Der international agierende Bauausrüster AFG Arbonia-Forster-Holding AG zählt zu den Marktführern in Europa. Weltweit ist das Unternehmen mit rund 50 eigenen Produktions- und Vertriebs-gesellschaften sowie mit Vertretungen und Partnern in mehr als 70 Ländern aktiv. Im Geschäftsjahr 2010 erzielte sie mit rund 5.800 Beschäftigten einen Umsatz von rund 1,4 Milliarden Schweizer Franken (etwa 1,17 Milliarden Euro).
Die Ausgangslage
Auch die AFG findet sich in einer umfassenden Risikolandschaft wieder. Daher war bereits seit Jahren ein entsprechendes Risikobewusstsein vorhanden, jedoch erfolgte die Erfassung und Bearbeitung der Risikolandschaft manuell und nicht systemgestützt. Sämtliche Erhebungen, Auswertungen und Berichte wurden mit Hilfe von MS Office-Programmen erstellt. Die Zusammenführung aller Unterlagen war zeitintensiv, und eine gewisse Fehleranfälligkeit konnte nicht ausgeschlossen werden. Vor allem spezifische Monitoring-Aktivitäten waren nur mit sehr viel Aufwand möglich.
Die Risiken ermittelte man durch Interviews und Workshops. Dann wurden die Daten in MS Excel erfasst und gemäß der organisatorischen Strukturen, hierarchischen Stufen und weiteren Anspruchsgruppen jeweils manuell konsolidiert.
Um den zeitlichen Aufwand und die Fehlerquellen zu senken, suchte man deshalb ein Tool, das die drei Bereiche Risikomanagement, Audit und internes Kontrollsystem (IKS) gleichermaßen abdecken kann. Die AFG startete eine Ausschreibung und führte auf ihrer Liste 15 Anbieter von entsprechenden Lösungsansätzen – darunter auch die Software der Avanon AG.
Die umfangreiche Funktionalität und hohen Flexibilität der Software, wodurch eine schnelle Implementierung sichergestellt ist, waren ausschlaggebend für die Wahl dieser Systemlösung. Sie erlaubt es, Risiken jeglicher Art zu erkennen, zu erfassen, zu bewerten und zu überwachen – und auf effiziente Weise entsprechende Kontrollmechanismen und Maßnahmen zu definieren.
Die modulare Bauweise des Systems vereint Funktionen für ein breites Spektrum von Aufgaben in den Bereichen Risikomanagement, Compliance und Governance: vom operationellen und unternehmensweiten Risikomanagement über das interne Kontrollsystem bis hin zum Management von IT-Risiken und Rechtsfällen. Es hilft daher auch bei der Einhaltung solcher regulatorischer Vorgaben, die wie Basel II, Solvency II, Sarbanes-Oxley oder das KontraG für die Unternehmen anspruchsvolle Absicherungs-, Kontroll- und Aufsichtsanforderungen vorsehen.
So gerüstet, können Unternehmen sich gegen die effektiven Geschäftsrisiken wappnen und diese weitgehend bearbeiten. Gleichzeitig ist der Aufwand zur eigentlichen Einhaltung der regulatorischen Vorgaben für die Unternehmung gering und durch das Tool optimal unterstützt.
Die Umsetzung
Anfang Mai 2011 fand eine erste Besprechung zwischen AFG und Anbieter statt, wobei der Startschuss zur Umsetzung fiel. Aufgrund des strukturierten und in der Praxis erprobten Implementierungsprozesses dauerte der Einbau inklusive Anpassung an die individuellen Erfordernisse der AFG nur zwölf Wochen. Bereits Ende Juli erfolgte die finale Kontrolle der gesamten Konfiguration, das Laden der Daten sowie des Reportings durch alle beteiligten Experten. Hürden tauchten kaum auf, die Implementierung verlief reibungslos.
Das System kann schnell an die Bedürfnisse der AFG angepasst werden, Änderungen und Anpassungen sind innerhalb kurzer Zeit möglich. Diese Flexibilität überzeugt auch die AFG, die sich mit dem neuen System sehr zufrieden zeigt. Die eingespielten Daten und die vorgenommenen Anpassungen bringen nun klare, verständliche Ergebnisse in den Reports und Auswertungen. Damit erlaubt das System eine bessere Kontrolle und Handhabung der Risiken - und das deutlich effektiver.
Dr. Hans-Peter Güllich, Unternehmensgründer und CEO der Avanon AG
