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Foto: Wohlfahrtseinrichtungen der Hansestadt Stralsund
Für den Zugang in die verschiedenen Häuser der Wohlfahrtseinrichtung Stralsund erhält jeder Berechtigte, wie etwa Mitarbeiterin Sandra Lenz-Sense, Sozialzentrumsleiterin „Am Grünhufer Bogen“, eine Zugangskarte. Durch Vorhalten werden je nach Zutrittsrecht die entsprechenden Türen freigegeben.

Zutrittskontrolle

Wie der Überblick in Pflegeeinrichtungen behalten wird

Im stressigen Alltag einer Pflegeeinrichtung verliert man leicht den Überblick, wer sich gerade im Haus befindet. Doch es gibt Lösungen.

Im stressigen Alltag einer Pflegeeinrichtung ist es nicht immer einfach, den Überblick zu behalten, wer sich gerade im Haus befindet. Idealerweise sorgt das Personal primär dafür, dass sich alle Bewohner wohl fühlen. Administrative Tätigkeiten, wie beispielsweise eine händisch gepflegte Besucherliste, sorgen hierbei für einen unerwünschten Aufwand während der Corona Pandemie. Insbesondere in Verbindung mit der Covid-19 Pandemie sind Pflegeeinrichtungen verpflichtet, nachzuweisen wann sich eine Person in den Räumlichkeiten aufgehalten hat, um mögliche Infektionsketten nachvollziehen zu können. Zusätzlich ist es essenziell, dass man den Zugang zu den Räumlichkeiten vor unberechtigtem Zutritt schützt.

Die Wohlfahrtseinrichtungen der Hansestadt Stralsund (WFE) wurden 1993 Tochtergesellschaft der Hansestadt Stralsund gegründet. Über diese Zeit ist die WFE zum größten Träger von stationären Pflegeeinrichtungen für pflegebedürftige Menschen gewachsen. Der Betrieb bietet eine Vielzahl von Leistungen im sozialen Bereich. Ein breites Angebot steht den Bewohnern für unterschiedliche Wohnformen in der Voll- und Teilzeitpflege zur Verfügung. Unter dem Leitbild „Wir für euch“ verfolgen die Wohlfahrtseinrichtungen gemeinnützige und mildtätige Zwecke. Dieses Leitbild beschreibt verschiedene Ziele und Visionen und bezieht sich dabei nicht nur auf die Bewohner, sondern auch auf die Mitarbeiter.

Lösung gesucht, die dem Pflege-Personal den Überblick sichert

Konkret suchten die Wohlfahrtseinrichtungen eine Lösung, um im ersten Schritt den eigenen Bewohnern und Mitarbeitern den Zutritt zu erleichtern. Hauptziel war es, den Empfang vom ständigen Öffnen der Türen zu entlasten und andererseits die Mitarbeiter in den einzelnen Häusern davon zu entlasten, ständig die Türen im Auge behalten zu müssen, um diese vor unbefugtem Zutritt zu sichern. Im zweiten Schritt sollte dann der Besucherempfang für Angehörige und externe Mitarbeiter digitalisiert und vereinfacht werden. Der Nutzen, der sich durch diese Maßnahme einstellen soll, ist auf zwei wesentliche Prämissen ausgerichtet: Zum einen Entlastung für den Empfang und für jeden einzelnen Mitarbeiter in den dezentralen Häusern und zum anderen zur Nachvollziehbarkeit der Besucherströme, insbesondere unter Beachtung der Covid-Richtlinien und -Gesetze.

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Zutrittsstellen an den bereits verbauten Drehtüren

Um diese Punkte zu erfüllen, werden die automatischen Drehtüren über die Zutrittslösung „Simago“ gesteuert. Dank der Hardware von Datafox konnte für jede Tür ein einfaches System, bestehend aus jeweils einem Zutrittsleser und einem Mini-Controller je Tür, geschaffen werden, der den potentialfreien Kontakt der elektronischen Drehtür auslöst. Für den Zugang erhält jeder Mitarbeiter und Bewohner eine Zugangskarte. Durch Vorhalten werden je nach Zutrittsrecht die entsprechenden Türen freigegeben. Die Zutrittsrechte dafür können über ein leicht zu bedienendes Interface vergeben werden. Hierzu werden verschiedene virtuelle Schlüssel angelegt, die jeweils die Zutrittsrechte an einer oder mehreren Zutrittsstellen für einen bestimmten Zeitraum festlegen. Die einzelnen Schlüssel können dann zu sogenannten Schlüsselgruppen zusammengefasst werden, um eine transparentere Verwaltung der Zutrittsrechte sicher zu stellen.

Verwaltung der Zutrittsrechte

Die Zutrittsrechte dafür können über ein leicht zu bedienendes Interface vergeben werden. Hierzu werden verschiedene virtuelle Schlüssel angelegt, die jeweils die Zutrittsrechte an einer oder mehreren Zutrittsstellen für einen bestimmten Zeitraum festlegen. Die einzelnen Schlüssel können dann zu sogenannten Schlüsselgruppen zusammengefasst werden, um eine transparentere Verwaltung der Zutrittsrechte sicher zu stellen.

Entlastung des Empfangs durch die Profilverwaltung

Über die in „Simago“ vorhandene Rechte- und Rollenverwaltungen wurden per Mausklick den Hausleitungen jeweils die Rechte übertragen, um diese personalisierten Zutrittseinstellungen für die Mitarbeiter und Bewohner des eigenen Hauses vornehmen zu können. Dabei wird nicht nur der Empfang bzw. die Verwaltung entlastet, sondern insbesondere die Hausleitung selbst, die in der Regel einen besseren Überblick über die Gegebenheiten des eigenen Hauses hat, und so diese Einstellung direkt verwalten kann.

Besucherempfang schnell, effektiv und jederzeit nachvollziehbar

Nun bestand nur noch ein Problem. Wie kann man Besucher schnell und unkompliziert erfassen, um für den Worst-Case anschließend noch einen Nachweis über die Aufenthaltszeit während der Corona Pandemie des Besuchs zu verwalten? Hier kam die „Simago“ Besucherverwaltung ins Spiel. Falls ein Besucher seinen Angehörigen besuchen möchte und sich dazu vorher anmeldet, wird dafür eine Voranmeldung in „Simago“ ausgefüllt. Ergebnis dieser Voranmeldung ist eine Bestätigung per E-Mail, welche zusätzliche Informationen wie Anfahrtsskizze, Hausordnung und Corona-Verhaltenshinweise enthält. Bei Ankunft des Besuchers kann diese Anmeldung vervollständigt und dem Besucher ein Ausweis mit der gewünschten Zutrittsberechtigung vergeben werden. Nun hat der Besucher die Möglichkeit seinen Angehörigen, ohne nochmalige Anmeldung, jederzeit besuchen zu können.

Diese Möglichkeit steht nicht nur für Besucher, sondern auch für einrichtungsfremde Dienstleister zur Verfügung, welche dann auch als Spontanbesuch im System angemeldet werden können.

Nachvollziehbarkeit und Sicherheit schaffen

Für den Fall der Fälle stellt die Software verschiedene Auswertungen zur Verfügung. So kann beispielsweise nachvollzogen werden, wer sich zu welcher Zeit in welchem Gebäude aufgehalten hat. Hierbei wird der Datenschutz nach DSGVO mit Hilfe von vorab definierten Löschfristen sichergestellt. Nach dieser vorher eingestellten Zeit werden die Daten rechtskonform direkt aus dem System gelöscht. Auch für den Fall einer Havarie kann über das Evakuierungsmodul eine Liste über alle Mitarbeiter, Bewohner und Besucher erstellt werden, die sich aktuell auf dem Gelände befinden. Diese Liste gibt Auskunft darüber, ob sich noch Personen auf dem Gelände aufhalten, was für Rettungskräfte eine sehr wichtige Information darstellt.

Die Umsetzung des Gesamtprojektes lief aus Sicht der Projektbeteiligten sehr zufriedenstellend ab. Im nächsten Ausbauschritt werden die Wohlfahrtseinrichtungen auch die Zeiterfassung von Lüth & Dümchen einsetzen. Damit bietet die Software „Simago“ in vielen Bereichen einen erheblichen Mehrwert für die Wohlfahrtseinrichtungen.

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