Anstieg bei rechtssicheren Managed Fax Services

Wesentlicher Treiber der erneuten Popularität sind innovative Managed Fax Services, die die Vorteile der Telefaxübertragung mit modernen Messaging-Technologien kombinieren. Bereits vor über dreieinhalb Jahrzehnten wurde die Basis der heutigen Telefax-Kommunikation gelegt: Im Jahr 1974 wurde im „Infotec 6000“ erstmals der sogenannte Gruppe-3-Standard eingesetzt, der sich inzwischen weltweit etabliert hat. Obwohl sich die Kommunikationstechnologie seither so dynamisch entwickelt hat wie keine andere Technologie, ist das Telefax noch immer ein integraler Bestandteil der Unternehmenskommunikation.

Grund hierfür ist zunächst einmal, dass das Telefax nach wie vor eine zuverlässige Methode zur elektronischen Kommunikation darstellt, die gegenüber anderen Formen der Nachrichtenübermittlung Vorzüge bietet: Ein Fax-Gerät kann rund um die Uhr Nachrichten empfangen – kein Rechner muss eingeschaltet und kein Mail-Account abgefragt werden. Zudem bieten Fax-Nachrichten, anders als E-Mails, eine Rechtssicherheit, die für viele Geschäftsvorgänge unabdingbar ist. Für jedes erfolgreich zugestellte Fax gibt es eine verbindliche Rückmeldung, die die korrekte Übermittlung im Zweifelsfalle auch juristisch bestätigt.

Zugleich hat sich erwiesen, dass die Fax-Technologie auch bewährt und robust genug ist, um stetig in neue Entwicklungen integriert zu werden: Nur noch in Ausnahmefällen müssen Mitarbeiter am Fax-Gerät umständlich Nummern eintippen und das zu versendende Dokument Seite für Seite einführen. Heute genügt ein Mausklick, um ein Dokument direkt aus der Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation abzuschicken.

Auch die eigentliche Übertragung der Fax-Mitteilungen hat so gut wie nichts mehr mit der Datenübermittlung per Tonmodulation über Telefonleitungen zu tun. Fax-Server werden zunehmend durch Managed Services oder Cloud-basierende Dienste ersetzt. Dabei werden Telefax-Dokumente unmittelbar an das Rechenzentrum eines Fax-Providers übermittelt und von dort – kaum anders als E-Mail-Nachrichten – als Datenpakete über das Internet verschickt.

Dadurch lassen sich teure Doppelstrukturen – Fax-Server, die neben Mail-Servern stehen – abbauen. Gleichzeitig werden die Betriebskosten gesenkt, denn es fallen nur noch Kosten für tatsächlich in Anspruch genommene Leistungen an, was die Transparenz interner Kostenstrukturen erhöht. Die Nutzung der Server-Kapazitäten des Service-Anbieters steigert die Flexibilität und liefert deutlich mehr Performance ohne Kapazitätsengpässe. Kosten für die Administration und Wartung von Fax-Servern sowie eine eigene Infrastruktur entfallen komplett.

Für Retarus ist die steigende Nachfrage nach professionellen Telefax-Diensten ein wesentlicher Treiber für das internationale Wachstum. Über die fünf internationalen Rechenzentren von Retarus wurden letztes Jahr über 500 Millionen Fax-Seiten erfolgreich versendet, doppelt so viele wie noch 2009.

Dabei geht es nicht allein um den Austausch von Mitteilungen zwischen Geschäftspartnern, sondern auch um den elektronischen Datenaustausch zwischen ERP-Systemen, die den Warenfluss in globalen Lieferketten steuern. Auch diese setzen gefaxte Belege (Bestellungen und Lieferavis) zwingend voraus. Dokumente, die hier nicht transaktionssicher übermittelt werden, können verspätete Liefertermine und Zahlungseingänge zur Folge haben.