Smarte Ausweis-Erstellung mit SaaS

Einen optimalen Workflow bei der Personal-Neueinstellung bietet das intuitive Tool ID Service. Durch die Full-Service-Lösung von Mada wird der Onboarding-Prozess so gestaltet, dass ein neuer Mitarbeitender seinen eigenen Mitarbeiterausweis noch vor dem ersten Arbeitstag in Händen hält und so fließend in das Unternehmen integriert wird. Gutes und geeignetes Fachpersonal finden – diese Aufgabe gestaltet sich für viele Unternehmen aufgrund des Fachkräftemangels als immer größere Herausforderung. Ist ein passender, engagierter Mitarbeitender gefunden, sollte alles darangesetzt werden, ihn direkt zu Beginn an das Unternehmen zu binden. Ziel ist es, dass sich der neue Mitarbeitende noch vor seinem ersten Arbeitstag mit seinem neuen Unternehmen identifizieren kann. Deshalb wird das Thema Onboarding, die systematische Integration des neuen Personals in das Unternehmen, immer wichtiger. Dazu gehört natürlich auch der Erhalt und Besitz eines persönlichen Mitarbeiterausweises für die Zeit- und Zutrittskontrolle im Unternehmen.

Mit der selbsterklärenden Bedienoberfläche ist ID Service eine benutzerfreundliche Plattform zur Verwaltung, Verifizierung und Übermittlung von Personalisierungsdaten. Besonders praktisch: Mitarbeiter-Stammdaten können schnell und einfach via Web-Oberfläche hochgeladen werden. Außerdem wird dem Arbeitgeber die Bildaufnahme abgenommen, die meist sehr zeit- und kostenintensiv ist. An dieser Stelle werden die Mitarbeitenden aktiv miteinbezogen: Über einen per E-Mail übermittelten Link gelangen sie zur dezentralen Bildaufnahme. Dort können die Mitarbeitenden ihr Foto, welches danach durch softwaregestützte KI zugeschnitten und freigestellt wird, eigenständig per Smartphone oder Webcam aufnehmen und zusätzlich ihre bereits hinterlegten, persönlichen Daten gegenprüfen. Sind die Kontrolle und die Bildaufnahme abgeschlossen, kann der Arbeitgeber alle Datensätze final überprüfen und die eingepflegten Daten per Mausklick freigeben. Die neuen Mitarbeiterausweise werden anschließend nach den Layout- und Designvorgaben des Kunden gefertigt.

Die strengen Richtlinien der DSGVO stellen viele Anforderungen an den Umgang mit sensiblen, personenbezogenen Daten im Bereich der Ausweis-Personalisierung. Mit ID Service können Datenschutzrisiken und die damit verbundene Rechteverwaltung vermieden werden. Da alle übermittelten Datensätze auf einem hauseigenen Server auf dem Betriebsgelände der Mada Marx Datentechnik GmbH gespeichert und von dort aus gehostet werden, ist die Sicherheit der Personaldaten bestens gewährleistet. Mada bietet „state of the art-Sicherheit“ durch ein DMZ-Netzwerk. Die Server werden von Firewalls geschützt und der Zugang zum ID Service wird zusätzlich zum personenbezogenen Login durch ein Domänenzertifikat gesichert. Die Sicherheit aller Daten ist somit per SSL-Verschlüsselung bestens gewährleistet.

Von Projektbeginn an wird die SaaS-Lösung ID Service an die individuellen Bedürfnisse und Wünsche des Kunden angepasst und entsprechend eingerichtet. Dadurch wird der Workflow hocheffizient gestaltet und die neuen Mitarbeiterausweise können komfortabel in Auftrag gegeben und produziert werden. Die fertigen Mitarbeiterausweise werden inklusive Anschreiben und Zubehör direkt an den Mitarbeitenden nach Hause geschickt. Das Willkommenspaket bietet die perfekte Möglichkeit, das neue Teammitglied schon vor seinem ersten Arbeitstag willkommen zu heißen. Jetzt fehlt nur noch die Aktivierung des Ausweises per QR-Code und PIN und dem Start im neuen Unternehmen steht nichts mehr im Weg. Nach erfolgreichen Aktivierung hat der Angestellte zum Beispiel Zugang zu den für ihn freigeschalteten Bereichen und Räumen im Unternehmen und kann seine Arbeitszeit am Terminal erfassen.

Die Firma Twinformatics kann bereits von ihren Erfahrungen mit ID Service berichten. Bei ihrem Projekt mit der Mada Marx Datentechnik GmbH ging es um die Neuerstellung von ca. 10.000 personalisierten Mitarbeiterausweisen. Die Twinformatics GmbH ist das IT-Systemhaus der Vienna Insurance Group (VIG) in Österreich. Diese entwickelt und betreibt mit über 500 Mitarbeitenden an zwei Standorten in Wien und Villach Softwarelösungen für die österreichischen Unternehmen der VIG. Primäre Leistungsempfänger sind die Donau Versicherung und die Wiener Städtische Versicherung.

„Als innovativer IT-Dienstleister verlassen wir uns gern auf zukunftsweisende Lösungen unserer Partner. Bei ID Service von Mada hat mich besonders das Tool zur Versendung von E-Mails mit Link zur Bildaufnahme begeistert. Der Upload der Fotos zu den passenden Ausweisen hat mich genauso überzeugt wie die Möglichkeit, eigene Logos für verschiedene Zugehörigkeiten zu wählen und Auswertungen zu erstellen. Als Unternehmen selbst die Daten verwalten zu können, ist im Sinne des Datenschutzes sehr beruhigend für uns als Projektleitung und unsere Mitarbeitenden. Ein großes Lob geht an die äußerst harmonische und effiziente Zusammenarbeit mit unserem Ansprechpartner bei Mada. Mit dem Projektergebnis und der gesamten Abwicklung sind wir sehr zufrieden“, erklärt Caglar Gündüz von der Twinformatics GmbH.

Jessica Kleiser, Marketingmitarbeiterin bei der Mada Marx Datentechnik GmbH.