Im laufenden Betrieb

Das Klinikgelände umfasst eine Gesamtfläche von 16 Hektar inmitten des Bentheimer Waldes. Es beinhaltet auch die Mineraltherme sowie das Trainingstherapie- Zentrum. Rund 460 Mitarbeiter behandeln hier jährlich mehr als 7.000 Patienten stationär und 14.000 ambulant.

Im Februar 2015 beauftragte die Fachklinik das Planungsbüro Siganet mit der Erstellung und Umsetzung eines Konzepts für ein übergreifendes Zutrittskontroll- und Schließsystem. Neben dem Austausch des vorhandenen mechanischen Schließsystems sollte hier insbesondere die Integration einer Vielzahl vorhandener Systeme geprüft und fabrikatsoffen ausgeschrieben werden.

Bei den Bestandssystemen waren unterschiedliche berührungslose und kontaktbehaftete Ausweistechnologien im Einsatz. Zudem mussten auch die vorhandenen „Insellösungen“ für Zutrittskontrollen, Medikamentenschränke, Betäubungsmitteltresore, Arbeitszeiterfassung, Spindschränke, Postfachanlagen, Trainingsgeräte, Wertfächer, Therapiesteuerungen, Möbelschlösser und Aufzugssteuerungen berücksichtigt werden.

Gemeinsam mit weisungsbefugten Mitarbeitern aus allen betroffenen Fachabteilungen der Fachklinik erarbeitete Siganet im Rahmen verschiedener Workshops das Konzept. Zwischenstände wurden nach jedem Workshop an die Beteiligten verteilt, so dass für alle Mitwirkenden die Möglichkeit bestand, die Eintragungen zu prüfen und Korrekturwünsche zu äußern.

Als Ergebnis der Bestandsaufnahmen und Workshops entstand durch diese Vorgehensweise ein mit allen Fachabteilungen abgestimmtes projektspezifisches Konzept für das neue Zutrittskontroll- und Schließsystem. Die Inhalte reichten von den zu berücksichtigenden Vorschriften und Richtlinien, Versicherungsvorgaben, Bestandsintegrationen über die Bedienung, Ausweistechnologien, IT-Integration, Datenschutz, Türüberwachungen bis hin zu den Wartungsanforderungen.

Nach der Bestandsaufnahme, aber vor der Phase der Ausführungs- und Detailplanung mit dezidierter Türplanung samt zeichnerischer Darstellung der Türstandards, sind sämtliche Bedarfe in einem übergreifenden Lastenhaft zusammengeführt worden. Auf Basis dieses Lastenheftes und der Ausführungs-/Detailplanung erstellte das Planungsbüro ein fabrikatsneutrales Leistungsverzeichnis.

Zur Bewertung der Angebote wurde gemeinsam mit Vertretern des Auftraggebers eine Wertungsmatrix mit festgelegten Wertungskriterien angefertigt. Im Rahmen der Auftragsvergabe wurden dann die in die engere Wahl kommenden Bieter zu einer Bieterpräsentation eingeladen. Bei den Bieterpräsentationen wurde Wert darauf gelegt, dass der jeweilige Bieter die Bedienung der Software live vorstellt und Muster der vorgesehenen Komponenten präsentiert.

Anschließend erfolgte eine Bewertung entsprechend der vorher festgelegten Wertungskriterien. Diese floss zusammen mit dem Angebotspreis in die Gesamtbewertung ein. Nach Auswertung der Ergebnisse entschied sich die Fachklinik für die Beauftragung der Firma Weckbacher Sicherheitssysteme GmbH aus Dortmund. Auf Grundlage des Lastenheftes erarbeitete der Sicherheitstechniker gemeinsam mit den Projektbeteiligten im Rahmen der Werk- und Montageplanung das Pflichtenheft. Anschließend erfolgte die schrittweise Umsetzung der Maßnahme.

Das Zutrittskontroll- und Schließsystem der Fachklinik Bad Bentheim wurde als vernetztes System, bestehend aus einem IPbasierenden Client/Server-Onlinesystem für die Türen mit Online-Zutrittskontrolle sowie elektronischen Zylindern, elektronischen Beschlägen und weiteren Offline-Komponenten wie Möbelschlössern ausgeführt.

Unterschiedliche Bestandssysteme konnten nahtlos integriert werden. Der Zutritt zu den verschiedenen Bereichen der Fachklinik wird über die 3.000 Ausweiskarten für Patienten und 600 Ausweise als Schlüsselanhänger für Mitarbeiter und Fremdfirmen ermöglicht.

Eine besondere Herausforderung war die Zusammenführung der unterschiedlichen Rechtevergaben von Mitarbeitern und Patienten in einem System. Während die Mitarbeiterstammdaten und -zutrittsrechte über eine Schnittstelle vom übergeordneten Active Directory (AD) übernommen werden, erfolgt die Rechteübernahme der Patienten über eine Sonderschnittstelle vom übergeordneten Klinikinformationssystem (KIS).

Das System arbeitet als Data-on-Card- System, bei dem sich die Zutrittsrechte in einem gesicherten Bereich auf dem Ausweis befinden. Die Rechte für Mitarbeiter und Patienten werden auf unterschiedliche Weise auf den Ausweis aufgebracht. Die Mitarbeiter-Berechtigungen werden bei Betätigung der Online-Zutrittskontrolle auf den Ausweis geschrieben.

Zur Erhöhung des Komforts wurden an zentralen Stellen zusätzliche Aufbuchleser vorgesehen. Für die Vergabe von Patientenberechtigungen wurde eigens eine Schnittstelle zum Klinikinformationssystem für diesen Einsatz programmiert. Die Patienten erhalten ihren Ausweis bei Ankunft in der Fachklinik. Beim Check-in des Patienten werden die Zutrittsrechte für das im Klinikinformationssystem zugewiesene Zimmer, das persönliche Wertfach und das Postfach sowie weitere zu definierende Zugänge auf einen leeren Ausweis geschrieben.

Hierfür war es erforderlich, dass die entsprechenden Zutrittsrechte im Moment des Check-in-Vorgangs in Echtzeit an das Zutrittskontrollsystem übergeben werden und die Programmierung der Karte ange- stoßen wird. Beim Check-out des Patienten werden die Zutrittsrechte auf der Karte automatisch wieder gelöscht. Die Zutrittsrechte der Mitarbeiter verfallen nach 24 Stunden automatisch und müssen anschließend an einem Online-Zutrittsoder Aufbuchleser wieder erneuert werden. Die Zutrittsrechte der Patienten werden bis zum Check-Out des Patienten ohne zeitliche Beschränkung auf dem Ausweis hinterlegt, um eine einfache Bedienung sicherzustellen.

Dank der guten Vorbereitung und Zusammenarbeit aller am Projekt Beteiligten erfolgte eine nahezu reibungslose Umsetzung der Maßnahme. Bei diesem Bauvorhaben lag die besondere Herausforderung darin, dass die Umstellung während des regulären Betriebs der Fachklinik erfolgte.

„Unter diesen Umständen ist der gute Kontakt zum Bauherrn und der ausführenden Firma einfach das A und O“, so Siganet-Projektleiter Martin Schwenken. „Durch die verschiedenen Workshops zu Anfang konnten wir alle Beteiligten mit ins Boot holen.“ Auch Bernhard Bergmann, Verwaltungsdirektor der Fachklinik Bad Bentheim, ist mit dem Verlauf der Baumaßnahme sehr zufrieden.

„Die Firma Siganet hat wie gewohnt hervorragende Arbeit geleistet. Für die Klinik stellt das neue Zutrittskontroll- und Schließsystem mit seiner direkten Verbindung zum Klinikinformationssystem eine echte Vereinfachung dar. Früher mussten wir lange auf die Schlüssel warten, wenn Patienten nach der Behandlung diese versehentlich mit nach Hause genommen hatten. Heute müssen wir nur noch die Zutrittsrechte in der Zentralverwaltung ändern. Das spart Zeit und ist auch noch sicherer als zuvor.“