Gegen die Gefahr von innen

Heutzutage unvorstellbar: Die gute, alte Zeit, in der manch einer den Staubsaugervertreter sorglos zur Tür hereinbat. Oder man nur wenige Minuten beim Sicherheitscheck am Flughafen verbrachte und nicht auf explosives Material, Waffen oder Drogen kontrolliert wurde. Aufwand und Mitteleinsatz für die verschärften Sicherheitsvorkehrungen in Politik, Wirtschaft und Gesellschaft sind immens; das Bewusstsein für Angriffe von außen hoch.

Und trotz der gesteigerten Sensibilität fühlen sich viele Unternehmen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter genötigt zu handeln wie früher bei dem Besuch des Staubsaugervertreters. Gute Fach- und Führungskräfte sind rar und schnell von der Konkurrenz abgeworben. Zügig wird also der Top-Kandidat nach Kenntnis des Lebenslaufs und ein bis zwei Gesprächen eingestellt – ohne Abschlüsse und Know-how objektiv überprüft zu haben. Dieses Vorgehen birgt ein erhebliches Risiko, Opfer von Betrug und Manipulation zu werden.

Zu einem ganzheitlichen Sicherheitsmanagement gehört auch eine Überprüfung der Angaben im Lebenslauf künftiger Mitarbeiter. Das ist entsprechend dem Europäischen Datenschutz möglich, indem man Pre-Employment Screening in den Recruiting- Prozess integriert. Denn ist eine Person erst einmal im Unternehmen angestellt, ist eine Verifizierung der Lebenslaufangaben nicht mehr ohne weiteres möglich.

Betrug und kriminelles Verhalten, durch die eigenen Mitarbeiter verursacht, kommen Unternehmen immer wieder teuer zu stehen. Die US-amerikanische Global Fraud Studie (2016) zeigte beispielsweise, dass Unternehmen durch kriminelle Mitarbeiter vier Prozent ihres Umsatzes pro Jahr verschmerzen müssen, und knapp die Hälfte der Firmen ahndet die Vergehen nicht - aus Angst vor Reputationsverlust. Dabei können solche Schäden verhindert werden …

Im internationalen Wettbewerb um attraktive Jobs ist der Druck hoch, sich möglichst positiv zu verkaufen. Begünstigt durch digitalisierte Bewerbungsverfahren und Grafikprogramme sind kosmetische Anpassungen im Lebenslauf häufig gängige Praxis. Die gute Nachricht: Immerhin rund 72 Prozent von 5.000 Lebenslaufangaben der Bewerber sind korrekt.

Leider stimmen aber auch gut 28 Prozent nicht mit der Realität überein. Diese Falschangaben sind zum einen auf minimale Abweichungen in den Beschäftigungszeiten oder leicht veränderte Stellenbezeichnungen zurückzuführen. Andererseits reichen sie auch von Lückenfüllern wie der Pflege Angehöriger oder falschen Beschäftigungszeiten über die Angabe von Abschlüssen, die nie gemacht wurden, bis hin zum Verschweigen kriminellen Verhaltens.

Ein spektakuläres Beispiel beim Flughafen BER in Berlin war der technische Zeichner, welcher sich als Ingenieur ausgegeben hatte. Unter seiner Leitung war eine – nicht funktionierende – Entrauchungsanlage geplant worden. Es kam zu Schäden in Milliardenhöhe, und die Infrastruktur ist bis heute nicht nutzbar.

Ein Chemieunternehmen hatte auf Leihbasis einen Sicherheitsingenieur eingestellt. Er sollte in ein festes Angestelltenverhält- nis überführt werden. Bei der Überprüfung der Angaben seines Lebenslaufs kam heraus, dass seine Universität gar nicht existierte.

Wäre es nun zu einem chemischen Unfall oder einer Explosion in diesem Unternehmen gekommen, hätte die Versicherung bei Überprüfung des Falls den vorgeblichen Sicherheitsingenieur mit gefälschten Abschlüssen identifiziert. Somit wären die Aussichten auf Erstattung wohl mehr als gering. Nicht nur eventuelle Verletzte, auch ein hoher finanzieller Schaden wäre die Bilanz, vom Reputationsverlust des Unternehmens mal abgesehen.

Zunächst kann die Personalabteilung die Plausibilität des Lebenslaufs überprüfen. Allerdings verfügen die Personaler meist nicht über genügend Zeit und internationale Kontakte, um die Richtigkeit von Abschlüssen abfragen zu können. Oder die Auskunft kostet Geld und ist über die Einkaufsprozesse nicht abbildbar.

Zudem sollte der Umgang mit personenbezogenen Daten klar auf den Zweck und die zuständigen Verantwortlichen begrenzt sein. Eine zweite Möglichkeit sind behördliche Prüfungen zum Beispiel im Rahmen des Landesüberprüfungssicherheitsgesetzes oder der Sicherheitsüberprüfungsfestellungsverordnung.

Hier bilden meist Selbstauskünfte die Basis, und die Einholung muss mit Schutzbedarf begründet werden. Eine begrenzte Unterstützung ist möglich – lange Bearbeitungszeiten sind oft der Fall. Insbesondere Personenüberprüfungen im Ausland laufen schlichtweg ins Leere. Globale Checklisten sind in den USA und Großbritannien gängig.

Expertentreff auf der Protekt

Bei der diesjährigen Messe Protekt referierte Eckhard Neumannzum Thema Vorbeugung von Fehleinstellungen.

Herr Neumann, ist die Notwendigkeit der Prüfung von Bewerbungsunterlagen neuer Mitarbeiter in den Unternehmen angekommen?

Ich habe den Eindruck, dass wir hier einen viel größeren Schwerpunkt legen müssen. Nur wenige prüfen vor der Einstellung. Nicht nur die Gebäude-, IT- oder physische Sicherheit, sondern ein ausgewogenes Verhältnis aller Sicherheitsmaßnahmen ist gefragt. Dabei ist die Dimension Mitarbeiter integraler Bestandteil. Denn ist jemand erst einmal eingestellt, können solche Checks oft nicht ohne Zustimmung des Betriebsrates durchgeführt werden.

Insofern sind die Anbieter vorrangig US-Datenbanken, in denen über 1.400 Listen innerhalb von 24 Stunden synchronisiert und aktualisiert werden. Es erfolgt ein Check gegen Negativlisten mit dem Ziel der Vermeidung von Geldwäsche und Terrorfinanzierung. Das Problem sind eine eindeutige Zuordnung der Treffer und aufwendige Nachrecherchen im Fall von Namensverwechslungen.

Außerdem hinterlässt man Logfiles an unbekannten Orten, anhand deren Dritte die Motivation der Recherche des eigenen Unternehmens zurückverfolgen und für eigene Zwecke sogar missbrauchen könnten.

Die vierte und zunehmend präferierte Idee ist die des Pre-Employment Screenings. Hierbei wird im Sinne des Bewerbers geprüft. Sicherheits- und Haftungsrisiken wirkt man entgegen, indem eine zusammenfassende Überprüfung und Analyse aller verfügbaren Bewerberdaten ganz handverlesen stattfindet.

Karin Giangrande, Leiterin Pre-Employment Screening bei Signum Consulting