Ausweis für die Zukunft

Mit seinem neuen System steuert Stabilus fortan den Zutritt zum Unternehmen mithilfe von Firmenausweisen – die Verwaltung zahlreicher Schlüssel gehört somit der Vergangenheit an. Zudem lässt sich das Zeitmanagement der Mitarbeiter ebenso über die Firmenausweise unkompliziert bearbeiten und verwalten.

Im Zuge der Expansion der letzten Jahre suchte Stabilus eine ganzheitliche Lösung zur Optimierung des Zutrittsmanagements sowie der Zeitwirtschaft. Besonders beim Zutrittsmanagement war entscheidend, dass die bisher eingesetzten Schlüssel gänzlich abgelöst und durch Firmenausweise ersetzt werden. Denn bis dato gestaltete sich die Verwaltung der zahlreichen Schlüssel inklusive der dazugehörigen Zutrittsberechtigungen ziemlich aufwendig.

Ziel des Unternehmens war es, mithilfe einer effizienten, elektronischen Lösung alle Türen sowie die Rechtevergabe in einem zentralen System zu verwalten. In Bezug auf die Zeitwirtschaft war gewünscht, dass die Zeitbuchungen der Mitarbeiter über eine zertifizierte Schnittstelle an die Gehaltsabrechnung von SAP übergeben werden.

Bereits seit mehreren Jahren hatte der Anbieter von Gasfedern ein Zutrittskontrollsystem im Einsatz. Der Zugang zu den Arbeitsräumen war bisher durch Zutrittsterminals oder Schlösser gesichert. Mit der Erneuerung der Zutrittskontrolle wollten die Verantwortlichen die bestehenden Schlüssel durch Ausweise ersetzen.

Geplant war, dass die Mitarbeiter für die Zugänge im Unternehmen sowie die Buchungen ihrer Arbeitszeiten ab sofort nur noch einen Firmenausweis benötigen. Im Zuge einer öffentlichen Ausschreibung konnte die Interflex Datensysteme GmbH die Verantwortlichen von Stabilus mit ihrem Produktportfolio, das die Anforderungen des Koblenzer Unternehmens abdeckt, überzeugen. Daraufhin entwickelte die Systemberatung von Interflex einen Projektplan zur schrittweisen Einführung einer zentralen elektronischen Zutrittskontrolle sowie zur Ablösung des bestehenden Zeiterfassungssystems.

Nach erfolgreicher Implementierung der Software sowie der Installation der Onlineund Offline-Terminals im Unternehmen konnte die Verteilung der Ausweise an die Mitarbeiter beginnen. Zudem wurden die Angestellten, die das System derzeit bei Stabilus betreuen, intensiv in dessen Handhabung geschult.

Bei dem Unternehmen sind die Türen heute mit elektronischen Beschlägen ausgestattet, die über die Network- on-Card-Technologie mit dem zentralen System verbunden sind. Im Pförtnergebäude werden Buchungen durchgeführt, bei denen die in der Software verwalteten Zutrittsrechte auf einen Chip des Mitarbeiterausweises geschrieben werden. Der Einsatz von Schlüsseln ist nun nicht mehr erforderlich. Jeder Mitarbeiter kann sich damit an den Zutrittspunkten auf dem Weg zu seinem Arbeitsplatz ausweisen. Zeitwirtschaft automatisieren

Auch ein Erfassungssystem für Zeitbuchungen wurde bereits seit Jahren bei dem Koblenzer Unternehmen genutzt. Die Daten aus der Zeitabrechnung wurden im Anschluss daran an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übergeben – mit dem bisherigen System allerdings noch ohne zertifizierte SAP-Schnittstelle. Der Anbieter von Gasfedern arbeitete aber mehr und mehr mit der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware von SAP. Demnach war eine Anbindung der Zeitwirtschaftslösung an das SAP-System unerlässlich.

Interflex verfügt über unterschiedliche Integrationsmöglichkeiten zu SAP-Modulen, darunter unter anderem die HR-PDCSchnittstelle als Interface für die Betriebsdatenerfassung der Personalzeiten und Mitarbeiterausgaben. Die bestehende Zeiterfassungslösung von Stabilus wurde daher durch das neue System von Interflex inklusive der HR-PDC-Schnittstelle ersetzt.

Seitdem buchen die Mitarbeiter ihre An- und Abwesenheitszeiten mit ihren Firmenausweisen an den Zeiterfassungsterminals. Über die Datenschnittstelle werden diese in das SAP-System geladen und dort verarbeitet. Die Ergebnisse daraus können die Angestellten sowohl an den Terminals als auch an ihren PCs abrufen. So wird die Zeiterfassung für alle Beschäftigten zu einem einheitlichen, transparenten Prozess: Sie reduziert administrative Tätigkeiten in der Personalabteilung und erhöht die Abrechnungssicherheit – unabhängig davon, ob es sich um Langzeitarbeitszeitkonten, Teilzeitarbeit oder etwa geringfügige Beschäftigungsverhältnisse handelt.

Zudem lassen sich damit Mitarbeiterausgaben (zum Beispiel Kantinen- und Tankausgaben) verarbeiten. Mithilfe der neuen Lösung steuert Stabilus sein Zutritts- und Zeitmanagement ab sofort in einem einheitlichen System. Dieses erfüllt die Ansprüche an die Benutzerfreundlichkeit und wird zudem den Sicherheitsanforderungen gerecht. Der Aufwand für alle Beteiligten ließ sich dadurch um ein Vielfaches reduzieren.