Pflicht zur Kontrolle

Ein Mantra der Führungslehre heißt: „Gegebene Aufträge müssen kontrolliert werden.“ Leider erlebt man in der Praxis als Sicherheitsberater immer wieder, dass diese Regel missachtet wird.

Einen Vertrag abzuschließen und die Dienstleistung nicht zu überwachen, wird fast zwangsläufig dazu führen, dass sie nach ein paar Jahren ein gewisses Eigenleben entwickelt hat. Was bei vielen Aufträgen fehlt, ist ein effektives Vertragscontrolling, mit dem festgestellt werden kann, ob die Dienstleistung wie erwünscht (und bezahlt!) erbracht wird.

Bereits im ersten Teil der Artikel-Serie (siehe PROTECTOR & WIK 12/2016, S. 72f.) wurde die Notwendigkeit einer eindeutigen Leistungsbeschreibung betont. Sie ist die zwingende Voraussetzung für ein Vertragscontrolling.

Ein solches hat generell zwei Zielrichtungen: Erstens die Überprüfung der Einhaltung des Compliance-Systems des Auftraggebers sowie der gesetzlichen Anforderungen. Zweitens die Kontrolle der vertragsgemäßen Dienstausführung.

Bei ersterem gilt es zu prüfen, ob sich der Dienstleister an allgemeine und branchenspezifische Normen hält, also zum Beispiel das Arbeitszeitgesetz (insbesondere hinsichtlich der Pausenregelungen), die Arbeitsschutzvorschriften oder die Bewachungsverordnung. An dieser Stelle hört man regelmäßig, dass dies ja nicht Sache der Auftraggeber sei, sondern ein Thema zwischen dem Dienstleister und seinen Mitarbeitern.

Grundsätzlich ist dem zwar so, aber dieses Denken greift aufgrund der Besonderheit, dass die Leistung im Betrieb des Auftraggebers erbracht wird, deutlich zu kurz. Mitarbeiter, die beispielsweise nicht tarifkonform entlohnt werden oder die ihre Löhne nicht pünktlich erhalten, sind auf Dauer unzufrieden und unmotiviert. Das sind sie aber nicht nur in ihrer Freizeit und gegenüber ihrem Arbeitgeber, sondern gerade auch auf ihrer Position im Betrieb des Auftraggebers.

Schon allein aus diesen Gründen sollte letzterer ein hohes Interesse an solchen Themen haben. Außerdem stellen Missachtungen der gesetzlichen Vorgaben in der Regel auch Verstöße gegen das Compliance-System des Auftraggebers dar. Weiterhin besteht das Risiko der Auftraggeberhaftung nach dem Mindestlohngesetz.

Die angesprochene Prüfung der Auskömmlichkeit der Kalkulation ist nur ein Teil der notwendigen Maßnahmen zur Risikominimierung. Darüber hinaus wird vom Auftraggeber erwartet, dass er sich auch im laufenden Betrieb durch geeignete Maßnahmen davon überzeugt, dass die Sicherheitsmitarbeiter wenigstens den gesetzlichen Mindestlohn erhalten.

Bei der Überprüfung der vertragsgemäßen Dienstausführung sollte sich der Auftraggeber auf klar messbare Kriterien beschränken wie zum Beispiel:

• Erfüllen die eingesetzten Mitarbeiter die für die jeweilige Position vorgesehenen Qualifikationen?
• Finden die vereinbarten Weiterbildungen statt?
• Erhält der Auftraggeber zeitgerecht bestimmten Meldungen, zum Beispiel die Berichte aus dem Wächterkontrollsystem?
• Finden die vereinbarten Kontrollen durch Führungspersonal des Dienstleisters statt?
• Wird das Qualitätsmanagement wie im Angebot beschrieben umgesetzt?

Mit einem Vertragscontrolling alleine ist es noch nicht getan. Auf festgestellte Sachverhalte müssen entsprechende Schritte folgen. „Standardverträge“ bieten hierfür aber nur eine unzureichende Maßnahme. In der Regel beschränkt sich die Klaviatur auf drei Tasten, nämlich:

• der Auftraggeber spricht mit dem Dienstleister und der gelobt Besserung;
• der Auftraggeber mahnt den Dienstleister ab oder
• der Auftraggeber kündigt den Auftrag.

Eine wirklich fühlbare Strafe für den Dienstleister stellt dabei erst der letzte Punkt dar. Dies ist gleichzeitig die Maßnahme, die nur die wenigsten Auftraggeber ernsthaft in Erwägung ziehen oder gar umsetzen, da es für sie selbst bedeutet, eine neue Ausschreibung beginnen zu müssen.

Der Auftraggeber muss also ein System entwickeln, das ihm ermöglicht, bei festgestellten Verstößen tatsächlich wirksame Maßnahmen zu ergreifen, um die Qualität der Dienstleistung wieder auf das Niveau zu heben, das er erwartet. Hierzu bietet sich ein „Service Level Agreement“ (SLA) an. Bei einem SLA vereinbaren Auftraggeber und Auftragnehmer wechselseitige Rechte und Pflichten, die sie zu erfüllen haben sowie Maßnahmen, die bei Nicht- Erfüllung ergriffen werden können.

Grundsätzlich ist eine solche Regelung auch bei personellen Sicherheitsdienstleistungen nichts neues. Üblicherweise werden dabei für Vertragsverstöße finanzielle Strafgebühren vereinbart. Aus unserer Sicht ist dies aber aus drei Gründen wenig zielführend:

• Die Dienstleister werden potentielle Vertragsstrafen in ihr Angebot einkalkulieren. Werden diese fällig, stellen sie damit keine wirklich spürbare Strafe dar.
• In der Regel werden Vertragsstrafen gedeckelt; Auftraggeber der öffentlichen Hand müssen dies sogar. Überschreiten die Vertragsstrafen in einem Jahr den vereinbarten Wert, sind weitere Strafen gar nicht mehr möglich, beziehungsweise der Auftraggeber müsste den Auftrag kündigen. Folgen: siehe oben.
• Vertragsstrafen ändern nichts am zugrunde liegenden Problem. Verstößt ein Mitarbeiter gegen die Dienstanweisung, weil er sie zum Beispiel nicht verstanden hat, wird auch die Zahlung von 500 Euro Strafe daran nichts ändern.

Insbesondere aus dem zuletzt genannten Grund halten wir es für deutlich sinnvoller, lösungsorientierte Strafgebühren zu entwickeln, die beim Dienstleister Aufwand (und damit Kosten) verursachen, gleichzeitig aber das dem Verstoß zugrundeliegende Problem untersuchen beziehungsweise beseitigen.

So könnte zum Beispiel eine sinnvolle Maßnahme bei Verstößen gegen die Dienstanweisung sein, die betroffenen Mitarbeiter einen Tag lang zu schulen. Oder der Interventionsdienst, der vorgegebene Zeiten wiederholt nicht einhält, muss einen Mitarbeiter am Objekt so lange fest vorhalten, bis die Prozesse untersucht und verbessert wurden.

Für Sicherheitsdienstleistungen, die langfristig auf einem hohen Niveau bleiben sollen und bei denen sichergestellt werden soll, dass nicht gegen unternehmensinterne und rechtliche Vorgaben verstoßen wird, ist ein festgeschriebenes und regelmäßiges Vertragscontrolling unabdingbar.