Erfolgsfaktoren im Projekt

Moderator Volker Kraiss steigt gleich zu Beginn mit einem ganzen Bündel an Fragen in die Diskussion ein und skizziert damit die enorme Spannweite des Themas: „Was müssen Zutrittssysteme heute bieten? Nach welchen Kriterien entscheiden Kunden und wer sind die Ansprechpartner heute? Welche Rahmenbedingungen und Faktoren sind bei der Projektierung ausschlaggebend?“

Für Axel Schmidt von Salto Systems sind die Ansprechpartner und Verantwortlichen im Projekt heute vielfältig: „Üblicherweise finden sich drei typische Betreuer für Zutrittskontrollprojekte. In vielen Unternehmen ist es immer noch jemand aus der klassischen Schlüsselverwaltung, beispielsweise der Facility Manager. Bei einem Großteil ist es auch die Sicherheitsabteilung, die alles rund um die Gebäudesicherheit bearbeitet. Immer stärker vertreten ist aber heute auch die IT. Das hat vor allem damit zu tun, dass man sich von Schließanlagen weg – hin zu IT-basierten Systemen – verlagert. Es gibt in der Praxis zudem Projekte in denen alle drei Abteilungen mitreden und nicht selten für kunterbunt gemischte Systeme sorgen.“

Für Frederik Hamburg von der OSS Association ist es ebenfalls eine Kombination aus diesen dreien: „Die Verantwortlichkeit ist natürlich abhängig vom Kunden, aber meistens sitzen alle drei genannten Abteilungen mit am Tisch. Es ergibt sich nur jedes Mal eine andere Gewichtung der Interessen.“

Für Albrecht Kimmich von Kaba ist diese Frage stark abhängig von der Firmenstrukturen und von der Firmengröße: „Sobald eine Firma größer wird und auch im Sinne der Sicherheit anspruchsvoller, gibt es dort auch einen Sicherheitsverantwortlichen oder eine ganze Sicherheitsabteilung, die den Projektverlauf kontrollieren. Oft kommt es auch darauf an, woher die personenbezogenen Daten stammen. Werden diese beispielsweise aus der Personalabteilung übernommen, kann es sein, dass diese auch in der Projektierung mitreden will.“

Gerade das Stichwort „Mitreden“ fällt im Zutrittsprojekt häufiger, denn es gibt im Unternehmen noch weitere Interessen, die durch ein Zutrittssystem berührt sein können. Axel Schmidt nennt einen konkreten Fall: „Wenn der Betriebsrat oder der Personalrat zu spät informiert und hinzugezogen wird, gibt es fast immer Ärger. Und das ist auch verständlich, denn prinzipiell werden personenbezogene Daten erfasst und genutzt. Versäumt man es, diese Interessen zu berücksichtigen, dann kann es schnell zu einer generellen Blockadehaltung führen, die das Projekt gefährdet.“

Dem kann Robert Karolus von Interflex zustimmen: „Es kommt vor, dass Kunden den Betriebsrat nicht rechtzeitig einbinden. In diesen Fällen muss die Zutrittskontrollanlage oft stillgelegt werden und kann erst wieder online geschaltet werden, wenn alle Prozesse mit dem Betriebsrat abgestimmt sind. Projekte verzögern sich dadurch und die Sicherheit von Unternehmen ist in diesen Ruhephasen gefährdet.“

Doch auch der Anbieter und Errichter von Zutrittskontrolle muss frühzeitig einbezogen werden, damit ein stimmiges Gesamtsystem geschaffen werden kann. Albrecht Kimmich erläutert den Zusammenhang: „Es kann auch ein großes Problem darin liegen, dass man mit dem Gewerk der Zutrittskontrolle zu spät in ein Projekt hineinkommt. Dann ist die Planung der zu installierenden Infrastruktur, der Türen, der Verkabelung und dergleichen womöglich schon abgehandelt und man hat keinen Einfluss mehr darauf. Das ist insofern problematisch, weil bestimmte Anforderungen der Zutrittskontrollen nicht mehr optimal berücksichtigt werden.“

Diesen Eindruck bestätigt Jochen Becker von Xccelo: „Der Zeitpunkt, zu dem man in ein Projekt eintritt, ist enorm wichtig. Auch hier gilt: je früher, desto besser. Wenn im Vorfeld schon wesentliche Dinge entschieden wurden, kann das durchaus kritisch sein, weil die Zutrittskontrolle von diversen anderen Faktoren rund um Tür und Infrastruktur abhängig ist.“

Wenn denn alle Beteiligten rechtzeitig involviert sind, ist noch eine weitere Grundvoraussetzung von Bedeutung, findet Hartmut Beckmann von Uhlmann & Zacher: „Essenziell ist meiner Meinung nach das Thema Kommunikation. Denn beim Kunden ist es teilweise so, dass die einzelnen Abteilungen durchaus unterschiedlicher Auffassung sind, wie Lösungen umgesetzt werden sollen. Das liegt einfach daran, dass ein IT-Verantwortlicher ganz anders denkt als ein Facility Manager oder ein Personaler. Diese Vorstellungen gilt es dann auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen und für reibungslose Kommunikation zu sorgen.“

Die genannte Fähigkeit, die Interessen zu erfassen und in Einklang zu bringen, fällt schon in das Feld der Beratung, die nicht nur eine geeignete Auswahl technischer Komponenten umfassen sollte, sondern auch in jeder Hinsicht auf die Anforderung der Kunden reagiert.

Jürgen Schneider von Nedap NTP betont: „Zutrittskontrolle ist ein beratungsintensives Produkt. Man muss mit dem Kunden sprechen und genau hinhören, wie die zukünftigen Anforderung aussehen. Hinzu kommt aber, dass es trotzdem im Laufe des Projekts immer wieder Änderungen geben kann, die finanzielle und funktionelle Auswirkungen haben. Gerade auch, wenn es um die Ablösung oder Integration von Altsystemen geht, braucht es Planungserfahrung, sonst funktioniert am Ende die Migration nicht.“

Was die Beratung angeht, sieht Dirk Nehr vom Fraunhofer Institut IPT aus Anwendersicht noch Nachholbedarf: „Für mich hapert es teilweise an der Beratung, vor allem wenn man im Vorfeld nicht vollumfänglich informiert wurde. Das heißt nämlich, dass man womöglich nicht die richtige Entscheidung trifft, weil man nicht alle Optionen kannte. Das Budget spielt jedoch auch eine Rolle. Denn selbst wenn man alle Möglichkeiten kennt, die optimale Lösung aber nicht bezahlbar ist, dann muss man eben abspecken und sich mit einer einfachen Zutrittsteuerung begnügen.“

Auch auf andere Stolpersteine lohnt es sich hinzuweisen, findet Armin Weinmann von Intrakey: „Was die Projektierung und Projektdurchführung angeht, so lauern große Stolpersteine oft in der Organisationsstruktur beim Kunden. Denn die Frage ist auch, wie bekommt man Prozesse abgearbeitet und wie werden Entscheidungen durchgesetzt? Das Zweite ist sehr spannend, speziell da es mehrere Gewerke an der Tür gibt und diese oftmals in einzelnen Projekten unabhängig voneinander abgewickelt werden. So eine Aufteilung sollte man eher vermeiden.“

Die Häppchen-Taktik der Projekte ist auch in anderer Hinsicht problematisch, findet Thomas Maier von SOAA: „Auch wenn man kompetent und umfassend berät, heißt das noch nicht, dass auch das Budget für die ideale Lösung bereitgestellt wird. So kommt es häufiger vor, dass nur Teile einer Ausschreibung realisiert werden. Dann gehen große Zutrittskontrollprojekte, die im Grunde optimal konzipiert sind, den Bach runter, weil die Gesamtkosten nicht sauber kommuniziert wurden. Stattdessen wird alles in kleine Häppchen verpackt, woran ein großes Projekt schnell scheitern kann.“