Foto: Tony Hegewald/ Pixelio.de

DSGVO verändert den Vertrieb

Letzte Rettung Digitalisierung

Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die am 25. Mai in Kraft tritt, regelt die Dokumentation und Verarbeitung personenbezogener Daten in Unternehmen, um sie besser vor Missbrauch zu schützen. Jegliche Kontaktaufnahme mit Kunden oder die Weitergabe von Informationen an Dritte muss ab Einführung detailliert gelistet und begründet werden.

Im Falle von Nichteinhaltung drohen Unternehmen hohe Geldbußen. „Besonders für den Vertrieb, etwa in puncto Kaltakquise oder Leadmanagement, bedeutet die neue Verordnung eine Herausforderung“, so Matthias Stauch, Vorstand der Intervista AG. „Unternehmen sollten die Veränderungen jedoch nicht nur als Last sehen, sondern auch als Chance, Salesplattformen zu optimieren.“ Wer im Zuge der DSGVO den Vertrieb vollständig digitalisiert, sichert dank intelligenter Systeme die Einhaltung des Datenschutzes und profitiert von Prozessoptimierung sowie Flexibilität.

Rechtzeitig Vorkehrungen treffen

Unternehmen bleibt nur noch wenig Zeit, die geforderten Maßnahmen umzusetzen – sie stehen nun scheinbar vor einer Mammutaufgabe, denn viele Geschäftsbereiche sind betroffen. So unterliegen beispielsweise Bewerberunterlagen, Mitarbeiterprotokolle oder Kundendaten dem geänderten Datenschutz. Wo sollten Unternehmen also mit der Anpassung interner Abläufe anfangen und wie lassen sich die Forderungen der DSGVO nachhaltig umsetzen?

Bevor die IT-technische Durchführung oder die Analyse gespeicherter Daten beginnen, müssen Unternehmen klären, welche Informationen sie überhaupt erheben, nutzen und speichern. Vor allem Vertriebe kommunizieren auf unterschiedlichen Wegen mit Kunden, etwa in Form von Kaltakquise, Kontaktpflege oder Leadgenerierung beziehungsweise -qualifizierung. Hieraus resultieren täglich große Datenmengen, die verarbeitet werden müssen.

Kundendaten schlüssig dokumentieren

Sobald alle Kontakt-Kanäle erfasst sind, gilt es eine Plattform zu schaffen, um Kundendaten schlüssig zu dokumentieren und zukünftig für einen schnellen Überblick zu strukturieren. „Intelligente Lead- oder CRM-Systeme erleichtern die Berücksichtigung der DSGVO und auch darüber hinaus verspricht die Digitalisierung erhebliche Vorteile. Demnach profitieren Unternehmen von Rechtssicherheit, Automatisierung und Flexibilität sowie der damit einhergehenden Effizienzsteigerung“, erläutert Stauch. Um auf Dauer wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Betriebe den Trend der Digitalisierung für sich erkennen und nutzen. Einwilligung zur Datenverwendung

Doch welche Veränderungen stößt die neue Verordnung zum Datenschutz in Vertriebsprozessen an? Unternehmen müssen beispielsweise ein Verfahrensverzeichnis führen, das der Dokumentation jeglicher Kontaktaufnahme mit Kunden dient. Allerdings dürfen nur noch diejenigen Informationen gespeichert oder verarbeitet werden, die direkt für einen Vertrag oder für die Nutzung einer Leistung notwendig sind. Dennoch muss immer eine Einwilligung zur Verwendung der Daten vorliegen.

Datenlöschugn bei Vertragsende

Eine genaue Protokollierung des Gebrauchs ist außerdem notwendig. Hier bietet sich ein prozessgesteuertes System mit Historisierung wie beispielsweise die Lösung "LeadActive" an. Kunden haben zudem das Recht, ihr Einverständnis jederzeit zu widerrufen. Sensible Informationen zu behalten, sobald diese den effektiven Nutzen für Unternehmen verlieren, ist mit Einführung der DSGVO unzulässig – mit der Kündigung eines Vertrags verlangt der Datenschutz die vollständige Löschung der vorliegenden Dokumentation.

„Um den Anforderungen der DSGVO nachzukommen und zugleich von den Neuerungen im Vertrieb zu profitieren, empfiehlt es sich, Verkaufsprozesse zu digitalisieren und effektiv anzupassen“, so der Automatisierungsexperte der Intervista AG. Intelligente Softwareprogramme enthalten die Möglichkeit der zeitlich begrenzten Verwendung von Daten sowie das Whitelisting von Kontakten. Komplexe Funktionen zur Speicherung oder Verarbeitung von Informationen, wie die Dokumentation von Herkunftsnachweisen mit Quellen, der Gültigkeit von Informationen und der vorliegenden Verwendungserlaubnis sowie die Erfassung aller Kontaktwege, erleichtern ebenfalls die Arbeit. Der smarte Vertrieb löst somit den papiergebundenen Kundenkontakt und die Vertragsabwicklung ab. Auf diese Weise entfallen fehleranfällige Medienbrüche sowie aufwendige administrative Arbeiten – es steht mehr Zeit für vielversprechende Leads zur Verfügung.

Foto: Rainer Sturm/ Pixelio.de

DSGVO

Neue Datenschutz-Pflichten für Website-Betreiber

Die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) macht ab 25. Mai 2018 für Unternehmen in der EU vieles klarer. Kompliziert wird es allerdings, wenn es um Internetseiten geht. Denn die neue Verordnung berührt viele damit verbundene Themen – aber formuliert sie nicht explizit aus.

Foto: Office Depot

Europäische Datenschutz-Grundverordnung

Die DSGVO gilt auch für Daten in Papierform

Am 25. Mai 2018 tritt die Europäische Datenschutzgrundverordnung praktisch in Kraft. Viele Unternehmen konzentrieren sich bei der Umsetzung auf ihre digitalen Daten, vergessen jedoch, dass die DSGVO genauso für Daten und Akten in Papierform gilt. Doch wie gehen Unternehmen richtig mit ihren analogen Daten um?

Foto: Adobe Stock

Biometrie und DSGVO

Wenn der Finger teuer wird

Seit zwei Jahren gilt die DGSVO. Seit Mai wird sie vollzogen. Ein beachtlicher Teil der betroffenen Betriebe ist schlecht oder unzureichend vorbereitet. Es drohen drakonische Strafen.

Foto: Adobe Stock/bluedesign

Datenschutzverstöße bei der Videoüberwachung

Wer haftet?

Gerade vor dem Hintergrund der im Mai 2018 in Kraft tretenden EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) taucht bei dem Thema Videoüberwachung immer öfter die Frage auf, wer bei Datenschutzverstößen haftet.