Archivierung der E-Mail-Korrespondenz

Unternehmen archivieren mit Retarus Enterprise E-Mail Archive ihre gesamte E-Mail-Korrespondenz langfristig, sicher, nachvollziehbar, manipulationssicher und wiederauffindbar. Damit erfüllen sie zentrale gesetzliche Anforderungen, die sich unter anderem aus GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie weiteren Regelungen, zum Beispiel aus dem Handelsrecht, der Abgabenverordnung und aus Compliance-Vorschriften wie Basel II und SOX (Sarbanes Oxley Act) ergeben.

Im E-Mail Archive werden E-Mails und Dateianhänge verschlüsselt abgelegt. Dabei können Unternehmen eigene Schlüssel verwenden. Das stellt zu 100 Prozent sicher, dass niemand außer ihnen selbst Daten auslesen kann. Administratoren und Revisionsprüfer greifen nach dem Vier-Augen-Prinzip auf das Archiv zu – es müssen sich immer zwei berechtigte Personen gleichzeitig authentifizieren. Ein unbemerktes Abgreifen von Daten durch eine Person ist damit ausgeschlossen.

Anwender im Unternehmen erreichen die für sie archivierten E-Mails via Single Sign-on. Auf diese Weise haben nur User Zugriff auf das Archiv, die im Active Directory (oder entsprechenden Unternehmensverzeichnissen) gelistet und an ihrem Arbeitsplatz-Rechner angemeldet sind.

Alle Daten werden in den Retarus-eigenen Rechenzentren in Deutschland nach den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes verarbeitet und gespeichert. Sämtliche Zugriffe auf das Archiv werden lückenlos protokolliert, ebenso die stattgefundenen Aktivitäten. Damit erfüllt das E-Mail Archive strengste Anforderungen an den Datenschutz.

Zugriffe von außen oder gar das Mitlesen archivierter E-Mails durch Behörden und Geheimdienste – wie jetzt bei Providern in den USA bekannt geworden – sind ausgeschlossen. Auch Retarus selbst kann keinen Einblick in die Daten nehmen.

Mit den leistungsstarken Suchfunktionen finden Anwender einzelne E-Mails und Anhänge binnen Sekundenbruchteilen. Bei 75 Millionen gespeicherten E-Mails dauert eine Suchanfrage durchschnittlich 5,1 Millisekunden. Administratoren wie Anwender haben die Möglichkeit, nach Volltext, Stichwörtern, Absendern, Adressaten, Attachments und Zeitraum zu filtern.

Mit der Archivierung in den Retarus Rechenzentren stellen Unternehmen sicher, dass ihre E-Mail-Kommunikation vor unbefugtem Zugriff geschützt und in jedem Fall vollständig erhalten bleibt. Auch dann, wenn unternehmensintern gespeicherte Nachrichten verloren gehen.

E-Mails und Dateianhänge lassen sich von autorisierten Personen jederzeit exportieren – vom Administrator an definierte Adressen und vom Anwender an sein Postfach. Im Gegensatz zu Hard- und Software-basierenden Lösungen ist das E-Mail Archive beliebig skalierbar und entlastet nachhaltig die E-Mail-Infrastruktur eines Unternehmens. Der Speicherbedarf auf Mail-Servern wird spürbar reduziert und die Kosten nachhaltig gesenkt.