Besucheraufkommen effizient steuern und dokumentieren

Ständig neue behördliche Regelungen während der Pandemie zwingen Unternehmen, ihre Prozesse zur Steuerung von Besucheraufkommen immer wieder anzupassen. Behördliche Auflagen mit stets kürzeren Gültigkeitszyklen stören den Betriebsablauf in Unternehmen erheblich und machen ständige Anpassungen erforderlich. Davon betroffen ist auch das Besuchermanagement, das schnell zum Produktivitätshemmnis werden kann, wenn Organisationen dafür noch manuelle Prozesse verwenden.

Um den Zugang von vielen Gästen effizient zu managen und schnell auf neue Vorschriften reagieren zu können, empfiehlt HID Global Unternehmen folgende Vorgehensweise:

Leider passiert es oft, dass Mitarbeiter ihre Besucher nicht voranmelden und somit für unnötige Verzögerungen bei der Registrierung am Empfang sorgen. Sie tragen den Besuch zwar in ihren Kalender ein, vergessen aber die Besucherverwaltungssoftware zu aktualisieren. Unternehmen sollten daher ein Besuchermanagementsystem einsetzen, das einen Besucher direkt aus einem Kalender-Tool des gastgebenden Mitarbeiters heraus registriert, wenn dieser den Besuchstermin einträgt. Für einen reibungslosen Start des Besuchs sollte die Lösung außerdem in der Lage sein, ein formelles Einladungsschreiben an den Gast zu senden, das Informationen über Verhaltensrichtlinien wie Abstandsregeln, Maskengebot und andere Vorsichtsmaßnahmen enthält.

Mit berührungslosen Check-in-Kiosken im Eingangsbereich unterstützt ein optimales Besuchermanagementsystem das weitere Onboarding. Die darin integrierten und anpassbaren Anmeldeformulare bieten Unternehmen die Möglichkeit, notwendige Daten der Besucher etwa zu geltenden Sicherheits- oder Gesundheitsrichtlinien zu erfassen. Sobald ein Gast das Formular ausgefüllt hat, sollte die Lösung den gastgebenden Mitarbeiter per E-Mail oder SMS benachrichtigen. Wichtig ist außerdem, dass sie im Bedarfsfall einen Besucherausweis drucken oder elektronisch, etwa für Smartphones, bereitstellen kann.

Besonders während einer Pandemie kann es erforderlich sein, dass Unternehmen Aktivitätsdaten von Gästen erfassen, um eine spätere Rückverfolgung von Kontakten zu ermöglichen. Eine Besuchermanagementlösung sollte daher eine Dokumentationsmöglichkeit von Besucheraktivitäten auf dem ganzen Gelände bieten. Das ist möglich, wenn sich Gäste nicht nur am Haupteingang über den ausgestellten Besucherausweis authentifizieren, sondern dieser auch als Zugangsberechtigung für zum Beispiel Konferenzräume und andere Unternehmensbereiche dient.