Wer war wann unterwegs?

Bei jedem Zugriff auf den Schlüsselschrank zur Entnahme oder Rückgabe eines Schlüssels wird die Aktivität automatisch mit Zeit, Datum und Identität des einzelnen Zugriffs auf den Schrank aufge-zeichnet. Durch diese Kontrollaktivitäten ist es möglich, auf vielfältige Weise die Effizienz zu verbessern und Geld zu sparen.

Ob es sich nun bei der Anwendung um ein Autohaus, einen öffentlichen Versorgungsdienst mit gewerblichen Reparaturfahrzeugen oder ein Universitätsgelände handelt, wo Fahrzeuge für den Einsatz durch Personal im offiziellen Schulsystem bereit stehen, sind Informationen darüber, wie wer wann ein Fahrzeug benutzt hat oder wer gegenwärtig die Schlüssel eines Fahrzeugs hat, sehr wichtig.

Durch den Einsatz von Schlüsselkontrolllösungen können Administratoren die automatisch aufgezeichneten Zugangsaktivitäten leicht überprüfen, um festzustellen, wer das Fahrzeug zuletzt benutzt hat, wenn es beschädigt oder mit außergewöhnlich hohem Kilometerstand zurückgegeben beziehungsweise ohne entsprechende Autorisierung verwendet wurde. Um die Rechenschaftspflicht oder Einhaltung von Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten, können E-Mail-Warnmeldungen mit Priorität an das Management gesendet werden, um über den Verbleib bestimmter Schlüssel zu informieren. Die mögliche elektronische Überwachung des Systems stellt sicher, dass ein Mitarbeiter einen Schlüssel nicht versehentlich am Ende des Tages mit nach Hause nimmt, anstatt ihn wieder in den Schlüsselschrank zu hängen.

Systeme für automatisierte Schlüsselkontrolle werden immer beliebter, nicht nur, weil sie weitaus genauer sind als manuelle Logbücher, sondern auch, weil sie mehr Bedienkomfort bieten. Funktionen wie beleuchtete Schlüsselschlitze, biometrischer Zugriff, sofortige Freigabe und hilfreiche Bedienerhinweise sorgen für eine freundlichere, schnellere und komfortablere Nutzung.

Außerdem ermöglichen vernetzte Systeme die Rückgabe von Schlüsseln an jeden Flotten-Schlüsselschrank im System. Auf diese Weise wird die Nachverfolgung eines Fahrzeugs wesentlich erleichtert, wenn es an einem anderen Ort als dem Abholort zurückgegeben wurde. Die Systemsoftware wird Ort und Uhrzeit aufzeichnen, so dass jeder, der nach diesem Fahrzeug sucht, weiß, wo es – und seine Schlüssel – sich gegenwärtig befinden. Dank dieses Vorteils können Fahrzeuge beliebig zwischen den verschiedenen Standorten umherfahren.

Jedes Mal, wenn ein Zugriff auf den Schlüsselschrank erfolgt, wird die Aktivität automatisch aufgezeichnet. Die Information kann in verschiedenen Formaten für Analyse- und Ermittlungszwecke, wie zum Beispiel Nachverfolgung unerklärlicher Kilometerstände, kompiliert werden. Je nachdem, wann die Informationen benötigt werden, kann das Management tägliche, wöchentliche und sogar stündliche Verkaufsberichte prüfen.

In einem Autohaus können die gesammelten Daten der Schlüsselverwendung für die Effektivität von Bestand und Vertrieb analysiert werden. Ladenhüter können leichter identifiziert werden, ebenso die Fahrzeuge, die am häufigsten oder am seltensten vorgeführt werden. Anhand dieser Informationen kann das Management den lokalen Markt einkreisen und Fahrzeugtypen identifizieren, die sich im Vertriebsgebiet verkaufen lassen, um mehr Fahrzeuge von diesem Typ zu bestellen.

Für Flottenbetriebe, die ihre Schlüsselkontrollsysteme vernetzen, ergeben sich zusätzliche Vorteile bei der Verwaltung der Fahrzeugnutzung. So kann die Planung genutzt werden, um sicherzustellen, dass sich die Fahrer nicht einfach das neueste Fahrzeug aus dem Fuhrpark holen, während ältere Fahrzeuge ungenutzt herumstehen. Schlüssel für bestimmte Fahrzeuge, wie Mehrsitzer-Vans, können reserviert werden, um sicherzustellen, dass das Fahrzeug zur Verfügung steht, wenn es gebraucht wird. In einem Autohaus kann diese Funktion verwendet werden, um die Verfügbarkeit für eine geplante Testfahrt sicherzustellen.

Verlorene oder fehlende Schlüssel stellen eines der größten finanziellen Risiken dar. Ein effektives, zentral gesteuertes Schlüsselmanagementsystem hilft, das Schadenspotential zu minimieren. Die Schlüssel sind an einem System-Schlüsselanhänger befestigt und werden in einem verriegelten, einbruchsicheren, automatisierten Schlüsselschrank sicher aufbewahrt. Der Schlüsselanhänger verhindert, dass ein Dieb den Schlüssel nach der Testfahrt eines Vorführwagens behält und stattdessen einen gefälschten Schlüssel zurückgibt, in der Absicht, den Vorführwagen zu einem späteren Zeitpunkt wegzufahren.

Schlüsselschränke sind mit Alarmanlagen ausgestattet, die eingestellt werden können, um das Management unter bestimmten Bedingungen zu warnen, zum Beispiel wenn jemand Gewalt anwendet, um sich Zugang zu verschaffen oder einen Schlüssel zu entwenden, bei drei nacheinander eingegebenen ungültigen Benutzercodes, wenn eine Tür für eine längere Zeit offen gelassen wird als der vom Benutzer gewählte Zeitintervall, bei Stromausfall, bei fehlendem oder nicht rechtzeitig zurückgegebenem Schlüssel oder bei durch den falschen Benutzer zurückgegebenen Schlüssel.