Flexibles Kartensystem für New-Work-Arbeitsplätze

Das Rosenheimer Unternehmen Agenda ist einer der führenden Anbieter für betriebswirtschaftliche Software-Lösungen in Deutschland. Seit fast 40 Jahren bietet Agenda Steuerberatern, Buchhaltern sowie kleinen und mittleren Unternehmen ein Komplettsystem aus Software, IT-Lösungen, Service und Wissen. Mit ihrem breiten Angebot an betriebswirtschaftlichen (Cloud-)Lösungen wächst Agenda kontinuierlich. Arbeiteten vor 20 Jahren noch 48 Mitarbeitende bei Agenda, sind es inzwischen bereits rund 350.

Seit nunmehr sechs Jahren verfolgt das Unternehmen außerdem das Ziel, klimaneutral zu wirtschaften. Deswegen hat sich das Unternehmen eine „Green Agenda“ auferlegt. Diese Neuausrichtung führte unter anderem dazu, dass Agenda eine teilweise Kern- und eine komplette energetische Sanierung des Firmengebäudes für eine nachhaltigere Arbeitsweise durchgeführte. Die Agenda-Arbeitsplätze wurden mit viel Flexibilität, freier Arbeitsplatzwahl und abwechslungsreichen sozialen Inseln nach New-Work-Grundsätzen umgestaltet.

Die ersten Planungen für den großen Umbau des Firmengebäudes begannen bereits 2017. Frühzeitig wandte sich Agenda an den Hersteller PCS Systemtechnik und ließ sich vom Expertenteam zum Thema Gebäudesicherheit beraten. Gemeinsam mit den Agenda-Projektverantwortlichen entwickelte und realisierte PCS ein umfassendes Sicherheitskonzept für alle Zonen auf dem Gelände. Heute wechseln sich im Firmengebäude frei zugängliche Bereiche mit stark geschützten Zonen ab. Da im großzügigen Erdgeschoss Kundenveranstaltungen oder Seminare stattfinden, ist diese Etage frei zugänglich. Andere Räume hingegen sind mit batteriebetriebenen, mechatronischen Türterminals verschlossen.

Als betrieblicher Softwarehersteller arbeitet Agenda mit besonders sensiblen Kundendaten. Deswegen war es dem Rosenheimer Unternehmen besonders wichtig, den Zutritt zum internen Mitarbeiterbereich zu schützen. Der Zugang zu den Büros ist daher nur über eine moderne Vereinzelungsanlage möglich. Hier entschied sich Agenda für den Hersteller Wanzl. Die Anlage ist durch ihre interaktiven Leuchtelemente nicht zu übersehen. Für Rollstuhlfahrer oder Lieferanten gibt es einen separaten Schwenkarm.

Um den Besuchern einen reibungslosen Zugang zum Unternehmen zu ermöglichen, installierte PCS für Agenda ein modernes Sicherheitssystem. Der Hintereingang ist nicht dauerhaft geöffnet. Jedoch können Besucher über eine hochwertige Behnke IP-Sprechstelle Zugang erhalten. Sobald Agenda die Sprechanlage betätigt, zeigt das System das Videobild des Besuchers automatisch auf dem Monitor an. Per IP-Telefonanlage kann das Empfangspersonal dann mit dem Besucher in Kontakt treten. Durch einen einfachen Mausklick gibt Agenda dann den Zugang zur Tür frei.

Mitarbeiter bewegen sich innerhalb des Mitarbeiterbereichs frei – die meisten Büros und Besprechungsräume sind frei zugänglich. Agenda legt sehr viel Wert auf eine angenehme Arbeitsplatzkultur. Büros wechseln sich ab mit offenen Sozialzonen, wie Küchen oder Sitzgelegenheiten. Allen Mitarbeitenden stehen den ganzen Tag kostenlos Softdrinks, Kaffee und Obst zur Verfügung. Die Arbeitsplätze können teilweise vorab per PC oder Smartphone gebucht werden.

Mit dem Sicherheitskonzept führte Agenda auch einen sicheren, zukunftsorientierten Mitarbeiterausweis ein. Nach Beratung mit PCS erwarb Agenda aktuelle RFID-Karten mit verschlüsselter Technologie und Kapazität für verschiedenste Anwendungen der Büroorganisation. Die Mitarbeiter erhielten die neuen Ausweise im eleganten Agenda-CI – bedruckt mit dem persönlichen Foto. Die Ausweise sind vielseitig einsetzbar: Sie eignen sich für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle, aber auch für die Buchung von Besprechungsräumen direkt an den digitalen Anzeigetafeln der Meetingräume. Bei frei wählbaren Arbeitsplätzen befinden sich die persönlichen Arbeitsmaterialien wie Notebooks und Büroausstattung in Mitarbeiter-Spinden. Der persönliche Firmenausweis sperrt den Schrank auf. Außerdem lässt sich das Medium für die Offline-Zutrittskontrolle nutzen. Durch die erste Buchung an den vernetzten RFID-Zutrittslesern werden Zutrittsrechte für die mechatronischen Türsysteme auf die Karten geschrieben. Die Zutrittsrechte sind immer nur für einen Tag gültig, so dass auch ein Verlust einer Mitarbeiterkarte kein Sicherheitsrisiko darstellt. Mit diesen Zutrittsrechten auf den Mitarbeiterkarten lassen sich Offline-Schließzylinder und Türbeschläge zum Beispiel an Sicherheitstüren bedienen.

Projektleiter Lippert bringt es auf den Punkt: „Die neuen Karten haben unsere Organisation im ganzen Haus sehr vereinfacht, sie sind ein richtiger Gewinn.“

Auch die Zufahrt zur Tiefgarage ist in das Sicherheitssystem eingebunden. Das Tor wird über einen Weitbereichsleser geöffnet. Dafür erhalten alle Fahrzeuge mit Tiefgaragenberechtigung einen Wind Shield UHF-Tag-Aufkleber oder eine Wind Shield UHF-Karte. So lässt sich die Zufahrtskontrolle bequem aus dem Fahrzeug heraus bedienen. Radfahrende Mitarbeiter, die ihr Fahrrad sicher in der Tiefgarage parken wollen, können die zusätzlich verbauten RFID-Zutrittsleser mit ihren Mitarbeiterausweisen verwenden. Zur Verwaltung der Zutrittskontrolle nutzt Agenda die Lösung Dexicon von PCS, die direkt an die ERP-Software von Agenda angebunden wurde. Zusätzlich wird das Zutrittskontrollsystem mit Videoüberwachung unterstützt. Die Videosoftware Qognify schaltet sich aktiv auf, sobald aus der Zutrittskontrolle ein Alarm gemeldet wird und speichert die Bilder zum entsprechenden Zutrittsereignis.

Zur Arbeitszeiterfassung nutzt Agenda die Intus Zeiterfassungsterminals. Am Haupteingang sind die zwei Intus 5600-Terminals auf Edelstahlsäulen ein Highlight. Sie passen perfekt zum architektonisch anspruchsvoll gestalteten Foyer mit hinterleuchteten Glaselementen und hochwertigem Fliesenboden. Weitere Zeiterfassungsterminals zur Buchung der Arbeitszeiten sind arbeitnehmerfreundlich direkt am Eingang aus der Tiefgarage oder in anderen Stockwerken montiert. Projektleiter Lippert zieht ein rundum positives Resümee: „Es hat sich alles sehr vereinfacht mit PCS. Ich kann in der Software in einer Minute definieren, wer muss wo rein, und habe auch in einer Minute das Profil wieder aufgeräumt. Ich bin alles in allem sehr zufrieden mit der PCS Lösung.“

Susanne Plank, PR und Content Marketing, PCS Systemtechnik GmbH