Travel Security Management: Mitarbeiter im Ausland

Arbeitgeber müssen die Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiter in allen auf die Arbeitstätigkeit bezogenen Aspekten im Blick haben; das gilt im Inland wie auch für Reisen ins Ausland. Wann immer Unternehmen oder Institutionen Mitarbeiter ins Ausland schicken, sollten sie sich je nach Zielland der möglichen Risiken für die entsandten Personen bewusst sein und entsprechende Vorkehrungen treffen. An oberster Stelle steht hier der Schutz von Leib und Leben der Mitarbeiter. Diesen zu gewährleisten, erfordert von den Unternehmen grundsätzlich eine detaillierte Strategie, etwa in Form eines Travel Security Managements.

Die KfW Bankengruppe etwa führt als international agierende Bank, die auch in Ländern mit problematischer Sicherheitslage tätig und mit Büros vertreten ist, ständige Evaluierungen der Sicherheitslage durch. Diese erfolgen periodisch oder auch anlassbezogen, um gegebenenfalls auch tagesaktuell auf Entwicklungen reagieren zu können. Die Risikobeurteilung erfolgt nach definierten Kriterien. Dazu zählen Faktoren wie Kriminalität, Terrorismus, Entführungsrisiko, bewaffnete Konflikte, Gesundheitsrisiken, Zusammenbruch von Infrastrukturen und ähnliches. Betrachtet werden auch Cyberrisiken, die je nach Land an Bedeutung zugenommen haben.

Ziel ist es, möglichst präventiv tätig zu sein, sobald sich bestimmte ungünstige Entwicklungen abzeichnen. Dabei ist es wichtig, die verschiedenen Faktoren einer Dienstreise oder Entsendung zu berücksichtigen. So kann die Sicherheitslage je nach Zielland und Nationalität eines entsendeten Mitarbeiters (und seiner Familie) anders beurteilt werden als für einen anderen Mitarbeiter im gleichen Zielland. Wenn es lokale Mitarbeiter gibt, müssen sie und ihre Situation, etwa aufgrund familiärer Bindungen, ebenfalls mitberücksichtigt werden. Daraus folgt, dass eine differenzierte Strategie notwendig ist, die entsprechend präventive Maßnahmen bedarfsgerecht definiert. Beispielsweise kann ein Unternehmen sich zügig um die Ausstellung von Visa bemühen, damit lokale Mitarbeiter im Ernstfall möglichst schnell sicher ausreisen können.

Die Pandemie oder auch der aktuelle Konflikt in der Ukraine haben gezeigt, wie sich innerhalb kürzester Zeit sehr dynamische Lagen entwickeln können. Gleichwohl haben Unternehmen mit entsprechendem Krisenmanagement die Möglichkeit, die Auswirkungen und das Risiko für die eigenen Mitarbeiter einzugrenzen. So hat die KfW in der Pandemie frühzeitig Maßnahmen zum Gesundheitsschutz der Mitarbeiter im In- und Ausland getroffen, schon bevor der Gesetzgeber tätig geworden ist. Dies erforderte eine offene und breite Kommunikation, um Vertrauen in die Maßnahmen zu schaffen, die teilweise auch in die private Lebensführung eingegriffen haben. Proaktives Handeln minimiert hier das Risiko, einer dynamischen Entwicklung hinterherzulaufen und nur reagieren zu können.

Unternehmen, die nicht über ein eigenes, erprobtes Travel Security Management verfügen, haben verschiedene Möglichkeiten, sich und ihre Mitarbeiter dennoch adäquat vorzubereiten. Es sind Lösungsmöglichkeiten der Zusammenarbeit und Kooperation in Sicherheitsfragen denkbar, wie es beispielsweise die KfW und die GIZ praktizieren. Dies ersetzt aber nicht die Eigenverantwortung der jeweiligen Unternehmen. Ferner können sich Unternehmen an eine Vielzahl von erfahrenen Dienstleister wenden, die das Thema Travel Security Management ganzheitlich bedienen und maßgeschneiderte Pakete anbieten.

Allgemein ist für Unternehmen, die Reisende in Krisenländer schicken, wichtig, dass sie ihre Mitarbeiter intern gut auf Auslandsaufenthalte, egal ob Dienstreise oder als entsandter Mitarbeiter mit längerem Aufenthalt, vorbereiten. Auch wenn Corona gezeigt hat, dass sich gerade theoretische Inhalte auch digital gut vermitteln lassen, sind Präsenzveranstaltungen für einen Teil der Inhalte in Lehrgängen und Trainings unerlässlich. Szenarien und Situationen wie medizinische Erstversorgung oder Verhalten an Checkpoints müssen auch praktisch geübt werden. Gleichzeitig hat die Reaktionsfähigkeit durch den pandemiebedingten digitalen Schub deutlich zugenommen. Die Vernetzung von Büros und Dienststellen und die damit einhergehende Kommunikation haben sich durch die Digitalisierung steigern lassen. Dafür sind andere Risiken wie Cyberkriminalität weiter in den Vordergrund getreten, die es zu beobachten gilt.