Königsdisziplin

Sogar in den Lageplänen hüpfen die Meldersymbole zwischen den Grundrisslinien in bunten Farben - aber was soll denn nun eigentlich passieren? Was soll der Bediener tun? Vermutlich wurde nicht rechtzeitig daran gedacht, auch die Abläufe für den Alarmfall zu definieren und im System entsprechend zu berücksichtigen. Ob dies nun als Workflow, Alarmplan, Maßnahmenkatalog oder - je nach System - ganz anders bezeichnet wird, ändert nichts an der Tatsache, dass es sich um ein zentrales Thema der Konzeption eines Sicherheitsmanagements handelt.

Ein Sicherheitsmanagement-System wird deshalb eingesetzt, weil die Komplexität der Bedienung der Vielzahl einzelner Systeme mit unterschiedlichen Bedienkonzepten vereinfacht und somit vereinfacht werden soll. Das funktioniert aber nur, wenn die eigentlichen Abläufe sozusagen im „Trockendurchlauf“ schon einmal durchdacht und definiert wurden.

Die Elemente des Workflows sind dabei sehr vielfältig und beginnen bereits mit der Vorfilterung der Meldungen der Subsysteme. Denn schon hier ist es wichtig, die Anzahl der einlaufenden Signale so hoch wie nötig, aber so niedrig wie möglich zu halten. Über die Schnittstellen der Subsysteme können theoretisch mehrere hundert Meldungen pro Sekunde kommen. Darunter sind viele Informationen, die den Nutzer des Managementsystems keineswegs interessieren - die im Gegenteil die Übersicht und die korrekte Anzeige von „echten“ Meldungen einschränken.

Gleichzeitig kann es aber sehr wohl wichtig sein, ab einer gewissen Schwelle oder Anzahl bestimmter Meldungen, eine Warnung oder einen Alarm zu erzeugen. Hier zeigt sich die erste, wenn auch nicht so offensichtliche Fähigkeit eines professionellen und herstellerneutralen Managementsystems: einerseits das Wissen um die Eigenheiten der jeweiligen Systeme, also speziell der Umgang mit auf den ersten Blick irrelevanten Meldungen aus einer Vielzahl verschiedener Systeme. Andererseits die Möglichkeit, in Ablaufplänen Reaktionen zu definieren, die Zähl- und Grenzwerte berücksichtigen. Eine weitere bereits in dieser Phase wichtige Eigenschaft ist die Komplexität der Einrichtung solcher Entscheidungsregeln und die Möglichkeit, sie später nachzuvollziehen und gegebenenfalls anzupassen.

Bei vielen Systemen werden Filterregeln an unterschiedlichen Stellen gesetzt. Dies kann dazu führen, dass die Stelle, an der bestimmte Weiterleitungen frühzeitig verhindert werden, später nicht mehr nachvollziehbar ist. Manchmal widersprechen sich die Filterregeln sogar. Die Folge: Meldungen verschwinden für immer im Nirwana. Im schlimmsten Fall wird das erst bemerkt, wenn die Brandmeldeanlage auslöst, aber das Managementsystem „alles OK“ meldet.

Nach der Vorfilterung müssen weitere Workflow-Entscheidungen getroffen werden: Welches Meldersymbol muss in welchen Plänen oder Übersichten angezeigt werden, welche weiteren grafischen Elemente sollen an welchen Bedienplätzen oder mobilen Geräten den Bedienern zur Anzeige gebracht werden? Die einzelne Meldung muss zunächst noch einige weitere interne Prüfungen und Abläufe durchlaufen, die zu Protokollierungen, Einsortierungen und Aufbereitung führen. Bis hierher ist noch kein Alarm in einer Liste, die zu einer Bearbeitung konkreter Maßnahmen durch das System oder einen Bediener geführt hätte. Im Normalfall sollte diese Prozedur der Aufbereitung der Meldung nicht länger als einige Zehntelsekunden dauern. In der Praxis stößt man jedoch immer wieder auf Systeme, die dafür wesentlich länger benötigen, was bei der möglichen Fülle von Meldungen zu echten Problemen führen kann.

Schließlich ist die Meldung endlich soweit „gereift“, dass konkrete Maßnahmen ergriffen werden können. Hier kommen meistens zunächst die Schalthandlungen und Rücksteuerungen zu anderen Systemen zum Tragen. Anschließend kann die Meldung auf der Bedienoberfläche erscheinen. Beim Anklicken durch einen Bediener starten erneut interne Vorgänge, da Abhängigkeiten zum Beispiel zu den Bedienerrechten und zum Zeitpunkt des Anklickens bestehen können.

Auch wenn einzelne Systeme eine etwas unterschiedliche Ablaufphilosophie besitzen, so bleibt die Vielfalt der zu berücksichtigenden Faktoren für den Alarmablauf doch immer groß. Entscheidend ist hier die Betrachtung der Gesamtheit der Informationen, die sich aus dem individuellen Betriebsablauf des Nutzers ergeben sowie die Fähigkeit des Systems, diese so gut wie möglich abzubilden.

Das Managementsystem sollte einerseits mit einem übersichtlichen, zentralen Konfigurationsinterface die Einrichtung und Nachvollziehbarkeit der Abläufe unterstützen, andererseits auch mit sinnvollen Grundeinstellungen und Templates dafür sorgen, dass viele Mechanismen zunächst vordefiniert sind und dann angepasst werden können. Manche Systeme sind an dieser Stelle zwar außerordentlich flexibel, was jedoch dazu führt, dass man quasi das gesamte System in einer Programmiersprache neu erstellen muss, um überhaupt eine Grundfunktionalität, wie „zeige den Melder im Alarmfall auf einer CAD-Zeichnung an“, zu erreichen.

Zum Workflow gehört überdies noch die gesamte Protokollierung der Abläufe, der Bearbeitung und der Ergebnisse inklusive des Abschlusses. Innerhalb der Protokollierung ist die vollständige Ablage zugehöriger Dokumente, Videosequenzen, Tonaufzeichnungen und sonstiger Anlagen zu berücksichtigen. Und das möglichst beweissicher, also ohne dass später Veränderungen an den Einträgen vorgenommen werden können. Eine definierte Nachbearbeitung durch Ergänzung mit Kommentaren oder weiteren Dokumenten sollte jedoch wiederum ermöglicht werden, um auch länger währende Vorgänge vollständig zu dokumentieren.

Schließlich können auch kaufmännische Vorgänge, wie zum Beispiel eine Rechnung schreiben, noch im Rahmen des Workflow notwendig sein, denn immer mehr Leitstellen sind als „Pofit-Center“ in der Pflicht, ihre Leistungen aufwandsgerecht an externe oder interne Nutzer und Kunden weiter zu berechnen. Ein definiertes Rechtekonzept ist für den Workflow eine wichtige Grundlage, damit zum Beispiel auch Anforderungen eines Betriebsrates oder der Beweispflicht gegenüber Behörden oder Kunden Rechnung getragen werden kann.

Die Organisation des Workflows endet nicht mit der Behandlung einzelner Meldungen. Richtig interessant wird es eigentlich erst, wenn es um die Gesamtbetrachtung der Abläufe in Extremsituationen, beispielsweise bei Auftreten mehrerer Meldungen hoher Priorität gleichzeitig geht. Hier ist die Königsdisziplin dann, sozusagen den „Workflow der Workflows“ intelligent über viele Arbeitsplätze und gleichzeitige Vorgänge hinweg zu organisieren.

Der Workflow umfasst darüber hinaus auch den gesamten Bereich der Stammdatenpflege. Aktualisierungen von Datenpunkten, der Aktionen selber und der Grafikdaten müssen in die Gesamtbetrachtung einbezogen werden. Systeme, die hier entsprechende Unterstützung bieten, können die Betriebskosten des Sicherheitsmanagement-Systems reduzieren helfen. So kann zum Beispiel die automatisierte Übernahme von CAD-Dateien aus einer zentralen CAD-Abteilung über einen eigenen Workflow so organisiert werden, dass geänderte Zeichnungen in einer definierten Freigabe- und Importprozedur in das System übernommen werden, um immer „up to date“ zu sein.

Updates der Systemsoftware selbst sowie ein Ablaufkonzept für eventuelle Störungen sollten für das Gesamtkonzept mit der gleichen Sorgfalt und Intensität geplant werden, wie die Abläufe bei Meldungen.

Winguard, das Sicherheitsmanagement-System von Advancis, unterstützt den gesamten Workflow-Prozess mit sinnvollen Templates und Vorlagen, vielen integrierten und vordefinierten Funktionen, einem zentralen Konfigurationsinterface und umfassender Protokollierung. Jedem Datenpunkt können individuelle Darstellungen und Abläufe zugeordnet werden, die auch mit anderen Zustandsabfragen separater Datenpunkte kombinierbar sind. Das Rechtekonzept unterstützt die individuelle oder nutzergruppenbezogene Bearbeitung von Meldungen, auch hierarchisch über mehrere Arbeitsplätze hinweg.

Ebenso wichtig wie die Unterstützung durch das System ist die kompetente Beratung des Nutzers durch Planer, Systemintegrator und Hersteller des Systems, um die optimale Konfiguration des gesamten Workflows zu erreichen. Alle beteiligten Abteilungen und Bedenkenträger innerhalb der Organisation sind in die Vorplanung einzubeziehen, um nach der Inbetriebnahme dann auch feststellen zu können: Das System funktioniert wie erwartet, es erleichtert die Arbeit und schafft mehr Sicherheit.