Abläufe optimieren

Bisher wurde in einer Kladde jeder Kontrollgang mit etwaiger Vorfallbeschreibung handschriftlich eingetragen. Der Nachteil: Das Dokument ist alles andere als praxistauglich, denn es kann nur vor Ort eingesehen werden. Aber Kontrollrouten mit handschriftlichen Notizen – das war gestern. In Zeiten, in denen das Smartphone der ständige Begleiter ist, spielen Apps eine zentrale Rolle, mit denen man den Mitarbeitern in allen Wach und Sicherheitsbereichen eine echte Erleichterung verschafft.

Wenn es um die Vereinfachung, Strukturierung und Beschleunigung täglicher Prozesse und Aufgaben in Sicherheitsunternehmen geht, bietet das Programm Disponic der Bite AG eine komfortable Komplettlösung. Insbesondere bei der Personaleinsatzplanung ist das Programm eine große Hilfe, da beispielsweise Doppelbelegungen verhindert und die Planung zahlreicher Mitarbeiter inklusive der jeweiligen Qualifikationen optimal übernommen werden. Nun gibt es einen weiteren Baustein: Ein Wächterkontrollsystem mit integriertem Wachbuch. Neben der dokumentensicheren Protokollierung aller Vorfälle am Objekt speichert das Logbuch per App automatisch und elektronisch auch Arbeitsstunden und Pausenzeiten der Mitarbeiter. Weder pragmatisch noch komfortabel sind auch die oft verwendeten batteriebetriebenen Datensammler. Selbst wenn sich die Wachleute über Barcodes, Magnetstreifen oder RFID-Chips ihre Daten ziehen können, muss das Gerät anschließend in der Zentrale des Sicherheitsdienstes über eine Dockingstation ausgelesen und das Protokoll ausgedruckt werden. Jochen Hahn, Vorstand der Bite AG: „Wir haben dieses Verfahren nun digitalisiert und dadurch vereinfacht. Der Vorteil unserer Webanwendung ist, dass Einsatzleiter und Kunden immer und von jedem Ort aus über die aktuelle Lage informieren sind. Die Informationen sind immer verfügbar – egal ob am Arbeitsplatz oder mobil von unterwegs.“

Möglich macht das neueste Technologie, die „Near Field Communication“ (NFC). Im Rahmen dieser Technik werden an dem zu bewachenden Objekt kostengünstige und wetterbeständige Kontrollpunkte in Form von NFC-Chips angebracht. Mit einem handelsüblichen Smartphone kann der Mitarbeiter währen seinem Kontrollgang die Kontrollstellen (NFC Tags) scannen. Dadurch wird automatisch und elektronisch ein Eintrag im Wachbuch erzeugt. Dieser kann mit zusätzlichen Informationen – wie Text und Bildern – ergänzt werden. Mit Hilfe des Wächterkontrollsystems und des damit automatisch erzeugten Wachbuchs werden alltägliche Prozesse vereinfacht und beschleunigt. Das Wachbuch-Modul ist mit der Planung in der Software Disponic verbunden. Hahn: „Wir bieten keine Insellösung, sondern eine integrierte Weiterverarbeitung der Daten.“ Auch die Protokolle müssen ab sofort nicht mehr umständlich gedruckt werden, sondern sind per Web-Zugang jederzeit online abrufbar. „Unser System hat den Vorteil, dass man die Daten nur einmal erfasst. Das gilt für Mitarbeiter und Objekte gleichermaßen. Sämtliche Informationen sind in die Dienstplanung integriert. Es ist also eine kostengünstige und zeitoptimierte Methode.“

Neben den Dienstzeiten der Sicherungskräfte werden so alle besonderen Ereignisse und Vorkommnisse in Form eines Logbuchs pro Mitarbeiter direkt festgehalten. Individuelle Layouts können definiert werden. Jede Wach- und Sicherheitsfirma kann somit auf die Wünsche der Kunden direkt reagieren. Es werden Daten erfasst, die dem Kunden oder Disponenten gegenüber relevant sind. Übrigens kann das Wachbuch auch ohne Wächterkontrollsystem genutzt werden. Es ist nicht zwangsläufig integraler Bestandteil und kann auch ohne NFC-Technik zum Einsatz kommen. In Verbindung mit der Wachbuch-App ergibt sich eine dokumentensichere Protokollierung aller Vorfälle am Objekt. Das Wachbuch entspricht den gesetzlichen Anforderungen gemäß § 239 IV HGB. In der nächsten Ausbaustufe können die Daten auch für die Antrittskontrolle und die Protokollierung von Arbeitszeiten genutzt werden. Das Wächterkontrollsystem ist direkt mit der Personalplanung verbunden. So entfällt doppelte Dateneingabe und eine umständliche manuelle Erfassung. Das Unternehmen sieht rechtzeitig, ob ein Mitarbeiter zum Dienst vor Ort erschienen ist – oder eben nicht. Hahn: „Ein nicht besetztes Objekt führt im Schadensfall zu rechtlichen Konsequenzen. Dank unserem System kann der Sicherheitsbetrieb unmittelbar und ohne Zeitverzögerung reagieren und somit jeglichen Ausfall oder Schaden vermeiden.“