Foto: Nürnberger Versicherung

Notfallplanung für Unternehmen

Chef krank, Betrieb pleite?

Ein Unfall, eine schwere Krankheit – und der Betrieb steht still. Wenn der Chef plötzlich ausfällt, können die Folgen für ein Unternehmen dramatisch sein. Dennoch sind viele Firmen nur unzureichend für den Ernstfall vorbereitet.

Schon ein Ausfall von nur zwei Wochen kann einen Betrieb an den Rand des Ruins treiben. „Unternehmer sollten sich deshalb auf den Worst Case vorbereiten und aktiv vorsorgen“, rät Jürgen Schulze, Experte für betriebliche Versicherungen von der Nürnberger Versicherung.

Von einer auf die andere Sekunde ist es geschehen: Der Schreinermeister Manfred Schwarz wird auf der Heimfahrt von einer Baustelle von einem Lkw geschnitten und in einen folgenschweren Unfall verwickelt. Knapp zwei Wochen muss der Familienvater auf der Intensivstation verbringen. Aufgrund innerer Verletzungen und komplizierter Knochenbrüche kann der Chef von vier Angestellten erst nach einem halben Jahr wieder arbeiten.

Und er steht vor dem nächsten Schock: Sein plötzlicher Ausfall hat den florierenden Betrieb völlig lahmgelegt. Lieferanten konnten nicht bezahlt werden, wichtige Aufträge sind geplatzt, langjährige Kunden sprangen ab. Während seiner Abwesenheit liefen Ertragsausfälle und Betriebskosten von knapp 45.000 Euro auf. Glück im Unglück: Obwohl sein Betrieb in eine gefährliche Schieflage geriet, hat seine Betriebsunterbrechungsversicherung das Schlimmste verhindert und die Existenz seiner Schreinerei gesichert.

Lebensgefährlich – für den Betrieb

Wie die Schreinerei von Manfred Schwarz sind viele mittlere und kleine Firmen in Deutschland typische „One-Man-Shows“. „Fehlt dann plötzlich das gebündelte Know-how des Chefs, kann ein Ausfall wegen Unfall oder Krankheit schnell die Existenz des Unternehmens gefährden“, weiß Jürgen Schulze. Ohne geregelte Stellvertretung und entsprechende Vollmachten steht der Zahlungsverkehr still. Wichtige Projekte geraten ins Stocken, weil die Mitarbeiter nicht wissen, was zu tun ist und keinen Zugriff auf Dateien und Unterlagen haben.

„Schnell drohen hohe Umsatzeinbußen und bei längerfristigen Problemen sogar die Insolvenz“, warnt Schulze. Auch in kleinen Unternehmen muss daher für den Ernstfall vorgesorgt werden. Wichtige Fragen müssen geklärt werden: Wer übernimmt die Geschäftsführung? Welche Aufgaben müssen erledigt werden, wann und von wem?

Notfallkoffer – das muss rein

Gerade in Ausnahmesituationen verliert man schnell den Überblick. Ein sogenannter Notfallkoffer gibt Firmeninhabern und Mitarbeitern einen Leitfaden – und alle notwendigen Instrumente – für die geordnete Weiterführung des Betriebes an die Hand. „Für die Erstellung ist die Beratung eines Rechtsanwalts oder Notars sinnvoll“, meint Versicherungsexperte Schulze. „Außerdem empfiehlt es sich, Krisenszenarien mit den Mitarbeitern durchzuspielen – das schärft den Blick für Schwachstellen und hilft bei der Optimierung der Prozesse.“

Ein solcher digitaler Notfallkoffer sollte klare Stellvertretungsregelungen, Vollmachten für alle Konten, ein Unternehmer-Testament sowie eine Liste mit Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern enthalten. Darüber hinaus müssen konkrete Handlungsanweisungen zu den wichtigsten Aufgaben und Projekten sowie eine Liste mit sämtlichen IT-Passwörtern und Bank-Zugangsdaten hinterlegt werden. Zudem sollten wichtige Geschäftsunterlagen wie Gesellschaftervertrag, Versicherungspolicen und Kreditverträge verscannt sein. Und ein Vertrauter muss wissen, wo die Schlüssel aufbewahrt werden.

Wichtige Versicherungen für Unternehmer

Neben der Notfallplanung ist die finanzielle Absicherung von Unternehmen und Unternehmer von größter Bedeutung. Insbesondere für Selbstständige und Handwerksbetriebe bedeutet eine Krankheit des Chefs häufig, dass der Betrieb vollkommen stillsteht und sämtliche Erträge plötzlich wegbrechen. Grundlegend ist die private Vorsorge des Geschäftsinhabers durch Krankenversicherung, Krankentagegeld-Versicherung und eine Berufsunfähigkeitsversicherung, die den Lebensunterhalt im Krankheitsfall oder bei Verlust der Arbeitskraft absichern.

Doch was geschieht mit den Mitarbeitern und dem Unternehmen selbst? „Hier klafft meist eine gefährliche Versorgungslücke, schließlich entfallen einerseits die Einkünfte während andererseits die Betriebskosten weiterlaufen“, erläutert Versicherungsexperte Schulze.

Lückenloser Schutz mit der EBU

Die Lösung: Eine sogenannte Existenz-Betriebsunterbrechungsversicherung (EBU) gewährleistet die finanzielle Stabilität, solange der Chef ausfällt. Sie übernimmt die laufenden Fixkosten eines Betriebs wie Löhne und Gehälter, Miete und Pacht oder Zinsen für laufende Kredite. Wichtig ist eine passgenaue und firmenspezifische Gestaltung der Absicherung: „Die Nürnberger EBU bietet hierzu flexibel vereinbare Versicherungssummen, die zusätzliche Absicherung der entgangenen Gewinne bei Betriebsunterbrechung und lange Haftzeiten bis zu 24 Monaten“, erklärt der Experte für betriebliche Versicherungen. Weiterer Vorteil: Die EBU greift bereits ab einer Arbeitsunfähigkeit von 70 Prozent. „So kann der Unternehmer auch während seiner Erkrankung noch wichtige Dinge regeln und kleinere Arbeiten erledigen ohne den Versicherungsschutz zu riskieren, die Versicherung springt in vollem Umfang ein“, schließt Jürgen Schulze.

Wertvolle Möglichkeiten für Schreinermeister Schwarz, um in persönlichen Gesprächen wichtige Kunden zurückzugewinnen und seinen Betrieb neu zu organisieren. Im Nachhinein glaubt Schmidt, durch seine EBU nochmal mit einem blauen Auge davon gekommen sein und sieht sogar einen positiven Aspekt: „Ich habe mich nach meinem Ausfall intensiv mit Risikomanagement beschäftigt und einen Notfallkoffer angelegt. Dafür habe ich alle innerbetrieblichen Abläufe genau durchleuchtet und – wo nötig – verbessert.“ Der Geschäftsinhaber ist sich sicher: „Mein Betrieb ist jetzt krisenfest; sollte mir noch einmal etwas passieren, läuft hier alles in geregelten Bahnen weiter.“