Mehr Planung, weniger Papier

Noch vor zehn Jahren sah die Veranstaltungs-planung und Personaldisposition bei einem großen Sicherheitsdienst-leister folgendermaßen aus: Obwohl bereits mit einem Office-Softwarepaket gearbeitet wurde, wurden die meisten Planungsprozesse noch „in Handarbeit“ umgesetzt. Der Dienstplan, die Veranstaltungsdaten und Materiallisten für den Einsatzleiter wurden genauso ausgedruckt wie die mit Word-Vorlagen erstellen Angebote und Rechnungen.

Händisch ausgefüllte Stundenzettel wurden abgeheftet. Mit einer proprietären Software wurden schließlich die Dienstausweise für eine Veranstaltung erstellt, ausgedruckt und – wieder per Hand – laminiert. Im Ergebnis stand ein enormer administrativer Aufwand, der sich bei jeder Veranstaltungsplanung wiederholte.

Die in Deutschland gängigsten Systeme zur computergestützten Personalinformation sind lokal installierten Software-Anwendungen in Kombination mit Kommunikation per Telefon und E-Mail. Am häufigsten kommen dabei neben einfachen Tabellenkalkulationsprogrammen spezielle Software-Anwendungen für die Mitarbeiterverwaltung, die Zeiterfassung und die Erstellung von Dienstplänen zum Einsatz.

Eine Menge an Dienstplänen werden in Deutschland immer noch per Rundmail oder gar per Post verschickt. Manche Unternehmen nutzen auch Komponenten von Kassen- oder Warenwirtschaftssystemen, deren Stärken jedoch in der Finanzwirtschaft, der Zeitwirtschaft oder im Rechnungswesen liegen, nicht aber in der Personaldisposition.

Lokal installierte Softwarelösungen sind durch ihre geschlossene Struktur sehr bedingt für die Planung von Aushilfen, Teilzeitkräften und Subunternehmern geeignet, da diese nur vor Ort in den Geschäftsräumlichkeiten Zugang zu den Systemen erhalten. Maßgeschneiderte Softwareprodukte, die die Organisationsprozesse aller Fachabteilungen abbilden, die an einer Veranstaltungs- oder Objektplanung mitwirken, stellen die Zukunft von Personalinformationssystemen für Sicherheitsdienstleister dar.

Technologisch bauen solche Branchenlösungen auf einen internetbasierten Ansatz, der es ermöglicht, dass sämtliche Personen, die an der Personalplanung beteiligt sind, über eine gemeinsame Plattform interaktiv miteinander arbeiten und kommunizieren. Online-Personalinformationssysteme werden über eine zentrale hochverfügbare Datenbank betrieben und können über jeden Computer mit Internetzugang und Webbrowser genutzt werden. Dadurch wird das System unabhängig von der Uhrzeit, vom Standort und vom Betriebssystem.

Erst dieser internetbasierte Ansatz macht das Konzept vom papierlosen Büro für Sicherheitsdienstleister wirklich praktikabel: Die für die Personaleinsatzplanung relevanten Daten und Dokumente werden im Onlinesystem eingegeben oder hochgeladen, bearbeitet und hinterlegt. Von Mitarbeiterakten über Arbeitszeitkonten bis hin zum aktuellen Dienstplan sowie Objektdaten, Kunden und Subunternehmerdaten sind alle miteinander in einem System verbunden.

Am Einsatzort finden die Verantwortlichen alle wichtigen Informationen wie Aufgabenverteilung, Ansprechpartner oder Anfahrtsskizzen für die jeweiligen Objekte oder Veranstaltungen.

Die Software-Lösung Secplannet von Dienstplanmacher hat einen Beitrag dazu geleistet, internetbasierte Personalplanung in der deutschen Sicherheitsbranche zu etablieren. Was nicht zuletzt darauf zurückzuführen ist, dass das System ein echtes Produkt der Praxis ist. Die jahrelangen, oft mühsamen Erfahrungen als Personaldisponent in einem alles andere als papierlosen Büro bildeten die Grundlage dafür, dass mit Secplannet heute mehr als 100 Unternehmen ihr Sicherheitspersonal effizient im Netz planen.

Simon Schneider, Gründer und Inhaber von Dienstplanmacher