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IT-gestützter Bargeldkreislauf

Der Weg des Geldes

Ohne IT geht heute fast nichts mehr, besonders im Zahlungsverkehr. „IT-gestützt“ heißt aber nicht gleich bargeldlos. Im Gegenteil: 80 Prozent der Transaktionen in Deutschland werden bar abgewickelt.

Dies entspricht einer täglich zu bewegenden Bargeldmenge von rund drei Milliarden Euro. Die Sicherstellung der logistischen Versorgung der rund 60.000 Geldautomaten und ungefähr 40.000 Bankfilialen in Deutschland übernehmen die Geld- und Wertdienste. Mit 2.600 gepanzerten Fahrzeugen, die mit Schusswaffen ausgestatteten Geldboten besetzt sind, versorgen sie die Banken mit Notenbargeld, den Handel mit Wechselgeld und verbringen die Notenbargelder vom Handel zur nächsten Bundesbankfiliale. Mit dem Transport des Euro-Bargeldes als einzig unbeschränktes Zahlungsmittel in Deutschland übernehmen die Geld- und Wertdienste eine systemrelevante Aufgabe.

Moderne Geschäftsprozesse

Die bei den Geld- und Wertdiensten, so auch bei Unicorn Geld und Wertdienstleistungen GmbH, dafür notwendigen Geschäftsprozesse laufen heute weitestgehend IT-gestützt ab. Dreh- und Angelpunkt dabei ist die zentrale Stammdatenbank „Centurio“. Unicorn betreibt dazu ein eigenes kleines Rechenzentrums in Kassel. Auf der zentralen Stammdatenbank werden alle Kundendaten, insbesondere die operativen Daten, zentral geführt. Die zentrale Stammdatenbank ist mit den dezentralen Datenbankrechnern in den Cash-Centern verbunden.

Jeder Auftrag, den man erhält, wird in dieser zentralen Stammdatenbank erfasst. Die Aufträge werden täglich in die Datenbanken der Cash-Center versandt. Jede Tour, jeder Auftrag wird täglich rechnergestützt zusammengestellt und von den Einsatzleitungen den regionalen Besonderheiten angepasst.

Bei der Abarbeitung der Aufträge werden alle Behältnisse gescannt. Jeder Scanner ist wiederum über die dezentralen Datenbanken mit der zentralen Datenbank verbunden. Auf diese Weise prüft die Datenbank, ob der Auftrag ausgeführt wurde und übermittelt auch die Rechnungsdaten an die Buchhaltung. Aber auch die Auszähldaten sind sofort und jederzeit verfügbar und werden an die Kunden elektronisch gemeldet.Auf diese Weise gibt es keinen Auftrag, den die Datenbank nicht kennt. Alle Daten sind kontrollierbar. Der Weg des Bargeldes ist lückenlos verfolgbar - ein wichtiger Baustein für den Versicherungsschutz.

Erweiterte Aufgaben

Bereits seit 2008 ist das Zählsystem „Cash EDI“-fähig. Cash EDI bezeichnet den Prozess der Datenübermittlung zur Bundesbank bei jeder Ein- oder Auszahlung. So erfolgten bereits zu diesem Zeitpunkt die Einzahlungen insbesondere der Bargelder des Handels per Cash EDI Datensatzformat. Dazu muss die Bestellung, aber auch die Einzahlung mittels eines von der Bundesbank zertifizierten Softwaresystems per Datensatzübertragung elektronisch avisiert werden. Seit dem 1. Januar 2013 können, mit einer kurzen Übergangsfrist, Ein- und Auszahlungen bei der Bundesbank nur noch per Cash EDI durchgeführt werden.

Diese IT-gestützte Prozess-Standardisierung gewinnt vor dem Hintergrund des schrittweisen Rückzugs der Bundesbank aus dem Bargeldkreislauf eine besondere Bedeutung. Die Kontrolle des Weges des Bargeldes wird umso wichtiger, je größer die Entfernung zur nächsten Bundesbankfiliale ist. Weil zukünftig noch weniger als heute von vielen Regionen in Deutschland die nächste Bundesbankfiliale taggleich zu erreichen sein wird, werden diejenigen Geschäftsmodelle erfolgreich sein, die ein effizientes, transparentes und jederzeit kontrollierbares Notengeldrecycling bieten können.

Wie beim heute schon standardmäßig angebotenen Münzgeldrecycling werden dann entsprechend dem entgegengesetzt laufenden Münzgeldkreislauf die vom Handel entgegengenommenen Notengelder in den Cash-Centern der Geld- und Wertdienste auf Echtheit und Fitness geprüft, bewertet, der Gegenwert dem Kundenkonto gutgeschrieben, das Notengeld gebündelt und wieder in den Verkehr gebracht. In Ermangelung eigener Finanzdienstleister-Lizenzen nach dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) können Geld- und Wertdienste dies nach heutiger Gesetzeslage nur mittels der Banklizenz einer die jeweilige Bargeldkasse betreibenden Bank darstellen.

Unabdingbar

Bereits im Münzgeldrecycling werden täglich tausende Ein- und Auszahlungen aus den Münzkassen mit entsprechend vielen Buchungen durchgeführt. Täglich werden alle Kassen abgeschlossen und mit den betreibenden Banken abgestimmt. Ohne eine funktionierende IT wären schon heute diese täglichen, viele tausend Vorgänge nicht abbildbar.

Ohne funktionierende, bereits tausendfach erprobte IT-gestützte Buchungsprozesse wäre auch die zukünftige Einführung des Notengeldrecyclings nicht denkbar. Dabei sollten alle am Bargeldkreislauf beteiligten Stellen sinnvollerweise ein und dasselbe Datensatzformat nutzen. Sinnvollerweise könnte dies das Cash EDI Datensatzformat sein. Dann nämlich könnten auch die genossenschaftlichen Banken, die Sparkassen und die Privatbanken, die sich jetzt schon auf dieses Datensatzformat eingestellt haben, diese Umstellung am einfachsten bewältigen. Alle Bestell- und Reportingsysteme könnten dann in die Systeminfrastrukturen ohne größeren Aufwand integriert werden.

Aber auch die Wechselgeldbestellung des Handels erfolgt in vielen Fällen bereits elektronisch. So übermitteln die großen Handelsketten an ihren Dienstleister täglich eine Bestelldatei, die automatisch in die zentrale Stammdatenbank eingelesen wird. Der Gegenwert für die Bestellung wird bargeldlos überwiesen. Die bestellten Stückelungen pro Kundenfiliale werden automatisch auf die Cash-Center und auf die jeweiligen Touren zusammengestellt.

In den dezentralen Münzkassen werden die bestellten Auslieferungen kommissioniert und auf die Touren verteilt. Gegenüber dem herkömmlichen Geschäftsprozess mit Wechselgeld-Safebag, den die Handelsfiliale an den Geldboten übergibt, hat die elektronische Wechselgeldbestellung viele Vorteile: Zunächst verschafft es dem Kunden und dem Dienstleister sofortige Transparenz über die Bestellmengen und Zeitpunkte. Das ist für das Cashmanagement der Handelskette sehr wichtig. Der Prozess spart zudem auch Geschäftsprozesskosten und verkürzt die benötigte Zeit zwischen der Zur-Verfügung-Stellung des Wechselgeld-Gegenwertes und der Auslieferung. Bei hohen Bestellmengen ist das für die Handelskette durchaus auch ein Liquiditätsvorteil.

So bieten die IT-gestützten Geschäftsprozesse im Bargeldkreislauf mehr Sicherheit und Effizienz und weitere Möglichkeiten, den Geschäftsprozess weiter zu verbessern. Das ist wichtig und gut, denn die Bargeldmenge wächst.

Andreas Kujawski, Geschäftsführender Gesellschafter der Unicorn Geld- und Wertdienstleistungen GmbH

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