Clevere Kostensenkung

Eine potenzielle Hürde beim Herstellen der Sicherheit ist der parallele Einsatz verschiedenster Systeme, etwa für Zutrittskontrolle, Schlüsselverwaltung, Personaleinsatz oder Lohnbuchhaltung. Sie alle müssen auf die gleichen Informationen zugreifen, werden aber separat verwaltet. Das erzeugt unnötig hohe Kosten sowie Mehraufwand und kann unter Umständen für Sicherheitslücken sorgen. Hersteller müssen deshalb offene Komponenten anbieten, die sich leicht integrieren lassen. Auch mechanische Schließmedien sollten dabei einbezogen werden, da sie nach wie vor eine große Rolle in der Sicherheitspraxis der Unternehmen spielen. Die heutigen Lösungen für das Schlüsselmanagement nutzen offene Protokolle und ermöglichen es, diverse Technologien zu vernetzen und zu integrieren.

Das verschlankt die Prozesse und beseitigt Redundanzen. Nutzer werden an einer Stelle ins System eingepflegt, ihre Daten – auch bezüglich der Zutrittsrechte – sind dann in allen vernetzten Systemen verfügbar. Ereignisse und Alarmmeldungen lassen sich ebenso übertragen. Ein umfassendes Sicherheitssystem bietet Vorteile im Hinblick auf Kosten, Produktivität, Effizienz, Sicherheit und Komfort.

Vor allem die Kosten für die Verwaltung separater Insellösungen sind nicht zu unterschätzen. Das betrifft die Arbeitszeit für das tägliche Management, aber auch den Aufwand für Schulung, Administration und Wartung der einzelnen Systeme. Dies alles lässt sich mit einem integrierten Gesamtsystem wesentlich reduzieren. Besonders deutlich wird der Unterschied in Sachen Aufwand, wenn neue Mitarbeiter ins Unternehmen kommen, oder andere ausscheiden. Hier kann schnell etwas vergessen werden, vor allem wenn das Konstrukt aus Einzelsystemen recht komplex ist. Man muss aber im Sinne der Unternehmenssicherheit gewährleisten, dass beim Ausscheiden alle Schlüssel abgegeben und Zutrittsrechte entzogen werden. Mit einem übergeordneten System lassen sich solche Vorgänge zentralisieren und damit vereinfachen.

Jedes mal, wenn ein Depot benutzt wird, um Schlüssel zu entnehmen oder zurückzugeben, wird der Vorgang mit Nutzer- und Zeitangabe dokumentiert. Die erfassten Daten lassen sich individuell gestalten und nutzen, um herauszufinden, wo sich welche Schlüssel gerade befinden und wann sie zurückgegeben werden. Diese Intelligenz lässt sich auch im Zusammenspiel mit anderen sicherheitsrelevanten Daten erweitern. Moderne Schlüsselmanagementsysteme bieten zahlreiche Funktionen, die sie integrationsfähig in übergeordnete Sicherheitssysteme macht, darunter Identity-Management, Zutrittskontrolle oder Besucherverwaltung. Zentrales Management bietet hier einen Vorteil in Sachen Schnelligkeit, beispielsweise, wenn es darum geht, den Standort von Mitarbeitern oder Equipment zu bestimmen. Es kann auch für mehr Effizienz sorgen, wenn es etwa darum geht, verteilte Standorte zu verknüpfen.

In Sachen Sicherheit zahlen sich gemeinsame Prozesse und Alarmregeln aus. So kann sofort gemeldet werden, wenn eine Person mit einem Schlüssel das Gebäude verlässt, den sie längst hätte abgeben müssen. Oder aber ein besonders wichtiger Schlüssel wird von einer anderen Person als der ursprünglich berechtigen abgegeben – auch in diesem Fall kann schnell entsprechend reagiert werden. Diese und andere Vorteile ergeben sich aus der Analyse der vernetzten Informationen im Gesamtsystem. Zukünftige Vorfälle gleicher Art lassen sich dann vermeiden.

Fernando Pires, VP Sales and Marketing, Morse Watchmans Ltd.