-Labore im Sicherheitstrakt und Gewächshäuser, sind mit Online-Lesern abgesichert. Digitalkomponenten sichern andere Räume, wie Büroräume der HR-Abteilung und des Betriebsrats.

Die Mitarbeiterdaten kommen aus SAP HCM, dort sind auch die allgemeinen Zutrittsrechte zum Firmengelände für jeden Mitarbeiter hinterlegt. Alle weiteren Zutrittsrechte werden über Kaba Exos vergeben und gepflegt. Zur Vereinfachung der Abläufe wurde ein HR-Portal und ein Workflow eingerichtet, mit dem neue Zutrittsrechte ganz einfach und bequem online beantragt werden können.

Der Mitarbeiterausweis kann auch zum Bezahlen in der Kantine verwendet werden. „Wir möchten mit der Karte nach Möglichkeit alles machen“, erläutert Michael Müller. Es ist geplant, dass sich Mitarbeiter zukünftig an Ausgabeautomaten zum Beispiel auch diverse Arbeitsmittel einfach, schnell und unkompliziert mit ihrem Ausweis abholen können.

KWS ist mit dem System sehr zufrieden. „Das Kaba-System ist einfach zu bedienen. Es bietet viele Funktionen und Auswertungsmöglichkeiten, die uns die Arbeit erleichtern“, betont IT-Leiter Müller. „Wir nutzen das System intensiv und haben immer eine Übersicht. Die Kombination von Zeiterfassung und Zutrittskontrolle hat viele Vorteile für uns. Wir sparen Arbeitszeit, deshalb hat sich die Einführung des Systems für uns bereits gerechnet. Das System läuft reibungslos, und wir sind mit der Zusammenarbeit mit Kaba sehr zufrieden.“

Pläne für den weiteren Ausbau des Systems gibt es auch schon. So sollen sukzessive die alten Zeiterfassungsterminals durch moderne Terminals vom Typ 97 00 ersetzt werden. Auf den Feldern soll eine mobile Zeiterfassung mit Kostenstellen für Aushilfskräfte eingeführt werden. Außerdem soll die Zutrittskontrolle auch auf andere Standorte ausgeweitet werden.

Petra Eisenbeis-Trinkle, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Kaba GmbH