Der Schlüssel zum Self-Check-in

Die technische Basis dafür bildet das elektronische Hotelschließsystem von Salto in Verbindung mit einem automatischen Self-Check-in für Gäste. "Wir wollen nichts mit der Buchung des Gastes zu tun haben“, postuliert Chris Rosser, Hoteldirektor des Hotels Schützen in Steffisburg. Hinter der provokant anmutenden Aussage steckt nicht etwa eine distanzierte Haltung zum Hotelgast, sondern vielmehr die Vision voll automatisierter Prozesse rund um die Buchung. „Nachdem Urs Hauenstein das Hotel vor einigen Jahren übernommen hat, war klar, dass der Gasthof mit seinen zwölf Gästezimmern langfristig nicht mit der damaligen Ausrichtung weitergeführt werden konnte. Daher entschlossen wir uns, ein völlig neues Konzept zu entwickeln.

Als erstes haben wir nach einer Marktrecherche festgestellt, dass in der Region ein speziell für Businesskunden ausgelegtes Hotel mit kompetitiven Zimmerpreisen fehlt. Also haben wir einen passenden Zimmerpreis festgelegt und überlegt, wie wir diesen Preis nachhaltig erreichen können. Das mündete in der Planung und dem Bau unseres Hotelneubaus und der Vision, 90 Betten mit einer Schicht und überschaubarem Personalaufwand bewirtschaften und alle Services abdecken zu können“, erklärt Rosser.

Daraus folgte die Definition der Prozesse. Demnach soll der Gast online über die Website reservieren, woraufhin das Property Management System (PMS) automatisch eine Buchung erzeugt, ein Zimmer zuweist und einen Check-in-Code generiert, der per E-Mail verschickt wird. Mit diesem Code checkt der Gast selbstständig an einem Terminal ein und codiert seine Karte. „Künftig werden wir auch die Rechnungen für abreisende Gäste über Nacht bereitstellen. Das Ziel ist, einen voll automatisierten Prozess von der Buchung bis zur Rechnung zu erreichen“, ergänzt Rosser. Bei der Auswahl der benötigten Systeme hielt Rosser den Aufwand auch im Rahmen.

Das PMS war mit Infor (Hogatex) gesetzt. Darauf aufbauend ließ sich die Vision nur mit einem elektronischen Hotelschließsystem realisieren. „Es war von vornherein klar, dass Salto hierfür zum Zuge kommt, da alle anderen Objekte von Urs Hauenstein bereits mit Salto ausgestattet sind und alle Beteiligten sehr zufrieden damit sind“, sagt Chris Rosser.

Für das Self- Check-in fiel die Entscheidung zugunsten der Lösung der Performance Building AG aus Regensdorf, die mit ihrer Plattform pb3 erfolgreich im Immobiliensektor agiert und genau die gesuchten Funktionalitäten bereithält. Die Schnittstellen zwischen den Systemen – zum Teil bestehend, zum Teil neu entwickelt – bilden die Voraussetzung, dass die automatisierten Prozesse überhaupt umsetzbar sind.

Nach zweijähriger Planungs- und Bauphase fand die offizielle Eröffnung des neuen Hotel Schützen Anfang November 2015 statt. Das erste Musterzimmer wurde bereits im Juli ausgestattet, der Großteil der Montage erfolgte im September 2015. „Bei der Installation der elektronischen Zutrittslösung traten keine Probleme auf. Wir mussten lediglich einige Nodes für die Funkverbindung umplatzieren, um das Wireless-Signal sauber durchzureichen.

Im echten Gebäude sind die Gegebenheiten immer anders als auf dem Papier, weil es so viele Einflussfaktoren gibt, die man in der Planung nicht vollständig berücksichtigen kann“, erläutert Ludwig Scheidegger, Leiter Schließtechnik und Dienstleistungen bei der Immer AG aus Uetendorf, die als Salto Fachpartner mit der Installation des Hotelschließsystems betraut war. Insgesamt sind im Hotel Schützen rund 100 Zutrittspunkte mit der Salto-Lösung ausgestattet. Im Hotelneubau kommen an den 45 Gästezimmertüren die Design-Schlösser Aelement in der funkvernetzten Version (Wireless) zum Einsatz. Für die Übertragung des Funksignals sind 15 Nodes installiert. Im gesamten Objekt hat die Immer AG rund 50 XS4 Original Beschläge größtenteils ebenfalls in der Wireless-Version verbaut. Außerdem kommen noch drei XS4 Original Wandleser am Haupteingang und Nebeneingang sowie an der Küche zur Ansteuerung der automatischen Schiebetür zum Einsatz.

Die Zutrittslösung basiert auf dem Salto Virtual Network (SVN) im Altbau sowie auf der funkvernetzten Technologie Salto Wireless für den Hotelneubau. Im SVN werden die Informationen zu den Schließberechtigungen auf dem Identmedium gespeichert, wodurch eine Verkabelung der elektronischen Beschläge entfällt. Gleichzeitig werden auch Informationen über gesperrte Identmedien oder beispielsweise Batteriestände in den Beschlägen auf die Identmedien geschrieben und somit weitergegeben. Die Online- Wandleser übertragen die ausgelesenenDaten an den zentralen Server und übermitteln gleichzeitig die aktuellen Schließberechtigungen auf die Identmedien. Salto Wireless verbindet die kabellosen elektronischen Beschläge per Funksender/- empfänger mit Gateways (Nodes), die wiederum per Ethernet oder WLAN mit dem PC des Systemadministrators kommunizieren.

Per Mausklick und in Echtzeit lässt sich das Wireless-System konfigurieren, kontrollieren und verwalten. Das per Funk vernetzte System eignet sich insbesondere für Anwendungen, in denen eine Echtzeitüberwachung von Türen gewünscht ist. Die Berechtigungsverwaltung der Gäste übernimmt entweder das PMS in Verbindung mit der Managementsoftware Proaccess Space von Salto automatisch oder die Rezeption – je nach gewähltem Weg der Reservierung. Die Zutrittsberechtigungen für die Mitarbeiter verwaltet Chris Rosser und kommt damit gut zurecht: „Die Handhabung der Software ist logisch und nachvollziehbar. Insgesamt funktioniert das System exakt nach unseren Vorstellungen – es ist sozusagen der Schlüssel zum Self- Check-in. Nur so konnten wir unsere Vision auch tatsächlich umsetzen.“