Gerechter Türwächter

Rund 66 Prozent der deutschen KMU – also kleine und mittlere Unternehmen – bis 250 Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten. Allerdings geschieht dies bei etwa 30 Prozent von ihnen noch aufwändig manuell. Zu diesem Ergebnis kam eine Befragung der Hochschule Furtwangen.

Oftmals trägt noch der Chef persönlich die Arbeitszeiten in Excel-Listen ein. Das bedeutet viel Aufwand und eine hohe Fehlerwahrscheinlichkeit durch falsche, doppelte oder vergessene Eingaben. Laut der Studie befürchten die Unternehmen bei der Umstellung auf ein elektronisches System vermeintlich hohe Anschaffungskosten oder sie halten eine Arbeitszeit-Flexibilisierung für zu kompliziert. Dabei gibt es inzwischen leistungsfähige und benutzerfreundliche Systeme, die bereits ab drei Mitarbeitern sinnvoll sind. Speziell für kleine Firmen entwickelte „Out of the Box“-Produkte, die ohne Fremdunterstützung installiert werden können, sind bereits für unter 2.000 Euro erhältlich.

Der Vorteil von elektronischer Zeiterfassung: mehr Flexibilität, mehr Transparenz weniger Administrationsaufwand. Erfasst werden nicht nur die regulären An- und Abwesenheiten, sondern auch Zuschläge oder Feiertagsarbeit. Die Daten können zum Stichtag an ein Entgeltsystem weitergeleitet werden. Integrierte Workflows vereinfachen den gesamten Antrags- und Bewilligungsprozess für die Urlaubs- und Dienstreise-Planung oder das Ausstellen von Bescheinigungen.

Leistungsfähige Systeme besitzen auch umfassende Planungsmöglichkeiten, etwa für die Personaleinsatzplanung in Saisonbetrieben oder im Einzelhandel, und sorgen für eine effektivere Auslastung des Personals und der Maschinen. „Die exakte Zeiterfassung hat die Produktivität unserer Firma erhöht und zu höherer Arbeitsdisziplin beigetragen“, sagt Bettina Betz von der Industrielackiererei W. Betz GmbH in München.

Mobile Terminals ermöglichen die Zeiterfassung auch für Teleworker oder Mitarbeiter auf Baustellen. Die geleisteten Zeiten der Mitarbeiter lassen sich unterschiedlichen Projekten zuordnen, beispielsweise wenn ein Außendienstmitarbeiter mehrere Kunden besucht – so kann auf Knopfdruck der Aufwand pro Kunde dargestellt werden.

Besonders wichtig für die Akzeptanz der elektronischen Systeme ist die Anwenderfreundlichkeit. Mitarbeiter schätzen an ihnen, dass sie für mehr Gerechtigkeit – zum Beispiel bei den Pausen- und Raucherzeiten – sorgen. Und sie können direkt am Terminal sehen, ob sie noch Urlaubstage oder Minusstunden haben.

Kombinierbar ist die Zeiterfassung auch mit einer modernen Zutrittskontrolle. Laut einer Studie der Euler Hermes Kreditversicherungs-AG addiert sich der Schaden durch Mitarbeiter- und Wirtschaftskriminalität in Deutschland auf rund vier Milliarden Euro. Belastet würden vor allem KMU mit Erlösen zwischen einer und zehn Millionen Euro – sie sind für 17 Prozent des Umsatzes aller Unternehmen in Deutschland verantwortlich, tragen aber 45 Prozent der finanziellen Folgen dieser Kriminalitätsform.

Die elektronische Zutrittskontrolle ist dauerhaft günstiger und komfortabler als eine klassische Schlüssel-Lösung und macht sich meist schon bei Verlust eines Schlüssels bezahlt. In der Regel amortisieren sich die Investitionen durch geringe Folgekosten bereits nach drei bis fünf Jahren.

Geht bei einem herkömmlichen Schließsystem ein Schlüssel verloren, muss der Zylinder ausgetauscht werden. Das passiert laut Verbraucherzentrale Saarland pro Jahr deutschlandweit rund 800.000 Mal und kostet nach Auskunft des Gesamtverbands der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) etwa 100 Millionen Euro. Ist gar der Generalschlüssel weg, kann es richtig teuer werden. Bei der elektronischen Variante hingegen reichen wenige Klicks und der verloren gegangene Schlüssel ist sofort gesperrt und ein neuer kann ebenso schnell programmiert werden.

Mit einer elektronischen Zutrittskontrolle lässt sich aufwandsarm festlegen und überprüfen, wer sich im Betrieb wann wohin begeben darf – vom Chef über die Mitarbeiter der Produktion bis hin zu den Reinigungskräften. Zeiterfassung und Zutrittskontrolle lassen sich mit dem gleichen System und den gleichen Medien, also beispielsweise Schlüsselanhänger-Chips, steuern. Das spart Zeit, wie beim Anlegen der Zutrittsberechtigungen. Geht ein Schlüssel verloren, kann er mit wenigen Klicks gesperrt werden. Weiterer Vorteil: mit einer elektronischen Zutrittskontrolle gibt es keine „vergessenen Türen“ mehr und auch die personalintensive Verriegelung am Wochenende nachts fällt weg. Kryptografische Verschlüsselungsverfahren machen das System sicher.