So planen Sie Zutrittsmanagement professionell

Ob Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner - Besuche von unternehmensexternen Personen gehören zum betrieblichen Alltag, umso wichtiger ist die Planung professionellen Besuchermanagements als Teil der Zutrittskontrolle. Zwar hat sich dieser durch die Corona-Pandemie maßgeblich verändert, indem Sicherheits- und Hygienekonzepte in Unternehmen an Bedeutung gewonnen haben – eines aber gilt nach wie vor: Der erste Eindruck zählt! So geht es auch heute noch für Unternehmen darum, nicht nur sämtliche Sicherheitsaspekte zu wahren, sondern als Gastgeber einen positiven, professionellen Gesamteindruck zu hinterlassen. Konzepte wie „prime Visit“ von Primion machen es Unternehmen leicht, professionelles Besuchermanagement zu implementieren und dieses an weitere Bereiche wie beispielsweise die Zutrittskontrolle zu koppeln.

Gehörten früher manuell auszufüllende Besucherlisten zum Standard am Empfang, sorgt modernes Besuchermanagement heutzutage in immer mehr Betrieben für deutlich zeitsparendere Prozesse. Das Prinzip von Systemen wie „prime Visit“ ist dabei ebenso übersichtlich wie eingängig und kann entweder alleinstehend genutzt oder mit funktionaler Zutrittskontrolle kombiniert werden. Je nachdem, ob Kunden oder Dienstleister das Unternehmen betreten, werden die unterschiedlichen Anforderungen wie beispielsweise definierte Zutrittsbereiche zu Besprechungs- oder Lagerräumen abgebildet. Abhängig von der Unternehmensgröße lässt sich das Besuchermanagement von Primion individuell planen und einrichten. So automatisiert es als Besuchermanagement mit Workflow-Szenarien Routine-Aufgaben und vereinfacht dadurch wesentlich die betrieblichen Abläufe.

Bei im Vorfeld geplanten Besuchen wird eine E-Mail versendet, in welcher der Besucher seine Daten erfassen kann. In dieser Begrüßungs-Nachricht werden sämtliche terminrelevanten Informationen wie Datum, Uhrzeit, Parkmöglichkeiten und Wegbeschreibung mitgeteilt. Nachdem die Kontaktdaten übermittelt wurden, erhält der Besucher einen QR-Code auf sein Handy und kurz vor dem Termin eine automatische Erinnerung. Auf Seiten des Gastgebers wird das Meeting im Kalender inklusive sämtlicher benötigter Gästedaten hinterlegt.

Der QR-Code wird bei Ankunft am Empfang eingescannt und der Besucherausweis mit den definierten Berechtigungen zur Zutrittskontrolle automatisch ausgedruckt. Parallel wird der entsprechende Mitarbeiter per E-Mail darüber informiert, dass sein Gast eingetroffen ist. Sofern der Workflow-Prozess auf die Gebäudeautomation ausgerichtet ist, werden nun sämtliche weitere Maßnahmen automatisch in die Wege geleitet: Der gebuchte Besprechungsraum wird geöffnet, Licht und Heizung beziehungsweise Klimaanlage eingeschaltet.

Die Speicherung bzw. Löschung der vom Besucher übermittelten Daten erfolgt DSGVO-konform, so kann zum Beispiel ein Zeitraum festgelegt werden, nach dessen Ablauf die Daten automatisch gelöscht werden, oder der Besucher kann diese bei Antritt seines Besuches während des Check-in Prozesses selbständig löschen. Ebenso wie im Voraus geplante Besuche, sind kurzfristige Spontanbesuche ohne vorherige Kontaktdatenerfassung dank Besuchermanagement problemlos möglich. Der Gast meldet sich entweder an einem so genannten „Kiosk-Terminal“ oder durch den Scan der Visitenkarte im Unternehmen an – alles weitere läuft auch hier automatisch.

Für die betrieblichen Abläufe ist eine gezielte Besucherverwaltung essenziell. Gleichzeitig spart ein reibungsloser Workflow Zeit auf beiden Seiten. Wenn lange Wartezeiten am Empfang vermieden werden, bleibt schließlich mehr Raum für das Kerngeschäft beziehungsweise den Anlass des Besuchs. Gleichzeitig vermittelt ein Unternehmen durch modernes Besuchermanagement Kompetenz und Professionalität und sorgt für einen positiven Gesamteindruck: angefangen von der Planung über den zeitsparenden Check-in bis hin zur freundlichen Verabschiedung. Mit Hilfe eines professionellen Besuchermanagements fühlen sich Gäste mit Beginn der Kontaktaufnahme zum Betrieb wertgeschätzt und willkommen – beste Voraussetzungen also für einen angenehmen Terminverlauf.