Dienstplan ergänzt Online-Wächterkontrollsystem

An jedem Arbeitsplatz, besonders aber im Dienstleistungssektor, ist die Dienstplanung ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags; umso erfreulicher, wenn es Ergänzungen zu einem Online-Wächterkontrollsystem gibt, die dabei unterstützen können. Denn im täglichen Arbeitsalltag müssen Arbeitskräfte verteilt werden und dies gerecht und unter Berücksichtigung von Urlaub, Krankheit, der geforderten Qualifikation entsprechend und mit geringstmöglichem Aufwand. Dieser Herausforderung hat sich Coredinate gestellt, die ihr gleichnamiges Online-Wächterkontrollsystem nun um einen Dienstplan erweitern.

Neben einem Online-Wächterkontrollsystem bietet das Unternehmen auch eine Ereigniserfassung, mit der Mitarbeitende während des Rundgangs Vorkommnisse mit Bildern, Text und Diktierfunktion dokumentieren können. Eine Aufgabenverwaltung sorgt dafür, dass das Sicherheitspersonal keine Tasks vergisst, während der integrierte „Totmannalarm“ die Unversehrtheit gewährleistet und gegebenenfalls Hilfe ruft.

Ein Highlight ist zudem die Möglichkeit, auf Wunsch den betreuten Kunden nahtlos in das System zu integrieren. Automatische Berichte oder ein direkter Zugang sorgen dafür, dass der Wachdienst nicht nur Rechnungen stellt, sondern Leistungen für den zahlenden Kunden greifbar und transparent gemacht werden.

Mit dem Dienstplan rundet Coredinate nun den Funktionsumfang ab. Wer dafür bisher auf eine separate Software zurückgreifen musste, kann sich ab sofort das „Plattform-Hopping“ sparen. Dies reduziert Kosten sowie Zeit und sorgt für eine größere Übersichtlichkeit.

Die Dienstplan-Integration in das Online-Wächterkontrollsystem hat mehrere Vorteile: Da das System ab sofort weiß, welche Arbeitszeiten von der Sicherheitskraft erwartet werden, ist eine „Antrittsüberwachung“ möglich. Das System versendet zum Beispiel eine Warnung, wenn der 18-Uhr-Dienst um 18:05 Uhr noch nicht angetreten wurde.

Ein weiterer Pluspunkt: Zu erledigende Aufgaben oder Rundgänge müssen nun nicht mehr terminiert werden, es genügt, wenn sie an eine Schicht gekoppelt sind. Der Mitarbeitende sieht übersichtlich seine To-Dos in der App, und mit Coredinate wird die Abarbeitung lückenlos überwacht.

Weitere Vorteile ergeben sich durch den Wegfall von doppelten Aufgaben. Es muss nur noch in einem System Benutzerpflege betrieben werden, statt in zwei, einem Wächterkontrollsystem und einem Dienstplaner-Tool. Für die Mitarbeitenden gibt es nur noch eine zentrale Arbeitsplattform mit benutzerfreundlicher Oberfläche.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen haben sich in den letzten Jahren unübersehbar verschärft. Sei es das Mindestlohngesetz oder die jüngsten Urteile des EuGH, der Kurs ist klar: schärfere Dokumentationspflichten beim Thema Arbeitszeit. Die lange Zeit gelebte „Vertrauensarbeitszeit“ genügt immer seltener. Verbunden sind die neuen Pflichten mit einem nicht unerheblichen organisatorischen Aufwand, um eine Dokumentation überhaupt durchführen zu können.

Der Vorteil von Coredinate: Auf Wunsch wird die Arbeitszeit automatisch dokumentiert. Die neue Dienstplanfunktion überträgt abgeschlossene Schichten umgehend in die Arbeitszeitverwaltung – die Zeit des händischen Stundenzettel-Ausfüllens hat ein Ende.

Ziel des Dienstplans ist es, innovative Ideen zu integrieren, die die Arbeit für Dienstplaner und Mitarbeitende erleichtern. „Ein dynamischer Informationsfluss vermeidet Fehlplanungen und Missverständnisse“, weiß Geschäftsführer Michael Kulig. „Die komplette Integration des Mitarbeitenden steht an oberster Stelle.“ So werden beide Seiten – Dienstplaner wie Mitarbeitende – durchgängig über Änderungen informiert. Anstehende Schichten können übersichtlich in einer kostenlosen Lite-Version der App eingesehen werden.

Kann der Mitarbeitende eine Schicht nicht antreten, hat er optional die Möglichkeit, diese mit Kollegen zu tauschen. Ist keine Neubesetzung möglich, kann die Schicht auf der „Schichtbörse“ öffentlich angeboten werden. Interessant für Mini-Jobber und Teilzeitkräfte: Die Eingabe von Verfügbarkeiten dreht den Planungsprozess um und zeigt dem Dienstplanenden gleich zu Beginn, wann der Mitarbeitende zur Verfügung steht.

Ebenso innovativ gestaltet ist die Planungsoberfläche des Dienstplans: Sie trennt auf einer geteilten Ansicht Schichten und Mitarbeiter auf und sorgt damit für optimale Übersichtlichkeit. Eine automatische Sortierung der verfügbaren Mitarbeitenden unterstützt dabei, Schichten gerecht zu verteilen.

Eine Dienstplanung kann in der Praxis nicht alleine existieren, sie ist vielmehr auf den laufenden Austausch mit benachbarten Systemen wie zum Beispiel Lohnabrechnung und Faktura angewiesen. Auch hier hat Coredinate eine praktische Lösung parat: Geleistete Stunden werden bequem in verschiedene Formate exportiert und sind so Grundlage für die Abrechnung von Kunden und Mitarbeitenden.

Ein Export in eine separate Personalverwaltung ist hinfällig. Auch Qualifikationen können verwaltet und den Mitarbeitenden zugeordnet werden. Diese Qualifikationsverwaltung trägt dazu bei, die richtige Arbeitskraft einzusetzen, indem bei jeder Schicht Mindestqualifikationen hinterlegt werden, die das System bei der Planung abgleicht. Reicht die Qualifikation des Mitarbeiters für die Schicht nicht aus, erfolgt umgehend ein Hinweis.