Foto: Interflex

Bekannter Versender

Besuchermanagement ist Pflicht

Momentan sorgt das Thema „Bekannter Versender“ in vielen Unternehmen für Gesprächsstoff. Um als Bekannter Versender zertifiziert zu werden, müssen Unternehmen, die Luftfracht versenden, unter anderem ein präzises Besuchermanagement garantieren.

Ende April 2013 läuft eine Übergangsfrist des Luftfahrt-Bundesamtes (LBA) aus. Demnach muss jedes Unternehmen, das Luftfracht-sendungen verschickt, über eine entsprechende Zertifizierung verfügen, mit der sichere Lieferketten gewährleistet und enorme Lieferverzögerungen vermieden werden können. Diese Zertifizierung setzt jedoch umfassende Sicherheitsmaßnahmen voraus und stellt besondere Anforderungen an ein präzises und geschütztes Besuchermanagement.

Neue EU-Verordnungen sehen vor, Sendungen durch zuverlässiges und geschultes Personal sowie mithilfe von sendungsbezogenen Sicherheitserklärungen verstärkt zu schützen – vor unbefugtem Zugriff und gegen Manipulation. Denn nur als sicher eingestufte Waren dürfen in Passagiermaschinen verladen und zum Zielort transportiert werden. Damit sich Firmen im Rahmen dieser Verordnungen zertifizieren lassen können, setzt das Luftfahrt-Bundesamt auf das Verfahren „Bekannter Versender“. Das ist besonders für Unternehmen mit großen Frachtmengen geeignet, mit Produkten in Spezialverpackungen, dringenden Ersatzteillieferungen, Produkten innerhalb einer Kühlkette, wie Arzneien, oder Güter mit hoher Dichte, wie Metalle, an denen Röntgengeräte bei einer möglichen Untersuchung scheitern.

Compliance immer wichtiger

Um die Zertifizierung als Bekannter Versender zu erhalten, muss ein spezielles Sicherheitsprogramm erstellt werden. Darin weisen Unternehmen nach, dass ihr Firmengelände sowie ihr Unternehmensgebäude vor unberechtigtem Zutritt und Manipulation gesichert sind. Des Weiteren werden Verfahren in diversen Bereichen wie Produktion, Verpackung, Lagerung, Transport und Sicherheit detailliert dargestellt. „Bei der Umsetzung solch umfassender Sicherheitsmaßnahmen können bedarfsorientierte Zutrittslösungen mit modernen Kontrollsystemen sowie ein optimales Besucher- und Berechtigungsmanagement hilfreich sein“, so Felix Welz, Vertriebsbeauftragter der Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG. „Da die Bereiche Compliance und branchenspezifische Zertifizierungen für Unternehmen immer wichtiger werden, steigen auch die Anforderungen an das Besuchermanagement.“

Neben regulären Präventionsmaßnahmen, um Einbrüche zu verhindern, ist besonders der Bereich der Dokumentation hervorzuheben. So lässt sich nachvollziehen, wer wann Zugang zu welchem Bereich hatte und wer die Genehmigung dafür erteilt hat. Damit im Falle des Bekannten Versenders nur autorisierte Personen – das gilt auch für Geschäftsführer, Betriebsräte, Fremdfirmen, wie Handwerker und Reinigungsdienste, oder Mitarbeiter aus der Produktion – Zugang zu identifizierbarer Luftfracht haben, sollte der Zutritt gemäß unternehmensinterner Compliance-Richtlinien mit entsprechenden Zutrittsprofilen und zeitlich limitierten Berechtigungen festgelegt sein. Kombiniert mit einem elektronischen Zutritts-Workflow lässt sich jederzeit nachprüfen, von wem und wann diese Rechte genehmigt wurden.

Zutritt nur in Begleitung

Gäste wie Bewerber, die sich lediglich für kurze Zeit im Unternehmen aufhalten, bekommen eingeschränkte Berechtigungen. Sie müssen sich beim Pförtner anmelden und identifizieren – die Registrierung sollte im Hinblick auf spätere Auswertungen elektronisch erfolgen. Aus Sicherheitsgründen sind sie zu jeder Zeit ihres Besuchs in Begleitung und werden anschließend wieder zum Anmeldetresen zurückgebracht.

Mit Voranmeldung durch den Mitarbeiter werden vorab die Daten des Besuchers in der Datenbank gespeichert. Der Pförtner weiß somit genau, ob tatsächlich ein Termin geplant ist oder nicht. Das zeitaufwendige Nachtelefonieren mit dem richtigen Ansprechpartner entfällt ,und Prozesse lassen sich um ein Vielfaches beschleunigen sowie transparenter und sicherer gestalten.

Weitere Möglichkeiten - Smartphone zum Tracking: Ermittlung, ob Berechtigung für aktuellen Standort besteht
- Smartphone zur Inhouse-Navigation: mithilfe von QR-Codes an verschiedenen Stellen (etwa zur Anzeige von Sammelstellen im Falle eines Brandes)
- GPS zum Tracking: geeignet zum Einsatz im Freien
- Verknüpfung mit Raumplanung: automatisches Buchen von Catering, W-LAN und Parkplatz; kombinierbar mit Kalender in Microsoft Exchange

Bekannte Besucher

Externe Berater oder Leiharbeiter, die des Öfteren in Firmen tätig sind, müssen jedoch nicht jedes Mal neu angelegt und begleitet werden. Sie erhalten nach vorheriger Überprüfung über einen längeren Zeitraum Zugang zu eingeschränkten Bereichen und dürfen sich in gewissem Umfang frei bewegen. Dazu bekommen sie bei der Anmeldung in der Regel einen für die Zutrittskontrolle freigeschalteten Ausweis, mit dem sich bestimmte Türen öffnen lassen.

Denkbar ist auch die Nutzung von Smartphones. Voraussetzung dafür sind allerdings entsprechende Funktionalitäten in den Zutrittsterminals. So ist es möglich, statt eines Ausweises die NFC-Funktionalität zu nutzen oder einen QR-Code vom Display zu scannen.

Ihre eigenen Daten können die Gäste auch über einen Selbstanmeldekiosk selbst pflegen. Die bereits in der Datenbank erfassten Besucher geben dort zur Identifikation ihren Namen und einen für diesen Besuch gültigen Sicherheitscode ein. Auch offizielle ID-Karten, wie der Personalausweis, lassen sich hier auslesen. Besucher können nun ihre Daten pflegen und zusätzlich offene Fragen beantworten, möglicherweise absolvieren sie auch eine Belehrung. So reduzieren sich lange Wartezeiten am Anmeldetresen und der Komfort für regelmäßige Besucher erhöht sich.

Regelmäßige Besucher

Mitarbeiter von Fremdfirmen, wie Handwerker oder Reinigungsdienstleister, die regelmäßig anwesend und dadurch bereits bekannt sind, bekommen einen aktiven Ausweis. Sie müssen damit nicht jeden Tag einen neuen Ausweis beantragen oder am Empfang ausleihen.

Diese Besucher lassen sich etwa am Selbstanmeldekiosk per Biometrie identifizieren. Der Kiosk findet daraufhin die jeweiligen Datensätze und erstellt mithilfe eines Ausweisspenders direkt einen Ausweis mit den entsprechenden Zutrittsberechtigungen für den jeweiligen Besucher. Nach dem Termin oder nach Ablauf der Zutrittsrechte wird der Ausweis beim Ausgang durch ein Drehkreuz oder bei der Ausfahrt aus dem Parkplatz per Schluckleser eingezogen. Das Identifikationsmittel wird somit abgegeben, bevor sich die Schranke öffnet und die Besucher das Firmengelände verlassen können. Gleichzeitig erfolgt die Abmeldung – und das alles ohne Personal.

Foto: Kalscheuer

Kaba Day Logistik Spezial

Bekannter Versender

Die Kaba GmbH hatte zum Frankfurter Flughafen geladen, um das Thema „Bekannter Versender“ auf die Agenda zu bringen. Denn am 25. März 2013 läuft die Übergangsfrist des Luftfahrt-Bundesamts (LBA) aus, und bis dahin nicht zugelassene Unternehmen verlieren ihre Anerkennung als sicherer Versender für Luftfracht.

Foto: Heller

Bekannter Versender

Zertifiziert, sicher und schnell geliefert

Weltweit 2.220 Mitarbeiter arbeiten beim Nürtinger Werkzeugmaschinenhersteller Heller. Um weiterhin Luftfracht schnell und einfach verschicken zu können, hat sich Heller als „Bekannter Versender“ zertifizieren lassen. Ein kontrollierter Zutritt ist dabei unerlässlich.

Foto: PCS

Diskussion zum Bekannten Versender

Wo bleibt unsere Bestellung?

Viele Unternehmen beschäftigen sich derzeit mit dem Thema „Bekannter Versender“ (BV), denn am 25. März 2013 läuft die letzte Übergangsfrist des Luftfahrt-Bundesamtes (LBA) aus. Bis zu diesem Termin muss der Antrag zur Zulassung als Bekannter Versender gestellt sein.

Foto: Wagner

Wagner

Zertifizierung als Bekannter Versender erhalten

Seit dem 25.04.2013 ist Wagner „Bekannter Versender“. Beim Bekannten Versender handelt es sich um ein Zertifikat der Europäischen Union, mit dem sich Wagner an der Erhöhung der Sicherheit in der Luftfahrt beteiligt.