DSGVO-konforme Datenvernichtung für Autohändler

Um sicherzustellen, dass die Richtlinien der DSGVO eingehalten werden, hat die Vospers Gruppe, die zu den 50 größten Autohändlern Großbritanniens gehört, beschlossen, die bisherigen Prozesse der Altpapierentsorgung zu überarbeiten und auf eine DSGVO-konforme Datenvernichtung vor Ort zu setzen. Nach einer sechswöchigen Teststellung des Aktenvernichters HSM Securio B32 entschied sich Vospers dazu, ab sofort alle vertraulichen und nicht vertraulichen Daten direkt am Arbeitsplatz zu vernichten. Inzwischen wurden alle Standorte mit den Schreddern ausgestattet – insgesamt sind 35 Geräte im Einsatz.

Das Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) am 25. Mai 2018, bedeutete für Vospers, dass sie sich damit auseinandersetzen mussten, wie sie zukünftig vertrauliche Kundendaten, wie beispielsweise Konto- und Kontaktdaten, speichern und verarbeiten werden. Bislang standen dafür offen zugängliche Papierkörbe zur Verfügung – einer für vertrauliche Dokumente und einer für nicht vertrauliche Unterlagen. Sobald die Papierkörbe voll waren, wurden sie in einem sicheren Bereich gelagert und einmal jährlich entsorgt.

Das Hauptproblem bei dieser Vorgehensweise bestand darin, dass der „vertrauliche“ Müll, gemeinsam mit den allgemeinen Unterlagen, im normalen Abfall gelandet ist. Dieser Prozess war so nicht DSGVO-konform und hätte sich zu einer enormen Sicherheitsbedrohung für das Unternehmen entwickeln können. Deshalb bestand hier Handlungsbedarf, und der Prozess musste dahingehend geändert werden, dass vertrauliche, sensible Informationen nach den neuen Vorschriften der DSGVO entsorgt werden – zum Schutz der persönlichen Daten ihrer Kunden. Vospers zog die Beauftragung eines auf die Entsorgung von vertraulichem Müll spezialisierten Unternehmens in Betracht, das Mülleimer in Form von Briefkästen zur Verfügung stellt und diese regelmäßig abholt und entsorgt. Dieser Ansatz hatte jedoch zwei Einschränkungen. Zum einen die hohen Kosten und zum anderen würden die vertraulichen Unterlagen schlussendlich immer noch im normalen Müll landen.

Vospers beschloss, den Aktenvernichter HSM Securio B32 zu testen. Dazu suchten sie sich eines ihrer belebtesten Büros aus und wiesen alle Mitarbeiter an, dass alle Unterlagen mit dem Schredder vernichtet werden müssen – einzige Ausnahme: Umschläge und Flyer, die in einem normalen Papierkorb entsorgt werden dürfen. Die Teststellung dauerte sechs Wochen und verlief, bis auf wenige Anfangsschwierigkeiten, problemlos. Aufgrund des positiv verlaufenen Tests entschieden die Verantwortlichen von Vospers, alle anderen Filialen ebenfalls entsprechend auszustatten. Beeindruckende Kosteneinsparungen waren die Folge. Das Angebot des externen Schredder-Dienstleisters – für den Zeitraum von lediglich zwölf Monaten – war wesentlich höher als die in Betrieb genommenen 35 Aktenvernichter. Durch die Inhouse-Vernichtung spart Vospers 80 Prozent im Vergleich zu einem externen Dienstleister. Darüber hinaus wird ein um einiges höheres Maß an Sicherheit gewährleistet und das Risiko von Missbrauch oder Verlust von Kundendaten auf ein Minimum reduziert.

Inzwischen sind in allen Filialen insgesamt 35 Aktenvernichter des Modells HSM Securio B32 im Einsatz, fünf zusätzliche Geräte für weitere Standorte sind in der Planung. Da die Schredder schnell und einfach in der Handhabung sind, können sich die Verantwortlichen von Vospers entspannt zurücklehnen, wohl wissend, dass die Kundendaten sicher, zuverlässig und DSGVO-konform behandelt werden.

Die Aktenvernichter befinden sich alle direkt an den Arbeitsplätzen, die Mitarbeiter können die Dokumente direkt und bequem vernichten.Der große Auffangbehälter des Aktenvernichter HSM Securio B32 hat ein Volumen von 82 Litern – genügend Platz für mehr als 1000 DIN A4-Blätter. Es wurde eine „Saubere-Schreibtisch“-Philosophie eingeführt. Dadurch senkte sich das Risiko von Datenmissbrauch auf ein Minimum. Denn, durch die Inhouse-Vernichtung mit eigenen Aktenvernichtern werden die Dokumente direkt und sicher dort vernichtet, wo sie anfallen. Bei der internen Vernichtung lassen sich über einen Zeitraum von fünf Jahren, im Vergleich zur externen Vernichtung durch ein Dienstleistungsunternehmen, bis zu 80 Prozent Kosten einsparen.

„Durch den Einsatz der HSM-Aktenvernichter sind unsere Daten jetzt viel sicherer. Des Weiteren konnten wir den Umgang mit vertraulichen, nicht mehr benötigten Papieren, auf ein Minimum reduzieren und weitere Aufbewahrungsflächen gewinnen“, erklärt Simon Clargo, Betriebsleiter im Vospers Autohaus.

Vospers wurde bereits 1946 gegründet und fungiert auch heute noch als Familienunternehmen. 2011 übernahm Nick Vosper den Posten des Geschäftsführers von seinem Vater Peter, der seitdem als Vorsitzender agiert. Der Jahresumsatz beträgt knapp 250 Millionen Britische Pfund (281 Millionen Euro). Die Gruppe besteht aus elf Filialen im Bereich Devon und Cornwall und ist Franchisenehmer für die Marken Ford, Peugeot, Renault, Dacia, Nissan, Mazda, Seat, Fiat, Alfa Romeo, Abarth und Jeep.