Stadtverwaltung Wismar verbannt ihre Stempelkarten

Die Hansestadt Wismar an der Ostseeküste im Bundesland Mecklenburg-Vorpommern gilt in Deutschland als eine der schönsten Urlaubsregionen und ist vor allem durch ihre kleine, aber bemerkenswert feine Altstadt, ihre besondere historische Beziehung zu den Schweden, aber auch durch ihre renommierte Hochschule bekannt. All das ist für die Mitarbeiter in der Stadtverwaltung von Wismar nichts Neues; neu ist allerdings, dass die bislang umständliche Erfassung der Arbeitszeiten, Urlaubskonten und allen damit zusammenhängenden Prozessen künftig elektronisch, modern und benutzerfreundlich von statten geht.

Noch bis vor kurzem wurden in Wismar, das 2002 ins Unesco-Weltkulturerbe aufgenommen wurde, alle Arbeitszeiten der Behörden auf traditionelle Weise mit Stempelkarten erfasst. Für die Personalabteilung bedeutete dies einen immensen Aufwand in der Auswertung und Lohnermittlung, aber auch der Führung der Urlaubskonten oder bei Sonderregelungen wie zum Beispiel Teilzeitarbeit. Die Einführung eines elektronischen Zeitwirtschaftsystems wurde im Juli 2014 öffentlich ausgeschrieben; bereits im September 2014 wurde die Primion-Testinstallation in Betrieb genommen. Wiederum zwei Monate später – im November 2014 – folgte die Beauftragung und im Februar wurde das neue System in Betrieb genommen.

Von Anfang an verlief die Zusammenarbeit zwischen den Primion-Mitarbeitern und dem Projektverantwortlichen der Stadt Wismar, Systembetreuer Ralf Bienas aus der Abteilung Personal und Organisation einwandfrei: „Das Projekt verlief reibungslos. Die technische und kaufmännische Betreuung war sehr gut. Alle Fragen vor und während des Projektes wurden schnell und kompetent beantwortet.“ Sowohl die Installation in der Testphase, als auch die Umstellung auf das elektronische System für den täglichen Betrieb meisterten die Beschäftigten der Stadt Wismar auf Basis einer umfangreichen Schulung durch primion ohne nennenswerte Komplikationen.

Künftig sind durch die Buchungen an den insgesamt neun DT-100-Terminals in verschiedenen Gebäuden die Werte und Salden der Mitarbeiter zeitnah verfügbar und Auswertungen jederzeit möglich. Durch integrierte Workflow-Szenarien in Prime Webtime hat der Mitarbeiter jederzeit den Überblick über seine Salden, für die er künftig selbst verantwortlich ist. Auch die Urlaubskonten oder Fehltage kann er jederzeit einsehen und am PC entsprechende Anträge stellen, die vom Vorgesetzten ebenfalls elektronisch bearbeitet werden können. Schnittstellen in die diversen Lohn- und Gehaltsprogramme sollen künftig die Abrechnungsmodalitäten vereinfachen und beschleunigen.