Akten am Arbeitsplatz vernichten

Laut einer von Deloitte durchgeführten Umfrage war Ende letzten Jahres jedes zweite Unternehmen nicht ausreichend auf die europäische Datenschutz-grundverordnung (DSGVO) vorbereitetet. Zehn Prozent gaben sogar an, sich kaum bis gar nicht vorbereitet zu fühlen.

Für die überwiegende Mehrheit – nämlich 85 Prozent – stellt die Implementierung der DSGVO eine enorme Herausforderung dar. Als größte Hürden werden, neben der Einbindung und Aufklärung der Fachbereiche, der Bürokratie- und Ressourcenaufwand, empfunden.

Zudem fehlt es oft an personellen und finanziellen Ressourcen. Die DSGVO fordert die Einhaltung von „technischen Maßnahmen“ zum Schutz der personenbezogenen Daten.

Der „Stand der Technik“ wird definiert in der DIN 66399, welche insgesamt zwischen sieben Sicherheitsstufen für die unterschiedlichen Datenträger unterscheidet. Für die Vernichtung von personenbezogenen Daten auf Papier eignet sich die Stufe P-4 und höher.

Viele Unternehmen erfüllen diese Anforderung jedoch noch nicht. Der Aktenvernichtungs-Spezialist HSM empfiehlt auf Nummer sicher zu gehen und personenbezogene Dokumente dort zu vernichten, wo sie entstehen: direkt am Arbeitsplatz mit einem Aktenvernichter.

In einer Personalabteilung sowie im Büro des Vorstandes besteht beispielsweise erhöhter Schutzbedarf, hier ist es angebracht in der Sicherheitsstufe P-5 zu vernichten, der Aktenvernichter HSM SECUCRIO B24 zerteilt in dieser Sicherheitsstufe ein DIN A4-Blatt in circa 2.079 Einzelteile. Dadurch wird eine Wiederherstellung nahezu unmöglich.