Fachartikel aus PROTECTOR 9/2018, S. 56 bis 57

Software für Sicherheitsdienstleister Optimale Planung

Um seine mehr als 200 Mitarbeiter in den vielen verschiedenen Projekten zu managen und den Überblick über die zahlreichen Aufgaben zu behalten, arbeitet der Sicherheitsdienstleister Pro Safe Sicherheit und Service Management mit einer speziellen Software. Diese Komplettlösung wird nicht nur eingesetzt, um eine ideale Dienstplanung zu erzielen, sondern auch um Schnittstellen zu anderen Systemen und zu allen wichtigen Programmen optimal zu nutzen.

Bild: Pro Safe
Der Austausch der Nachrichten der Zentrale und der Mitarbeiter untereinander läuft synchron ab, was auch die Dienstplanung flexibler macht. (Bild: Pro Safe)

Früher hatten wir ein Planungsprogramm, das dann in seiner Entwicklung leider stehen geblieben ist“, erinnert sich Pro-Safe- Geschäftsführer Hendrik Rutz. „Wir erwarteten zeitgemäße Anpassungen an Web- und Onlinesysteme, die dann nicht geleistet werden konnten.“ Die Bite AG mit ihrem Softwareangebot war dem Sicherheitsunternehmen länger schon bekannt. „Wir wussten um die Funktionalität von ‚PADIS‘ und waren jetzt neugierig, was das neue Programm ‚DIS- PONIC‘ alles sonst noch kann und ob es unseren Ansprüchen gerecht wird.“

Intelligente Verknüpfung

Das Ziel der Firma Pro Safe ist eine Minimierung von Risiken und Gefahren durch mehr Sicherheit. Um den Schutz von Menschen, Gebäuden, Sachwerten und Daten zu gewährleisten, wird auf eine intelligente Verknüpfung mit leistungsstarker Software und die Einbindung in vorhandene Kundensysteme gesetzt. Auch die Verwendung elektronischer Zeiterfassungs- und Kontrollsysteme und Protokolle ist Teil des Arbeitsalltags des Sicherheitspersonals. Seit Dezember 2017 ist die Software im Einsatz, um die Planungen und Arbeitsabläufe noch optimaler zu gestalten. Hendrik Rutz erläutert: „Bei ‚DISPONIC‘ sahen wir einen großen Vorteil in der Web-basierten Programmierung, so dass ein Zugriff auf immer aktuelle Daten von überall erfolgen kann – sowohl durch die Mitarbeiter als auch die Einsatzleiter.“ Nach der Installation des Programms im Betrieb zeigte sich schnell, dass die Software durch die übersichtliche Oberfläche auch eine einfachere Bedienung erlaubt. „Das System wird nicht mit toten Daten gefüttert, sondern mit dem, was wirklich Relevanz besitzt. Der Bildschirm ist nun beschränkt auf das Wesentliche – und doch wird alles erfasst, was man braucht.“

Digitales Wachbuch

Bild: Pro Safe
  (Bild: Pro Safe)

Auch das Wächter- kontrollsystem und das Wachbuch waren ein Entscheidungs- kriterium, warum sich das Unternehmen für die Software entschied. Der Nachweis an Kunden über erbrachte Kontrollleistungen gelingt nun einwandfrei: Die Mitarbeiter lesen mit dem Smartphone am Kontrollpunkt die Daten ein und ergänzen bei Bedarf gewisse Informationen. In Echtzeit wird alles im System erfasst und wiedergegeben. „Mir gefällt, dass alles auf ein Minimum an Funktionalität begrenzt ist. Was wir wissen müssen, das ist jetzt auf einen Blick verfügbar, das ist ein echter Vorteil. Ob Kunden oder Planungen, ob Servicemanager oder Einsatzleiter: man muss keine Programme wechseln und ist sofort informiert“, sagt Hendrik Rutz. Gerade der Austausch der Nachrichten und dienstlichen Informationen der Zentrale und der Mitarbeiter untereinander läuft synchron ab. Rutz erklärt: „Wir sind nun viel flexibler bei der Dienstplanung, insbesondere bei kurzfristigem Bedarf, wenn jemand ausfällt.“ Gerade bei großen Events und Sportveranstaltungen ist die Mannschaft der Pro Safe GmbH gefragt – hinzu kommen externe Einsatzkräfte und Subunternehmer, die man noch zusätzlich managen muss. „Ich empfehle diese Lösung jedem Unternehmen, das Personal planen muss – egal in welcher Größenordnung“, so Rutz.

Software als Allrounder

Schnell und einfach, übersichtlich und pragmatisch – die Software wird bei dem Magdeburger Sicherheitsspezialisten deshalb als Allrounder verwendet. Rutz beschreibt: „Die Bite AG hat hier mehr als nur eine professionelle Dienstplanung entwickelt. Wir nutzen ‚DISPONIC‘ vielmehr als Komplettlösung, denn die Schnittstellen zu allen wichtigen Programmen im Bereich Faktura, Bruttolohn und Finanzbuchhaltung sind integraler Bestandteil der Software.“ Mengen- und Buchungsdaten werden mühelos an die Buchhaltungssoftware übergeben. Jede Auswertung kann in Excel exportiert und weiter bearbeitet werden. Sämtliche Abrechnungen sind einfacher und leichter zu überprüfen, ob die Leistungen auch erbracht wurden. Ob geleistete Stunden oder Verteilung auf Wochentage, ob Kranken- oder Umsatzstatistik, ob Zuschläge oder Kundengruppen: Gerade die einfache Möglichkeit, um verschiedenste Aspekte auszuwerten, in Pivottabellen darzustellen und sowohl als Controlling-Instrument als auch für die strategische Planung zu nutzen, sind Kernelemente für den Betrieb. „Was mich allerdings absolut überzeugt hat, sind die individuellen Anpassungen des Programms“, resümiert Rutz. Sowohl bei der Einrichtung des Systems als auch beim Support, vor allem aber bei der Individualisierung der Lösung auf die eigenen Gegebenheiten und Bedürfnisse habe die Bite AG ihre Professionalität bewiesen. So wurden beispielsweise zusätzliche Informationsfelder für Kunden, Aufträge und Mitarbeiter hinterlegt. Schon jetzt freut sich Rutz auf die nächsten Neuerungen: „Im kommenden Jahr können wir dann noch das CRM- System und Softfacts abspeichern. Dann bekommt ‚DISPONIC‘ eine noch zentralere Rolle in unserem Haus.“

Kontakt- und Firmen-Infos im Branchenverzeichnis