Testlauf bestanden

Besonders heikel ist es, wenn Mitarbeiter im Rahmen eines Bring-Your-Own-Device (BYOD)-Modells private Mobilgeräte dienstlich oder Diensthandys privat nutzen. Auch bei der Ingenieurgesellschaft Müller-BBM (MBBM) wurde BYOD kontrovers diskutiert. Es war den Verantwortlichen wichtig, den Mitarbeitern ein produktives, eigenverantwortliches Arbeiten zu ermöglichen. Dazu gehört auch, die private Nutzung firmeneigener Smartphones zu gestatten – oder alternativ das Arbeiten mit vorhandenen privaten Geräten.

Beides ist technisch kein Problem, erfordert im Hinblick auf Datensicherheit und Datenschutz aber eine leistungsfähige und konsequent umgesetzte BYOD-Lösung. Diese sollte:

• einfach, selbsterklärend und wirtschaftlich sein
• die Einhaltung datenschutzrechtlicher und rechtlicher Vorgaben sowie die Sicherheit kritischer Daten garantieren
• sich in die MS Exchange-Architektur einbinden lassen und einfach administrierbar sein
• den Arbeits- und Gesundheitsschutz-Vorgaben (A&G) entsprechen
• mobile Endgeräte verschiedener Hersteller und Betriebssysteme unterstützen
• unabhängig von der internen Infrastruktur sein.

Das Team von MBBM verglich verschiedene Produkte. Viele wurden aufgrund der Papierlage verworfen, andere nach technischer Prüfung. Nach einer detaillierten Marktanalyse und ersten Gesprächen mit Herstellern und Distributoren favorisierte man die Lösung DME des dänischen Herstellers Excitor. Um sicherzugehen, dass die Lösung allen Anforderungen entsprach, entschloss man sich, den Einsatz mit dem Partner Controlware als Systemintegrator zu evaluieren.

MBBM entschied, BYOD im Rahmen eines dreimonatigen Proof of Concept (PoC) zu testen. Das IT-Team stellte für die Testinstallation virtuelle Server bereit, implementierte in der Firewall die notwendigen Zugriffsregeln und betreute die Test-Benutzer. Parallel wurden die rechtlichen Voraussetzungen geklärt und benötigte Dokumentationen für das Qualitätsmanagement, die A&G und für die IT-Prozessabläufe erstellt. Controlware installierte die Lösung und begleitete die technische Integration.

Die Proof-of-Concept-Phase bot die Möglichkeit, die BYOD-Lösung mit geringem Kostenaufwand und praktisch risikofrei zu prüfen. Dabei hat sie sich sowohl wirtschaftlich als auch funktional bewährt. Mit dem Wechsel in den Echtbetrieb wurden alle gesteckten Ziele realisiert: Die Mitarbeiter sind jetzt in der Lage, mobil und per Smartphone auf alle benötigten Daten zuzugreifen und werden via Exchange aktiv informiert. Der Datenschutz und die konsequente Trennung persönlicher und firmeninterner Daten sind jederzeit gewährleistet, die Vorgaben des Mitarbeiterschutzes werden eingehalten.

In der Praxis macht sich das BYOD-Konzept vor allem in einer verbesserten Erreichbarkeit der Ingenieure und Projektleiter von MBBM bemerkbar. Kunden profitieren so von schnelleren Reaktionszeiten – ohne Abstriche bei Datensicherheit und Datenschutz.

Das Fazit der Ingenieurgesellschaft: BYOD wird als Technologie mit vielen Fallstricken dargestellt. Es schien daher auf den ersten Blick schier aussichtslos, eine Lösung zu finden, die allen Anforderungen Rechnung trägt. Mit DME und Controlware hat man dem „Gespenst“ BYOD seinen Schrecken genommen.