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Background Checks

Gesundes Misstrauen

In Zeiten zunehmender Unsicherheit stellt sich die Frage, ob es den Grundsätzen der Unternehmensethik und offen gelebter Vertrauenskultur widerspricht, neuen Mitarbeitern gegenüber misstrauisch zu sein. Grundsätzlich kann es sinnvoll und vor allem rechtens sein, Bewerber im Vorfeld einer Einstellung zu überprüfen.

Am 04.01.2015 ging eine Meldung durch die deutsche Medienlandschaft, die Gewerkschaften, Arbeitnehmer-verbände und Datenschützer landesweit empört aufschreien lies. Die Daimler AG hat vor ihre ungefähr 280.000 Mitarbeiter anhand von Name, Geburtsdatum, Adresse und Herkunftsland durch Abfragen bei US- und EU-Terrordaten-banken überprüfen zu lassen. Das Ganze nicht einmalig vor der Einstellung eines neuen Mitarbeiters, sondern turnusmäßig alle drei Monate, für alle Mitarbeiter - abgesegnet durch eine Betriebsvereinbarung.

Schaden abwenden

In Anbetracht der negativen Entwicklung der globalen, europäischen und deutschen Sicherheitslage, müssen sich Unternehmen und deren Personalverantwortliche die grundlegende Frage stellen, ob im Zuge von Einstellungsverfahren und fortlaufenden Angestelltenverhältnissen alles getan wird, um Schaden von den Mitarbeitern, den Unternehmenswerten und der Unternehmensreputation abzuwenden. Dies gilt nicht nur für die Abwehr der Terrorgefahr, sondern auch vor dem Hintergrund von Spionage, Betrug und anderer wirtschaftskrimineller Handlungen.

Was ist also zu tun? Diese grundlegenden Fragen sind zu beantworten:
- Wie sieht der Überprüfungsprozess heute aus? Was kann optimiert werden?
- Ist die Vorlage eines polizeilichen Führungszeugnisses ausreichend, um zu sehen, ob der Kandidat wirklich „sauber“ ist?
- Entspricht der berufliche Werdegang der Wahrheit?
- Entsprechen die vorgelegten Schul- und Arbeitszeugnisse sowie die Abschlüsse den Tatsachen?
- Können ehemalige Kollegen die Richtigkeit der Angaben bestätigen?

Rechtliche Grundlagen

Die für Unternehmen in Deutschland relevanten Rechtsgrundlagen hinsichtlich Compliance sind insbesondere § 130 OWiG und § 91, Abs. 2 AktG. Diese behandeln zwar nicht gezielt das Thema der Personalauswahl, sind aber dennoch im Gesamtkontext entscheidend.

§ 130 OWiG ist im Zusammenhang mit der Auswahl von Personal insofern relevant, als er den Aspekt der Aufsichtspflicht und der Aufsichtspflichtverletzung berührt. Gemäß Karlsruher Kommentar sieht der Tatbestand der Aufsichtspflichtverletzung „den Menschen unter den Bedingungen der arbeitsteiligen Wirtschaft als Risikofaktor an“. Er verpflichtet „den Geschäftsherrn, den spezifischen personellen Gefahren entgegenzuwirken, die sich aus der Beschäftigung von Arbeitnehmern ergeben“. Die Aufsichtspflicht beginne bereits „mit der sorgfältigen Auswahl des Personals bei der Einstellung“. Dabei gilt es, die Anforderungen hinsichtlich der Sorgfalt entsprechend des Gefährdungspotenzials der künftigen Stellung im Unternehmen zu berücksichtigen.

§ 91, Abs. 2 AktG gibt den Vorständen von Aktiengesellschaften ausdrücklich zur Einrichtung eines Systems zur Risikofrüherkennung vor. Damit sollen Risiken für das Gesamtunternehmen frühzeitig identifiziert, analysiert und bewertet werden, um geeignete Gegenmaßnahmen einleiten zu können, um Schäden abzuwenden.

Aus der Sorgfaltspflicht in § 347, Abs.1 HGB i.V.m. § 289, Abs.1 HGB ergeht die Verpflichtung zur präventiven Risikoabwehr für die GmbH und deren Gesellschafter. Kommt es trotz vorheriger Überprüfung des Personals zu einem Schadenfall, kann es nach § 831, Abs.1, Satz 2 BGB zu einer Haftungserleichterung des Unternehmens führen, „wenn der Geschäftsherr bei der Auswahl der bestellten Person … bei der Beschaffung oder der Leitung die im Verkehr erforderliche Sorgfalt beachtet“.

Praktische Durchführung

Unternehmen können sich hier zahlreicher Informationsquellen bedienen. Dabei haben sie die jeweils geltenden Rechtsvorschriften zu beachten. Grundsätzlich sind nur die für die ausgeschriebene Stelle relevanten Angaben des Bewerbers zu verifizieren.

Zeugnisse und Referenzen: Mittels der Überprüfung von Zeugnissen lassen sich schnell Inkonsistenzen und Unwahrheiten im Lebenslauf aufdecken. Dabei werden die vom Bewerber gemachten Angaben zu Aus- und Fortbildung sowie Dauer und Inhalt vorheriger Beschäftigungsverhältnisse geprüft. Dazu wird Kontakt mit Universitäten, Bildungseinrichtungen und früheren Arbeitgebern weltweit aufgenommen.

Amtliche Auskünfte: Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, sich im Rahmen des Fragerechts vom Bewerber amtliche Auskünfte vorlegen zu lassen. Der Grundsatz der Direkterhebung gebietet dabei, dass der Bewerber die Auskunft entweder freiwillig vorlegt oder der Arbeitgeber sein berechtigtes Interesse an der Information nachweist. Zu den amtlichen Auskünften zählen das polizeiliche Führungszeugnis, die Schufa-Auskunft und das Gewerbezentralregister.

Polizeiliches Führungszeugnis: Das Führungszeugnis gibt Auskunft über die Vorstrafen eines Bewerbers. Die Aussagekraft ist aber insofern begrenzt, als dass dort nur Straftaten aufgenommen sind, die tatsächlich entdeckt und im Rahmen eines regulären Gerichtsverfahrens mit mindestens einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten geahndet wurden. Delikte, die im Rahmen interner Ermittlungen zu Tage kommen, werden häufig nicht offiziell gemeldet, um Schäden für Reputation und Image des Unternehmens zu vermeiden. Zu beachten ist ebenfalls die Löschungspflicht gemäß §§ 32II, 33f. BZRG (Bundeszentralregistergesetz). Diese beträgt zwischen drei und zehn Jahren. Ein Führungszeugnis hat daher nur begrenzte Aussagekraft, da es unter Umständen ein unvollständiges Bild des Bewerbers zeichnet.

Open Source Intelligence: Sehr gute Ergebnisse kann die Recherche in öffentlich zugänglichen Quellen bringen. Dazu zählen neben den Erzeugnissen der Medien - Zeitungen, Zeitschriften, Radio, TV, gedruckt wie digital - auch kommerzielle Datenbanken. Die systematische Sammlung und Aufbereitung „offener“, also frei und legal zugänglicher Informationen, bezeichnet man als „Open Source Intelligence“ (Osint).

Wie für alle Recherchen im Rahmen eines Background Checks gilt auch für Internet-Recherchen, dass diese hinsichtlich Umfang und Nutzbarkeit durch die Rechte der Bewerber begrenzt sind. Grundsätzlich dürfen im Internet nur Daten erhoben werden, die öffentlich zugänglich sind - und der Erhebung keine schutzwürdigen Interessen des Bewerbers oder Arbeitnehmers entgegenstehen. In vielen Fällen ist die Rechtslage aber nicht eindeutig. Umstritten ist dabei vor allem die Frage, wann Daten als öffentlich zugänglich gelten. Gemäß aktueller Rechtslage dürfen Unternehmen im Rahmen von Background Checks uneingeschränkt auf allgemein zugängliche Suchmaschinen wie Google, Bing, Yahoo oder auf die Personensuche spezialisierte Metasuchmaschinen wie Yasni zurückgreifen.

Einer Recherche in privat genutzten Netzwerken dürfte in den meisten Fällen das Schutzinteresse der Betroffenen entgegenstehen. Informationen, die hier einem beschränkten Nutzerkreis zugänglich gemacht wurden, gelten als nicht-öffentlich.

Die Erhebung privater Äußerungen in sozialen Netzwerken ist unzulässig, sobald die Privatsphäre und die Meinungsfreiheit des Bewerbers betroffen sind. Darüber hinaus findet sich in den AGB einiger sozialer Netzwerke ein ausdrückliches Verbot, die dort gespeicherten Informationen für die Personal-Datenerhebung durch Arbeitgeber zu nutzen. Grundsätzlich strikt verboten ist die Erschleichung von Informationen unter Annahme einer Tarnidentität.

Einsatz Externer sinnvoll

Es ist grundsätzlich sinnvoll und vor allem rechtens Bewerber im Vorfeld einer Einstellung zu überprüfen. Diese Überprüfung muss sich an die juristischen Rahmenbedingungen halten und ist gegebenenfalls auf Personen mit einem erhöhten Sicherheitsrisiko (Finanzabteilung, GF, F&E, etc.) zu begrenzen. Aus Effizienz- und Effektivitätsgründen sind Background Checks von externen Dienstleistern durchzuführen, die sich an den vorab festgelegten Prozessen im Unternehmen orientieren. Ein schriftlicher Report mit den Ergebnissen der Überprüfung ist dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen. Der Bewerber muss zudem um eine Einwilligung für diese Recherche gebeten werden.

Oliver Schneider, Geschäftsführer der Riskworkers GmbH

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Übergriffe von Wachleuten

Ein Haftungsrisiko?

Private Sicherheitsdienstleister können je nach Aufgabenstellung rechtlich in ein brenzliges Spannungsfeld geraten, wie die jüngsten Vorfälle der Bewachung von Asylbewerberheimen zeigen. Es stellt sich daher die Frage, welche Haftungsrisiken für private Sicherheitsdienstleister bei Übergriffen durch ihre Mitarbeiter bestehen.

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Präventionsmethoden bei der Personalauswahl

Gegen die Gefahr von innen

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