Mammutaufgabe

Mit dem am 1. Januar 2004 in Kraft getretenen „Dritten Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt“ (Hartz III) folgten strukturelle Änderungen innerhalb der BA mit ihren über 100.000 Mitarbeitern. Das oberste Ziel war, die Behörde in eine effektiv arbeitende, moderne und zugleich zukunftsgewandte Agentur umzubauen.

In diesem Zuge folgte ein Vorstandsbeschluss im Jahr 2004, der den Weg hin zu einem professionellen Risikomanagement innerhalb der BA ebnete. Damit nimmt die Bundesagentur eine Vorreiterrolle im öffentlichen Sektor ein. Im Klartext: Hier standen die BA-Verantwortlichen vor einer Mammutaufgabe, um das Risikomanagement zu implementieren.

In Zahlen: Auf Bundesebene ist die Zentrale mit Vorständen sowie sieben Geschäftsbereiche einzubinden, obliegt ihnen doch die strategische Verantwortung innerhalb der BA. Hinzu kommen die operativen Einheiten, zu denen zehn Regionaldirektionen auf Landesebene zählen, und die lokale Ebene mit über 150 Agenturen für Arbeit und mehr als 300 Jobcentern.

Ursprünglich nur auf die Zentrale ausgerichte ist das Prozessdesign seit 2012 neu modelliert, die Regionaldirektionen seither unmittelbar und die Niederlassungen „beratend“ eingebunden.

Darüber hinaus erfüllt das Risikomanagement innerhalb der BA eine wichtige Aufgabe aufgrund der Dezentralisation der Behörde bis in die entlegensten Winkel Deutschlands und der Herausforderungen im täglichen Umgang mit den sozialen Sorgen der Betroffenen. Robert Winter, Leiter Controlling bei der Bundesagentur für Arbeit, verdeutlicht die Größenordnungen an einem Beispiel: „Die BA hat an einem Tag Zugänge in die Arbeitslosigkeit von über 14.000 Menschen, während am gleichen Tag mehr als 13.000 Abgänge verzeichnet werden.“

Oder steigende Leistungsansprüche aufgrund neuer Anträge an einem Tag, die sich schnell im zweistelligen Euro-Millionenbereich bewegen. „Das sind Zahlen, die in eine vorausschauende Planung und einen organisationsweiten Risikomanagementprozess einfließen müssen“, erklärt Winter. Und er ergänzt: „Weitere Änderungen aufgrund von Fördermaßnahmen sind darüber hinaus noch zu berücksichtigen und beeinflussen die zukünftigen Zu- und Abgänge.“

Nicht ohne Grund hat die Bundesagentur im Jahr 2008 das Risikomanagement um ein Finanzrisikomanagement erweitert – unter Anlehnung an die Mindestanforderungen an das Risikomanagement (Marisk) der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (Bafin).

Das Risikomanagement ist innerhalb der BA in einem kontinuierlichen Prozess verankert. Neben einer breiten Erfassung und Verdichtung potenzieller Risiken sind die BA-Risiken in einer Matrix hinterlegt (Stichwort: Risikoklassen). Der eigentliche Regelkreislauf des Risikomanagementprozesses sieht folgenden Verlauf vor: Risikoanalyse und -bewertung, Maßnahmenplanung und Risikosteuerung, Risikocontrolling und die abschließende Vorstandsinformation unter anderem unter Beachtung der definierten Top-Risiken.

Der Etablierung des Risikomanagementprozesses in die Gesamtstruktur der BA wurde vom Bundesrechnungshof in einer Prüfmitteilung Vorbildcharakter attestiert.

Prof. Dr. Rainer Kalwait, Vorstandsmitglied der Risk Management Association e.V. (RMA)