Gut organisierter Empfang

Aufgrund der bis zu 150 Besucher pro Tag, darunter auch Dienstleister, Fremdfirmen-Mitarbeiter oder Festangestellte, musste laut einem Verantwortlichen des Bremer Weser-Stadions die Besucherverwaltung optimiert werden. Denn zu Stoßzeiten sind bis zu 40 Tagesbesucher innerhalb einer halben Stunde an der Anmeldung abzuwickeln.

Die Besucherverwaltung „BMS Express Standard“ ist speziell für den Ausweisdruck auf Papier vorgesehen. Nach Eingabe der Besucherdaten wird ein entsprechender Besucherausweis mit einem Barcode gedruckt und in einer Einschubtasche aufbewahrt. Der aufgedruckte Barcode hilft den Mitarbeitern an der Anmeldung, einen Besuchsvorgang mit Hilfe eines Barcodelesers aufzurufen, sodass ein Besucher effizient vom System an- oder abgemeldet werden kann.

Mit dem Besuchermanagementsystem der Heyden-Securit GmbH können einfach Listen ausgedruckt werden, welche Besucher sich gerade im Stadion befinden. Somit ist im Evakuierungsfall schnell eine Übersicht aller anwesenden Besucher erstellt.

Die Gäste erhalten zu ihrem Ausweis einen Begleitzettel mit Sicherheitsbestimmungen, sowie Details zum Verhalten bei Unfällen und Störungen. Im Weser-Stadion wird der Besucherausweis über den mitgelieferten Tintenstrahl-Drucker auf vorperforierte DIN-A4-Bögen gedruckt. Dabei wurden im integrierten Druck-Designer der Software drei verschiedene Layouts erstellt, die jederzeit geändert und beliebig erweitert werden können. Je nachdem ob ein Mitarbeiter oder andere Tagesbesucher anwesend sind, wird das entsprechende Layout per Mausklick ausgewählt und gedruckt.

Mitarbeiterfotos werden über eine HD-Webcam und das professionelle InphotoID-Webcam-Tool erstellt und dem Datensatz in der Besucherverwaltungssoftware zugeordnet. So erhält jeder Mitarbeiter im Stadion einen Besucherausweis mit seinem Foto.

Die Software bietet auch eine Archivfunktion, um auch später Besuchsvorgänge nachvollziehen zu können. Wiederkehrende Besucher sind in einer Stammdatentabelle hinterlegt und können bei einem erneuten Besuch bequem wieder aufgerufen werden.

Die Express-Systeme werden als Komplettlösung geliefert, inklusive Drucker für Besucherausweise, Barcodeleser, Besucherverwaltungssoftware für einen Arbeitsplatz, Einschubtaschen für Ausweise sowie eine Grundausstattung an Papier, Plastikkarten, Farbbändern oder Tinte. So kann das Besuchermanagementsystem nach der Installation direkt genutzt werden. BMS Express umfasst neben dem Drucken von Besucherausweisen und der Verwaltung der Besucher zudem zusätzliche Optionen wie Bildaufnahme, Visitenkartenscanner und Wartungsverträge. Ein Upgrade auf die individuell anpassbare BM-10-Lösung ist jederzeit möglich.

Mit BM 10 können Besucherausweise in die Zutrittskontrolle oder Kantinenabrechnung eingebunden werden. Auch die Verwaltung von Fremdarbeitskräften und Leiharbeitern ist mit dem Besuchermanagement kein Problem. Mit Hilfe der Archivfunktion können im Nachhinein Aufenthaltszeit und Aufenthaltsort eines Besuchers nachvollzogen werden. Die BM-10-Software beinhaltet ein optionales Webinterface, mit dem Mitarbeiter ihre Besucher eigenständig über das Intranet voranmelden können.

Die Besuchermanagementsysteme BMS Express und BM 10 von Heyden-Securit helfen dabei, Besucher effizient, einfach und sicher zu verwalten. Sie entlasten die Anmeldung, Pforte und den Empfang und bieten zudem wertvolle Auswertungsfunktionen.