Workforce-Management bei Lindorff

Lindorff und wurde als erstes Unternehmen mit dem TÜV Siegel „Faires Inkasso“ ausgezeichnet. Nachdem die Lindorff Gruppe 2007 auf dem deutschen Markt aktiv wurde, ist Lindorff Deutschland kontinuierlich gewachsen. Die Gruppe beschäftigt heute um die 3.700 Mitarbeiter in 13 Ländern und hat ihren Hauptsitz in Oslo, Norwegen. Rund 300 Mitarbeiter verteilen sich davon auf die beiden deutschen Standorte. Lindorff Deutschland ist spezialisiert auf treuhänderisches Inkasso, Business Process Outsourcing und den Forderungskauf in den Branchen Banken, Versicherungen, Handel, E-Commerce, öffentlicher Sektor, Versorgungsunternehmen und Telekommunikation.

Aufgrund des stetigen Wachstums und den beiden Standorten benötigte die Lindorff Deutschland GmbH eine Professionalisierung der Zeiterfassung sowie eine Personaleinsatzplanung, um die Transparenz und Messbarkeit insbesondere auch für die Mitarbeiter zu erhöhen, sowie Unter- und Überkapazitäten besser steuern zu können.

Sascha Bredenfeld, Personalleiter der Lindorff Deutschland GmbH, ist bereits vor einigen Jahren auf der Messe Zukunft Personal auf GFOS aufmerksam geworden. Als bei der Lindorff Deutschland GmbH das Thema Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung aktuell wurde, erinnerte er sich direkt wieder an die Softwarelösungen von GFOS. „Da wir bei Lindorff Deutschland keine eigene IT-/Serverlandschaft haben und die komplette IT in Finnland sitzt, kam für uns die Hosting-Lösung der GFOS gerade richtig“, so Bredenfeld. Ausschlaggebend waren dann vor allem der angebotene Support und die Erreichbarkeit im Rahmen der Hosting-Leistungen, die überzeugenden Referenzen der GFOS und die bewusste Entscheidung für ein familiengeführtes Unternehmen mit Standort in Essen.

„Eingeführt wurde die Software innerhalb von drei Monaten. Zunächst wurde das System in einer Testphase im Backoffice eingesetzt, um dann relativ schnell auch im Frontoffice in den Echtbetrieb zu gehen. Das ganze Projekt war sehr gut vorbereitet von dem GFOS-Berater als auch intern von unserem HR-Bereich“, betont Sascha Bredenfeld. Arbeitszeiten als auch die Abwesenheiten wurden bei Lindorff vor der Einführung von Gfos manuell über Stundenzettel erfasst.

Da Lindorff an zwei Standorten tätig ist und die Personalabteilung für alle Mitarbeiter ihren Sitz in Essen hat, mussten alle schriftlichen Formulare auf dem Postweg nach Essen gelangen, was neben dem vereinzelten Verlust auch zu enormen zeitlichen Verzögerungen geführt hat. „Nun geschieht dies in Echtzeit und auch die Genehmigungsverfahren sind nun direkt hinterlegt, sodass keine Überschneidungen mehr entstehen können, was gerade in der Urlaubsplanung eine enorme Erleichterung bedeutet“, so Sascha Bredenfeld. Dabei hat Lindorff ein zwei- bis dreistufiges Genehmigungsverfahren hinterlegt, sodass immer zunächst der Teamleiter und dann der Abteilungsleiter Urlaube genehmigen. Bei Sonderurlaub wird die Genehmigung des Personalleiters zusätzlich noch notwendig.

„Zudem ist die Transparenz, wie erhofft, gestiegen. Mitarbeiter können zu jedem Zeitpunkt ihr Zeitkonto einsehen und so Unter- sowie Überstunden frühzeitig erkennen und diesen entgegenwirken, sodass das System gut von den Mitarbeitern angenommen wurde“, sagt Bredenfeld. Zusätzlich wurden die Mitarbeiter im Vorfeld über die Umstellung informiert, sodass Ängste und Wünsche frühzeitig angesprochen werden konnten.

Mitarbeiter, die bei Lindorff Deutschland nicht im Contact Center tätig sind, arbeiten in Gleitzeit. Durch die Einführung einer professionalisierten Personaleinsatzplanung im Contact Center erhoffte sich Lindorff die einfache und frühe Planung der Schichten und den Einsatz einer Diensttauschbörse. Mitarbeiter sollten mit einem gewissen Vorlauf die Dienstpläne einsehen können und wenn nötig Dienste selbstständig tauschen können, ohne dass dafür ein Teamleiter in den Wechsel einbezogen werden muss.

„Durch den Einsatz des Moduls 'Personaleinsatzplanung' war nun auch eine gerechte Planung der Schichten möglich. Außerdem konnten in die Planung problemlos Teilzeit-Modelle mit eingeplant werden, um Spitzen durch Teilzeitmitarbeiter oder studentische Aushilfen auszugleichen. Zudem wurden alle unsere Anforderungen erfüllt und die Mitarbeiter können nun den Dienstplan eine Woche vorher einsehen und Schichten direkt in der Tauschbörse tauschen“, erläutert Bredenfeld.

Sascha Bredenfeld ist sich sicher: „Durch den Einsatz von Gfos konnten wir die Transparenz und damit letztendlich auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Mitarbeiter haben nun stets einen Überblick über bereits geleistete Arbeitsstunden sowie frühzeitig Einblick in die Schichtpläne und können Schichten selbständig tauschen und Urlaub beantragen. Wir sind absolut zufrieden, unser Berater war wirklich klasse und das ganze Projekt gut vorbereitet und der Hosting Service funktioniert auch ohne Störungen. Auch wenn dies nicht das Ziel war, haben sich durch die Einführung der Software Einsparungspotentiale von fast einer Arbeitskraft ergeben und wir konnten uns durch die Zeiterfassung sowie durch die Workflow-Funktionalitäten professionalisieren und rechtssicherer machen.“