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Moderne Zutrittskontrollsysteme stellen sich den aktuellen Herausforderungen: Sie dokumentieren Aufenthaltszeiten im Unternehmen, unterstützen bei der Evakuierung sowie bei der Coronakontaktverfolgung und ermöglichen eine individuelle Arbeitszeiterfassung.

Zeiterfassung

Moderne Zutrittskontrollsysteme: Neue Herausforderungen

Moderne Zutrittskontrollsysteme sind mehr als reine Türöffner. Digitalisierung, Pandemie sowie dezentrales Arbeiten sind dabei aktuelle Herausforderungen.

Die Herausforderungen an Unternehmen und ihre Zutrittskontrollsysteme verändern sich. Unternehmen sind heute mit einer sich rasch wandelnden Gefahrenlage konfrontiert. Eine grundlegende Voraussetzung für die Sicherheit im Unternehmen ist daher eine effektive Zutrittskontrolle. Sie garantiert, dass sich nur berechtigte Personen innerhalb einer Liegenschaft aufhalten. Besonders effizient sind Systeme, mit denen sich der Zutritt zu sämtlichen Liegenschaften eines Unternehmens zentral verwalten und steuern lässt.

Zentrale Steuerung von Rechten und Berechtigungen als Herausforderung

Wie wichtig diese zentrale Steuerung ist, hat sich während der Coronapandemie deutlich gezeigt. Eine wirksame Maßnahme zum Schutz der Mitarbeiter vor einer Ansteckung ist die Reduzierung der Kontakte. Über das Zutrittskontrollsystem lässt sich die Anzahl der Personen an einem Ort regulieren. Bei Bedarf ist es möglich, ganze Bereiche des Unternehmens zu sperren. Gleichzeitig dienen die erfassten Daten als Grundlage zur Kontaktnachverfolgung. Sollte sich ein Mitglied der Belegschaft tatsächlich infiziert haben, ist es möglich, unter Beachtung des rechtlichen Rahmens und der Aspekte der Mitarbeiterbestimmung für den Zugriff auf diese Daten, die anderen Anwesenden zu informieren und weitere Maßnahmen einzuleiten.

Eine zentrale Zutrittskontrolle bietet auch die Möglichkeit, granulare Zutrittsberechtigungen zu erteilen. Besonders sensible Bereiche, wie beispielsweise Forschungs- und Entwicklungsbereiche, sind nur für die Mitarbeiter zugängig, die dafür zuvor eine Berechtigung erhalten haben. Diese Funktion unterstützt auch die Arbeitssicherheit: Ist beispielsweise eine Arbeitsunterweisung oder Sicherheitsschulung für das Betreten eines bestimmten Bereiches erforderlich, so wird die Zutrittsberechtigung erst dann freigeschaltet, wenn der Mitarbeiter die Schulung durchlaufen hat. Gleichzeitig lassen sich über die zentrale Zutrittssteuerung Berechtigungen in Echtzeit entziehen, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter in eine andere Abteilung wechselt oder gekündigt hat.

Auch für die Vereinfachung der Arbeitsabläufe und eine Erhöhung der Effizienz ist eine zentrale Zutrittssteuerung hilfreich. Über die Steuerungssoftware lassen sich nicht nur Zutrittsrechte, sondern auch weiterführende Berechtigungen einbauen. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Arbeitsmaterial und einfache Gebrauchsgegenstände wie Ladekabel oder Bauteile über Vending-Maschinen zu beziehen. Damit ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter schnell und unkompliziert an ihr benötigtes Arbeitsmaterial kommen, gleichzeitig lässt sich nachvollziehen, wer wann welche Materialien entnommen hat.

Kombination Zutrittskontrollsystem - Zeiterfassung

Besteht ein detailliertes und zentrales digitales Erfassungssystem für den Zutritt, ist es naheliegend, es mit der Arbeitszeiterfassung zu koppeln. 2019 hat der Europäische Gerichtshof empfohlen, Unternehmen zu einer systematischen Erfassung der Arbeitszeiten zu verpflichten. Bis aus der Empfehlung auch geltendes Recht in Deutschland wird, kann es noch eine Weile dauern. Aber auch ohne gesetzliche Verordnung ist eine Kopplung an die Zeiterfassung sinnvoll. Im Projektgeschäft beispielsweise lassen sich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter detailliert den einzelnen Aufträgen zuordnen, um die Abrechnung zu vereinfachen. Eine doppelte Erfassung von Arbeitszeiten in unterschiedlichen Systemen wird damit überflüssig.

Firmenausweise auch im digitalen Zeitalter noch aktuell

Eine wirksame Zutrittskontrolle erfordert ein Medium, über das sich die Identität eines Mitarbeiters eindeutig nachweisen lässt. Der Firmenausweis ist auch heute noch das gängigste Medium, über das Unternehmen den Zutritt regeln. Über einen integrierten, programmierbaren Chip lassen sich Zutritts- und Berechtigungsprofile auf dem Ausweis hinterlegen. Als leichte und handliche Karte bietet der Firmenausweis die Möglichkeit, ihn im Betrieb ohne größere Umstände offen tragen. Das erleichtert die Identifikation von Personen und ihrer Zugehörigkeit zu einer bestimmten Nutzergruppe innerhalb der Liegenschaften. Dies schafft Vertrauen, stärkt und vereinfacht die Kommunikation und erhöht die informelle Sicherheit. Leider ist die früher oft an Unternehmensstandorten bestehende Offentragepflicht des Firmenausweises etwas aus der Mode gekommen.

Darüber hinaus erfüllt der Firmenausweis eine weitere wichtige Funktion, die insbesondere in Zeiten von Corona und der fragmentierten Homeoffice Arbeit nicht zu unterschätzen ist: Er fördert die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen und schafft Zusammenhalt. Auch wenn die Mitarbeiter weit weg sind, visualisiert und symbolisiert der Firmenausweis die Verbindung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die „Corporate ID Card“ vermittelt ein Team-Gefühl und eine Identifikation mit den Werten des Unternehmens.

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Zwei-Faktor-Authentifizierung für erhöhtes Schutzniveau

In Zonen mit einem höheren Schutzlevel kommt in der Regel eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zum Einsatz. Neben dem Firmenausweis muss der Mitarbeiter einen weiteren Faktor vorweisen können, um in den Bereich hineinzukommen. Häufig wird dafür der Faktor „Wissen“ eingesetzt, beispielsweise die Kenntnis eines bestimmten Passworts oder PIN-Codes.

Der Firmenausweis hat auch in Zeiten des Smartphones noch seine Berechtigung. Denn um die IT-Sicherheit zu gewährleisten, müssten alle Mitarbeiter, die Zutritt zu einer Liegenschaft brauchen, über ein dienstlich bereitgestelltes und IT-sicherheitstechnisch verwaltetes Smartphone verfügen. In den stark vernetzten Unternehmen könnten ansonsten Schadprogramme vom Handy aus in die IT-Systeme gelangen. Trotzdem können ein sicheres Smartphone oder auch andere Wearables durchaus ihre Berechtigung haben, beispielsweise in sehr entlegenen Liegenschaften oder in Bereichen, in welchen die Mitarbeiter sowieso alle über ein dienstliches Smartphone verfügen.

Neben PIN und Passwort gibt es für die Zwei-Faktor-Authentifizierung mittlerweile eine ganze Reihe von Technologien, die für ein hohes Sicherheitsniveau sorgen. Ob nun ein Handvenenscanner oder eine Software zur Gesichtserkennung zum Einsatz kommt, kann nur unter Einbeziehung der Mitarbeitervertretung entschieden werden. Die Frage, welche der Technologien am meisten Sicherheit bringt, lässt sich nicht eindeutig für alle Anwendungsfälle beantworten. Doch ganz gleich, welche Technologie zum Einsatz kommt, sollten Unternehmen ihre Zeit- und Zutrittskontrollen so gestalten, dass die Mitarbeiter ihre Ansprüche berücksichtigt wissen. Neben der passenden Technik sind loyale und aufmerksame Mitarbeiter, die sich ihrem Arbeitgeber verbunden fühlen, ein ganz wesentlicher Baustein für mehr Sicherheit im Unternehmen.

Johannes Strümpfel, BVSW Vorstand, Deputy Head of Security Siemens AG,  Reiner F. Hindel, Head of Property Protection Siemens AG

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Johannes Strümpfel, BVSW Vorstand, Deputy Head of Security Siemens AG
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