Mit den folgenden sieben Tipps zeigt Tobias Stepan, Gründer und Geschäftsführer von Teamwire, wie IT-Administratoren die Kommunikation zwischen stationären und mobilen Mitarbeitern sicher gestalten und eine Schatten-IT vermeiden.
1. Tipp: Selbstkritisch sein
Dass Mitarbeiter nicht autorisierte Anwendungen auf ihren mobilen Endgeräten für die interne Kommunikation sorglos einsetzen, beruht vielerorts darauf, dass sie nicht um die damit einhergehenden Gefahren hinsichtlich der IT-Sicherheit wissen. Anstatt eine Laissez-faire-Haltung einzunehmen und die Mitarbeiter einfach machen zu lassen, sollten IT-Administratoren ein Bewusstsein dafür schaffen, welche Probleme die Nutzung solcher Anwendungen in Bezug auf Datenschutz und -sicherheit mit sich bringt.
2. Tipp: Die Mitarbeiterbedürfnisse im Blick haben
IT-Administratoren sollten genau prüfen, welche Anwendungen die Mitarbeiter für ihre wechselseitige Kommunikation nutzen und in welchen Fällen sie auf Instant-Messaging zurückgreifen. Das gibt ihnen wertvolle Einblicke, auf welche Funktionalitäten die Anwender besonders großen Wert legen. So sind beispielweise die Alarmierung und Live-Standort-Übermittlung für mobile Mitarbeiter von Blaulicht-Organisationen zentral, während die Anbindung an Drittsysteme, etwa das CRM-System, für Vertriebsmitarbeiter im Außendienst unerlässlich ist, um Kundendaten jederzeit abfragen und aktualisieren zu können.
Wie sicher sind Apps als Türöffner?
3. Tipp: Einen schnellen Roll-out und eine vollautomatische Einrichtung priorisieren
Wenn es darum geht, eine hohe Nutzerakzeptanz zu erzeugen, sind nicht nur die Funktionalitäten einer Kommunikationslösung entscheidend. IT-Administratoren sollten in der Lage sein, ihren Kollegen eine praktikable und unternehmensweit nutzbare Lösung schnell und einfach zur Verfügung zu stellen. In der Regel gibt es bereits ein UEM-System beziehungsweise eine MDM-Umgebung, welche die zentrale Verwaltung der mobilen Geräte sicherstellt. Das erlaubt wiederum, die App unkompliziert zu installieren, automatisch einzurichten und eine nutzerfreundliche Registrierung zu unterstützen.
4. Tipp: Eine vollständige Integration in die IT-Landschaft anstreben
In Unternehmen bestehen oftmals Datensilos, die den Informationsaustausch langsam, aufwendig und fehleranfällig machen. Ziel muss es daher sein, die unterschiedlichen Kommunikations- und Informationssysteme intelligent miteinander zu verknüpfen. Um einen ganzheitlichen Datenaustausch zu unterstützen, sollte eine Lösung wie eine Business Messaging App eine offene API bereitstellen, über sie sich Drittsysteme, etwa CRM- und ERP-Systeme, einfach anbinden lassen. Die App wird zum zentral geführten Kommunikationshub, der nicht nur den Informationsaustausch – durch automatisierte Prozesse und beschleunigte Workflows – verbessert, sondern auch die Produktivität erheblich steigert: Die Nutzer können orts- und zeitunabhängig auf alle relevanten Daten zugreifen.
5. Tipp: Auf einen deutschen Anbieter vertrauen
Unabhängig davon, welche Strategie ein Unternehmen für seine IT-Infrastruktur verfolgt – Cloud, Private Cloud oder On-Premise –, sollte es stets das höchste Maß an Sicherheit anstreben. Nur wenn die Daten, die in der Business Messaging App erzeugt werden, in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum mit Standort in Deutschland gehostet und nach modernen Standards verschlüsselt werden, sind IT-Administratoren auf der sicheren Seite. Insbesondere deutsche Anbieter gewährleisten, dass die strengen Vorschriften der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes Anwendung finden.
Mobile Endgeräte sicher vernetzen
6. Tipp: Personenbezogene Daten umfassend schützen
Neben der Datensicherheit kommen auch der Datensouveränität und -sparsamkeit gemäß DSGVO eine gesteigerte Bedeutung zu. Daher sollte eine Instant-Messaging-Lösung für den Betrieb so wenig Daten wie möglich verwenden und auf personenbezogene Daten nur dann zugreifen, wenn es aus Bereitstellungs-, Sicherheits- oder Administrationsgründen absolut notwendig ist.
7. Tipp: Die volle IT-Hoheit zurückgewinnen
Über ein professionelles Administratorenportal behalten IT-Administratoren jederzeit die Hoheit über die Software und folglich auch die Datenflüsse. Es ist der zentrale Ankerpunkt, um die Benutzerverwaltung und die Rechteverteilung zu steuern. Hier können IT-Administratoren Nutzer nicht nur einladen, autorisieren und managen, sondern ihren Zugriff auch jederzeit wieder sperren. Über das Portal lassen sich außerdem Kommunikations-, Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien festlegen und neben Nachrichten auch Daten revisionssicher archivieren.
Schatten-IT endgültig verbannen
Eine vollintegrierte Kommunikationslösung – in Form einer Business Messaging App – ermöglicht eine ganzheitliche interne und externe Kommunikation. Abgestimmt auf ihre Bedürfnisse, befähigt sie die Mitarbeiter, effektiver miteinander zu agieren, was vor allem die mobilen Kollegen stärkt. Zugleich unterstützt eine solche Lösung IT-Administratoren dabei, Sicherheitslücken zu schließen und die Kontrolle über die IT zurückzuerlangen – ein bedeutender Schritt, um die Schatten-IT ein für alle Mal aus der Team-Kommunikation zu verbannen.
