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Auch hohe Besucheraufkommen lassen sich mit den richtigen Maßnahmen effizient steuern.
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Auch hohe Besucheraufkommen lassen sich mit den richtigen Maßnahmen effizient steuern.

Besuchermanagement

Besucheraufkommen effizient steuern und dokumentieren

Für das Steuern von Besucheraufkommen gibt Hid Global Empfehlungen, wie das Nutzen von Automatisierungsfunktionen und Dokumentieren von Aktivitäten.

Ständig neue behördliche Regelungen während der Pandemie zwingen Unternehmen, ihre Prozesse zur Steuerung von Besucheraufkommen immer wieder anzupassen. Behördliche Auflagen mit stets kürzeren Gültigkeitszyklen stören den Betriebsablauf in Unternehmen erheblich und machen ständige Anpassungen erforderlich. Davon betroffen ist auch das Besuchermanagement, das schnell zum Produktivitätshemmnis werden kann, wenn Organisationen dafür noch manuelle Prozesse verwenden.

Um den Zugang von vielen Gästen effizient zu managen und schnell auf neue Vorschriften reagieren zu können, empfiehlt HID Global Unternehmen folgende Vorgehensweise:

Automatisierungsfunktion für Besucheraufkommen verwenden

Leider passiert es oft, dass Mitarbeiter ihre Besucher nicht voranmelden und somit für unnötige Verzögerungen bei der Registrierung am Empfang sorgen. Sie tragen den Besuch zwar in ihren Kalender ein, vergessen aber die Besucherverwaltungssoftware zu aktualisieren. Unternehmen sollten daher ein Besuchermanagementsystem einsetzen, das einen Besucher direkt aus einem Kalender-Tool des gastgebenden Mitarbeiters heraus registriert, wenn dieser den Besuchstermin einträgt. Für einen reibungslosen Start des Besuchs sollte die Lösung außerdem in der Lage sein, ein formelles Einladungsschreiben an den Gast zu senden, das Informationen über Verhaltensrichtlinien wie Abstandsregeln, Maskengebot und andere Vorsichtsmaßnahmen enthält.

Self-Service-Check-in implementieren

Mit berührungslosen Check-in-Kiosken im Eingangsbereich unterstützt ein optimales Besuchermanagementsystem das weitere Onboarding. Die darin integrierten und anpassbaren Anmeldeformulare bieten Unternehmen die Möglichkeit, notwendige Daten der Besucher etwa zu geltenden Sicherheits- oder Gesundheitsrichtlinien zu erfassen. Sobald ein Gast das Formular ausgefüllt hat, sollte die Lösung den gastgebenden Mitarbeiter per E-Mail oder SMS benachrichtigen. Wichtig ist außerdem, dass sie im Bedarfsfall einen Besucherausweis drucken oder elektronisch, etwa für Smartphones, bereitstellen kann.

Corona forciert den Einsatz von Mobile-Access-Lösungen

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Besucheraktivitäten dokumentieren

Besonders während einer Pandemie kann es erforderlich sein, dass Unternehmen Aktivitätsdaten von Gästen erfassen, um eine spätere Rückverfolgung von Kontakten zu ermöglichen. Eine Besuchermanagementlösung sollte daher eine Dokumentationsmöglichkeit von Besucheraktivitäten auf dem ganzen Gelände bieten. Das ist möglich, wenn sich Gäste nicht nur am Haupteingang über den ausgestellten Besucherausweis authentifizieren, sondern dieser auch als Zugangsberechtigung für zum Beispiel Konferenzräume und andere Unternehmensbereiche dient.

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Besuchermanagement

Sichere Besuchsprozesse für systemrelevante Institutionen

Manche Institutionen müssen aufgrund ihrer Systemrelevanz besonders sicherheitsbewusst agieren und sichere Besuchsprozesse gewährleisten.

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Mit der Software Visit lassen sich Sicherheitsunterweisungen und Schulungen als E-Learning umsetzen.
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Software Visit für E-Learning nutzen

Mit der Software Visit von PCS lassen sich Sicherheitsunterweisungen und Schulungen als E-Learning für Besuchende und Mitarbeitende umsetzen.

Mit „Besucherverwaltung KMU“ hat Interflex eine Möglichkeit geschaffen, mit der Anwender aus dem Umfeld der KMU ihre Besucherverwaltung DSGVO-konform realisieren können.
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Besuchermanagement

DSGVO-konforme Besucherverwaltung für KMU

Die „Besucherverwaltung KMU“ von Interflex für das Zutrittskontrollsystem IF-6040 macht es möglich, Besucherverwaltung für KMU DSGVO-konform abzubilden.

Das Besuchermanagement übernimmt die Verwaltung von Selbstauskunft und Kontaktbögen und unterstützt so die Coronamaßnahmen.
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Besuchermanagement

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