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DSGVO für Dokumente

Drei Tipps für die Auswahl eines Tresors

Zur Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gehört für viele Unternehmen auch die Anschaffung eines Tresors, in dem Papierdokumente und elektronische Datenträger, die personenbezogene Daten enthalten, sicher und gesetzeskonform aufbewahrt werden können. Aber Tresor ist nicht gleich Tresor.

Artikel 5 der DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der Daten gewährleistet. Dazu gehört auch der Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.

Zudem müssen personenbezogene Daten so abgelegt werden, dass sie jederzeit wiedergefunden werden können, sollten sie zum Beispiel für die Erfüllung der Auskunftspflicht benötigt werden. Für Dokumente in Papierform eignen sich Tresore für die sichere und gesetzeskonforme Aufbewahrung. Josef Preiner, Prokurist bei Rottner Tresor und langjährig erfahrener Sicherheitsexperte, informiert darüber, welche Kriterien beim Kauf eines Tresors unbedingt beachtet werden sollten:

1. Sicherheitsstufe

Tresore und Schlösser sollten von renommierten europäischen Prüfstellen zertifiziert sein. Die Sicherheitsplakette auf der Türinnenseite informiert darüber, über welche Sicherheitsstufe der Tresor verfügt. Informieren Sie sich vorab, welche Sicherheitsstufen von Ihrer Versicherung akzeptiert werden, damit Sie Ihre wichtigen Dokumente sachgemäß versichern können, wenn Sie das möchten. Notwendig ist eine Versicherung vor allem dann, wenn zusätzlich zu den Dokumenten auch Wertgegenstände aufbewahrt werden.

2. Feuerschutz

Beim Kauf eines Tresors sollten Sie jedenfalls auch dessen Feuerfestigkeit beachten. Der gewählte Tresor sollte die enthaltenen Unterlagen nicht nur vor Hitze, sondern auch vor Feuchtigkeit schützen. Überlegen Sie, wie lange der Tresor einem Feuer standhalten sollte. Reichen 30 Minuten oder sollten Ihre Dokumente im Brandfall bis zu 120 Minuten geschützt bleiben? Achten Sie auch bei diesen Tresoren auf die Sicherheitsstufe und die damit einhergehende Versicherbarkeit.

3. Vertrauen Sie Experten

Lassen Sie sich nur von erfahrenen Experten im Sicherheitsbereich beraten und kaufen Sie nur bei seriösen Anbietern Ihres Vertrauens. Informieren Sie sich, welcher Tresor Ihre Anforderungen an Einbruch- und Feuerschutz am besten erfüllt, welche Schlossart (Elektronikschloss, Doppelbartschloss, mechanisches Zahlenschloss) am geeignetsten ist und mit welcher Lösung Sie die Anforderungen der DSGVO umsetzen können.

Sicherheitszertifizierte Tresore sind eine praktische Lösung, um wichtige Dokumente sicher und gesetzeskonform aufzubewahren. Als Käufer sollte man sich nur an Anbieter wenden, die alle Vorschriften und Regeln einhalten, sich regelmäßigen Überprüfungen unterziehen und nicht zuletzt Beratung durch erfahrene und kontinuierlich geschulte Experten bieten.

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