Prozesse optimieren

An erster Stelle steht natürlich die zuverlässige Dienstleistung. Ebenso essentiell ist eine stets mobile und flexible Kundenbetreuung. Eine Fuhrparkoptimierung entlastet aber auch das Budget und verschafft dadurch zusätzlichen unternehmerischen Spielraum. Immerhin sind private Wach- und Sicherheitsdienste mit einem EBITDA von 10,4 Prozent (2014) laut Branchenanalyse der Volks- und Raiffeisenbanken unter den Facility-Services das Renditeschlusslicht. Die Fahrzeugflotte bildet nach dem Personalaufwand den zweitgrößten Kostenbereich.

Bei einem Umsatz von 50 Millionen Euro, einer Rendite von zehn Prozent und einer Fuhrparkkostenquote von 25 Prozent bedeuten Einsparungen in diesem Bereich von zehn Prozent eine Gewinnsteigerung von rund 1,1 Millionen Euro beziehungsweise 22 Prozent. Laut Flottenspezialisten ist das Optimierungspotenzial aber noch deutlich größer. Nach Angaben der Beratungsgesellschaft für Kostenmanagement Expense Reduction Analysts ließen sich die Kosten um bis zu 19 Prozent reduzieren. Mit einer günstigen Finanzierung ist es allerdings nicht getan. „Ein optimales Einsparergebnis lässt sich erzielen, wenn auch sämtliche weiteren Betriebs- und Prozesskosten lückenlos erfasst, im Auge behalten und kontinuierlich hinterfragt werden – nach dem Prinzip des Total Cost of Ownership (TCO)“, so Majk Strika, Geschäftsführer der Ari Fleet Germany GmbH, der deutschen Tochter eines weltweit tätigen Fuhrparkmanagement-Dienstleisters und Spezialisten für gemischte Flotten.

Viele Unternehmen verbuchen Kosten etwa der Führerscheinprüfung oder von Kleinreparaturen fälschlicherweise unter Gemeinkosten. Ihr vermeintlich „günstiger“ Fuhrpark ist nichts anderes als eine optische Täuschung. Je vollständiger und breiter die Datenbasis ist, desto besser lassen sich Marktvergleiche von Werkstätten, Reifen und Versicherungen anstellen. Voraussetzung ist eine leistungsfähige EDV, die auch mobilitätsbezogene Ereignisse wie Verschleiße, Verbräuche oder Stillstandszeiten analysiert, damit daraus Schlussfolgerungen, zum Beispiel für die Anschaffung von Fahrzeugen oder die Schulung der Fahrer, gezogen werden können. Bei der Ziemann Gruppe ist dies längst Praxis. „Wir sind in der Lage, auf Knopfdruck Auswertungen zu generieren und können dadurch unsere Betriebskosten optimieren“, berichtet Markus Dieterle, Leiter Fuhrpark und Einkauf.

Mittels IT lassen sich auch die Kompetenzen und Umsätze der Lieferanten bündeln. Dieterle: „Wir sparen sowohl durch Skaleneffekte als auch durch optimierte Prozesse.“ Andere Unternehmen stellen fest, dass ihnen für eine professionelle Eigenverwaltung das Know-how, das Personal und die technischen Voraussetzungen fehlen. Ihnen bietet sich die Zusammenarbeit mit einer Fuhrparkmanagement-Gesellschaft an; entweder als Komplettlösung oder zur Entlastung von Teilaufgaben. Zwar kümmern sich auch Leasingunternehmen im Rahmen eines „Full- Service-Leasings“ um Reparaturen oder Reifenwechsel. Allerdings ist Full-Service-Leasing fahrzeugbezogen. Ein qualifiziertes Fuhrparkmanagement ist auf die Optimierung der Flotte insgesamt ausgerichtet. Es gilt bei der Auswahl des Partners natürlich darauf zu achten, dass Anspruch und Wirklichkeit übereinstimmen. „Keine Verpflichtung auf bestimmte Marken oder Lieferanten, eine Abrechnung nach tatsächlichen Kosten unter Ausnutzung aller Einsparmöglichkeiten sind die essenziellen Basics des Dienstleistungsvertrags“, so Strika. Auch wenn die Leasinggesellschaften für einen der größten Kostenblöcke verantwortlich seien, empfehle es sich, bei einem Outsourcing unabhängige Fuhrparkmanagement-Experten vorzuziehen, so Torsten Pirdzun, Prinzipal bei der Beratungsgesellschaft Inverto und Experte für den Einkauf indirekter Bedarfe. „Sie haben ein breiteres und unabhängigeres Leistungsportfolio, gepaart mit ausgereiften Softwarelösungen im Fuhrparkmanagement“, so Pirdzun. Das macht sich bereits bei der Anschaffung und der Auswahl des günstigsten Finanzierungsmodells bezahlt; ebenso bei strategischen Neuausrichtungen wie der Einführung von E-Mobilität.

Manfred Godek ist freier Journalist, E-Mail: godek@godek.onmicrosoft.com