Im Allgäuer Stammhaus in Mauerstetten arbeiten derzeit rund 700 Beschäftigte.
Foto: Chr. Mayr GmbH

Zutrittskontrolle

Sicherheit – eine runde Sache

Wie schafft man es, auf der einen Seite eine offene Unternehmenskommunikation zu pflegen, auf der anderen Seite jedoch das Firmengelände zuverlässig abzusichern?

Das war die Aufgabenstellung für das Projektteam aus IT, Personalabteilung und Facility Management bei der Chr. Mayr GmbH & Co. KG. Das 1897 gegründete Familienunternehmen ist ein führender Hersteller von Sicherheitsbremsen, Sicherheitskupplungen und Wellenkupplungen. Weltweit ist das Unternehmen in über 60 Branchen aktiv. Im Allgäuer Stammhaus in Mauerstetten arbeiten derzeit rund 700 Beschäftigte. Weltweit hat Mayr Antriebstechnik über 1.200 Mitarbeiter. Den Stein ins Rollen zur Lösung dieses scheinbaren Widerspruchs brachte der kreisrunde Neubau des „mayr.com Kommunikationszentrums“. Dieses ganz besondere Gebäude hat mit seinen runden Formen Wahrzeichencharakter und wurde 2018 eröffnet. Mit seinem großem Atrium, seinen hellen, verglasten Büroräumen und der Skybar im obersten Stockwerk soll es sowohl Veranstaltungszentrum als auch Begegnungsraum für die Mitarbeiter sein.

Aus einer Hand

Mit Fertigstellung des Rohbaus war es Zeit, sich über das Sicherheitskonzept Gedanken zu machen. Die bisherige Zutrittskontrolle und Zeiterfassung sollte abgelöst und durch aktuelle Technologie ersetzt werden. Die Wahl fiel auf PCS Systemtechnik. Bereits vor 20 Jahren hatte Mayr bei PCS BDE-Terminals bezogen. Der Name PCS war also im Haus bekannt, denn schon die damalige Hardware hatte durch ihre Langlebigkeit und Qualität überzeugt. So war es naheliegend, dass beim aktuellen Projekt die Lieferung von Zeiterfassung und Zutrittskontrolle bei PCS angefragt wurde. Der Anbieter punktete nicht nur mit der Hardware, sondern auch mit einer leistungsstarken Software Dexicon, die über ein Interface an die bestehende Zeitwirtschaftssoftware angebunden werden konnte. Überzeugend war vor allem die Unabhängigkeit der Lösung, denn sie kann mit vielen übergeordneten

ERP-Systemen kommunizieren. Falls irgendwann die Zeitwirtschaft abgelöst werden sollte, kann trotzdem die installierte Hardware in Einsatz bleiben – ein wichtiger Investitionsschutz.

Im täglichen Einsatz bewährt

Besonders begeistert ist Projektleiter Manfred Ostenried von der Transparenz durch den Einsatz der Zutrittskontrolle im Vergleich zur Schlüsselverwaltung. Früher musste die ganze Schließanlage getauscht werden, wenn ein Schlüssel verloren ging. Auch hatte man nicht immer einen Überblick, welcher Schlüssel sich wo befand, oft tauchten Schlüssel nach einiger Zeit wieder auf, die man nicht mehr zuordnen konnte. Heute lösen tagesaktuelle Berechtigungen auf dem Mitarbeiterausweis viele der früheren Probleme. Denn es gehört zur Firmenphilosophie, dass sich zwar jeder Mitarbeiter im Firmengebäude frei bewegen soll, ab 17 Uhr können die Türen der internen Hauptverbindungen nur noch mit dem RFID-Schlüsselanhänger geöffnet werden.

Das neue Kommunikationszentrum besticht durch die lichtdurchflutete Glasfront und die klare, ästhetische Gestaltung mit hellem Holz. Die Innenwände können geöffnet werden. So entstehen flexible Räume für Kundenveranstaltungen und Schulungen. Ein großer Teil des Kommunikationszentrums ist für Mitarbeiter und Besucher öffentlich zugänglich. „Es geht der Firma Mayr ganz explizit um die Wertschätzung der direkten Kommunikation, die Stabilität und Vertrauen schafft“, sagt Projektleiter Ostenried. Aber natürlich darf ein Besucher zum Beispiel nicht die Räume der IT betreten. Auch die Besprechungsräume wurden gesichert und mit Intus-Pegasys-Türdrückern ausgestattet, um persönliche Gegenstände zu schützen und die Räume zu verschließen. Die Türdrücker sind so unaufdringlich im Design, dass sie eine normale Türklinke komplett ersetzen. Da diese Zutrittskontrolle wie ein Standard-Türdrücker gestaltet ist, verändert sich auch das Brandschutz-Zertifikat für diese Türe nicht. Wenn Mayr-Mitarbeiter morgens ins Haus kommen, buchen sie an einem der fünf Zeiterfassungsterminals ihre Anwesenheit. Schon beim Buchungsvorgang werden auch Rechte für die Intus-Pegasys- Offline-Komponenten auf den Schlüsselanhänger geschrieben. Dieser Vorgang dauert zwar geringfügig länger als die alleinige Zeitbuchung, gewährleistet aber stets aktuelle Zutrittsrechte Auch der Übergang vom Kommunikationszentrum zum Bürotrakt ist nicht zu jeder Zeit freigegeben. Hier wurden vernetzte Intus-Zutrittsleser installiert. Dabei wurde auch an den Notfall gedacht: Was ist zu tun, wenn es brennt? Dann darf die Zutrittskontrolle nicht zur Falle werden. In diesem Fall sorgt die Fluchttürsteuerung dafür, dass sich die Tür von innen öffnen lässt.

Alarmliste für Evakuierung

Mayr Antriebstechnik ist ein Produktionsunternehmen, in dem Stahl und Aluminium zum Beispiel zu Rutschkupplungen, Aufzugsbremsen oder ähnlichem weiterverarbeitet wird. Das Thema Brandschutz hat in der Fertigung daher sehr hohe Priorität. Über die Buchung am Zeiterfassungsterminal lässt sich eine automatisierte Alarmliste erstellen. Im Evakuierungsfall, zum Beispiel wenn ein Feuer in einer der sieben Werkshallen ausbrechen würde, wird automatisiert eine Alarmliste ausgedruckt, auf der alle anwesenden Personen vermerkt sind. Diese Alarmliste wird bereichsbezogen erstellt, und die Mitarbeiter begeben sich zum vorgeschriebenen Sammelpunkt. Gegebenenfalls wird eine Suche gestartet. Anhand der Alarmliste überprüfen firmeneigene Alarmhelfer, ob sich noch Personen im Gebäude befinden können.

An einem einzigen Tag umgesetzt

Projektleiter Ostenried freut sich, dass die Umstellung von dem bisherigen Zeiterfassungssystem zu Dexicon tatsächlich an einem einzigen Tag bewerkstelligt werden konnte. Dafür wurde natürlich einiges getan: So wurde in einer Testinstallation geprüft, wie sich die neuen Zeiterfassungsterminals Intus 5600 verhalten. Es wurde sichergestellt, dass auch alle Zeiterfassungsbuchungen im Lohn- und Gehaltssystem ankommen und keine Zeiten verloren gehen. Die Zeiterfassungsterminals wurden nach Firmen-CI mit einer individuellen Oberfläche mit großflächigen Tasten zur leichten Bedienung gestaltet.

An einem einzigen Tag erfolgte die Umstellung der Zeitbuchungen vom bisherigen Zeiterfassungssystem auf die fünf neuen Intus-5600-Terminals. Für die Umsetzung der Zutrittskontrolle musste allerdings ein fein strukturiertes Berechtigungskonzept aufgestellt werden, denn es galt, 98 Organisationseinheiten abzubilden und Ausnahmeregelungen zu organisieren. In enger Zusammenarbeit mit PCS wurde die Projektplanung strukturiert: So wurde bei einer Begehung die Zutrittspunkte und das Sicherheitskonzept besprochen. Die Zutrittskontroll-Software wurde an die Erfordernisse von Chr. Mayr angepasst und die Anbindung der Hardware vorbereitet. Für die Hardware- Installation konnte der Hauselektriker so geschult werden, dass dieser selbständig weitere Offline-Komponenten in Betrieb nehmen kann. Und die nächste Erweiterung steht schon vor der Tür: Aktuell baut Chr. Mayr gerade eine Halle um, um für weitere Expansion Platz zu schaffen.

Susanne Plank, Marketing Communication, PCS Systemtechnik GmbH

Foto: PCS

PCS

Dexicon-Schnittstelle erhält SAP-Rezertifizierung

Die SAP AG hat die HR-PDC-Schnittstelle der PCS-Software Dexicon für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle rezertifiziert. Damit bestätigt das Walldorfer Unternehmen, dass der Datenaustausch zwischen den beiden Systemen SAP-konform verläuft.

Sichere Mobilfunk-Datenübertragung mit den Zeiterfassungsterminals Intus 5200 und Intus 5600 – eine Netzwerkverbindung ist nicht mehr notwendig.
Foto: PCS Systemtechnik

Zeiterfassung

Zeiterfassung in der Cloud, mobil und per Funk

Bei PCS Systemtechnik finden Unternehmen die passenden, leicht zu verwaltenden Zeiterfassungslösungen in Kombination mit Zutrittskontrolle.

Foto: Interflex

Ganzheitliches Zutritts- und Zeitmanagement

Ausweis für die Zukunft

Die Investitionsbereitschaft in IT-Projekte hält auch 2017 weiter an; insbesondere die Ausgaben für Updates, Aktualisierungen und Erweiterungen steigen. Des Weiteren sind die Themen Sicherheit sowie adaptive Arbeitsplätze noch immer sehr wichtig, wie das Beispiel eines Industrieunternehmens zeigt.

Foto: PCS Systemtechnik

PCS Systemtechnik

Impulse auf der Messe Personal Süd

PCS Systemtechnik gibt auf der Messe "Personal Süd“ vom 10. bis 11. Mai 2016 in Stuttgart Impulse für die Organisation von Zeiterfassung und Zutrittskontrolle.