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Effizientes Besuchermanagement

Praxistauglich

An großen Firmenstandorten keine Seltenheit: eine Vielzahl von Mitarbeitern organisiert täglich mehrere hundert Personenbesuche und LKW-Einfahrten, die durch das Personal an der Pforte empfangen werden. Da braucht es Besuchermanagementsysteme mit hoher Alltagstauglichkeit.

Besuchermanagement-systeme unterstützen das Empfangspersonal mit einem optimalen Prozessablauf – großer Wert wird dabei von den Usern auf die leichte und schnelle Erlernbarkeit der Systeme gelegt. Werkschützer setzen auf Mandantenfähigkeit für die Verwaltung mehrerer Standorte, die IT schwört auf webfähige Serverlösungen.

Grundlegend für ein effizientes System ist die Abdeckung des gesamten Prozesses des Besuchermanagements – von der Terminvereinbarung durch den Mitarbeiter über die Anmeldung an der Pforte bis hin zum Besuchsende. Neben dem Personenverkehr spielt der PKW- und LKW-Verkehr oft eine wichtige Rolle. Logische Bedienkonzepte ermöglichen einen intuitiven Umgang mit dem System und sorgen so für die notwendige Akzeptanz, um die Einführung bei den zuständigen Mitarbeitern reibungslos zu gestalten. Aussagekräftige und praxisnahe Listen schon auf dem Startbildschirm vereinfachen es dem Werkschutz, jederzeit den Überblick über das Geschehen am Standort zu behalten.

Moderne Applikationen

Vollständig webbasierte Lösungen, die auf einem zentralen Server für alle Standorte vorgehalten werden, sparen Installationen auf einzelnen Workstations. Daraus wiederum ergeben sich Möglichkeiten, den Betrieb des Systems externen Dienstleistern zu überlassen - Mitarbeiter können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Die Arbeitsplatzrechner greifen über eine sichere Internet-Verbindung auf den Server zu. Durch diese gemeinsame Datenhaltung auf einem zentralen Server sind bei entsprechenden Systemen auch standortübergreifende Auswertungen von sicherheitsrelevanten Daten möglich.

Moderne Systeme verwalten mehrere Standorte mit mehreren Einfahrten und decken unterschiedliche Besuchsarten ab. Außerdem können Dokumentationen präzisiert werden, um die Anforderungen von Richtlinien – seien es eigene, die der Kunden oder die des Gesetzgebers – einzuhalten. So können zum Beispiel die Ein- und Ausfahrten von Waren oder die Absicherung der Lagerbereiche durch die Ausstellung spezieller Fahrerausweise dokumentiert werden. Das erhöht die Sicherheit zusätzlich.

Einfacher Workflow

Mitarbeiter, die einen Besucher erwarten, melden diesen an. Erfasst werden in der Regel Name, Funktion, Firma, Adresse und andere Kontaktdaten. Diese sind nun bereits im System hinterlegt, wenn der Besucher an der Pforte eintrifft. Vorteil: die Daten werden nur einmal angelegt, bei mehrfachen Besuchen lassen sie sich über eine Suchfunktion wiederfinden.

Am Tag des Besuchs wird der Gast automatisch am Empfang angezeigt. Damit lässt sich auf einen Blick sehen, welche die nächsten Besucher sind. Trifft der Besuch ein, werden die zugehörigen Daten aufgerufen und ein Besucherschein gedruckt. So einfach wie das Beginnen eines Besuchs, ist auch das Beenden: Verlässt der Gast das Gelände, beendet der Mitarbeiter am Empfang den Besuch mit einem Mausklick.

Bei LKW-Ein- und Ausfahrten werden die Fahrzeugdaten wie Kennzeichen, Spedition und Lieferant genauso erfasst wie der gesondert registrierte Fahrer, der dem Fahrzeug zugeordnet wird. So lassen sich Standzeiten von LKW ermitteln, und es wird im System deutlich, welcher LKW zur Abfertigung bereitsteht. Das sorgt für einen transparenten LKW-Verkehr auf dem Gelände – egal zu welchem Tor die Fahrzeuge in das Gelände einfahren oder es wieder verlassen.

Katja Rümmele, PR-Managerin, Astrum IT GmbH

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Besuchermanagement

Wer darf wann wohin?

Die Anforderungen an moderne Besuchermanagementsysteme haben sich verändert. Dies zeigt sich umso stärker, je größer die Organisationsstruktur im Unternehmen ist. Ursachen für die Komplexität dieser Systeme sind damit die umfangreichen Workflows des Unternehmens sowie die wachsenden gesetzlichen Anforderungen im Umgang mit Besuchern.

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Astrum IT

Professionelles Besuchermanagement

Mithilfe des webbasierten Besuchermanagementsystems Visit.net können Unternehmen sowohl ihre Risiken senken als auch den Aufwand – und damit die Kosten – bei allen Prozessen gering halten, die mit Besuchsvorgängen verbunden sind.

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Besuchermanagement im Weser-Stadion

Gut organisierter Empfang

Das Bremer Weser-Stadion ist ein echter Zuschauermagnet – und das nicht nur an Spieltagen. Daher hat das Stadion nach einer optimalen Lösung zur Registrierung von Besuchern gesucht und setzt seit Anfang 2012 auf das Besuchermanagementsystem „BMS Express“ von Heyden-Securit.

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Überwachte Produktionshallen

Ein Gerüst für die Sicherheit

Als Hersteller von Schalungs- und Gerüstsystemen ist die Peri GmbH auch auf dem eigenen Firmengelände auf perfekten Schutz angewiesen. Netzwerkbasierte Videoüberwachung und eine automatische Kennzeichenerkennung erfüllen diese Anforderungen.