Wo stecken die Daten?

Die Mitarbeiter von heute sind technisch versiert und verwenden eine reichhaltige Auswahl an Tools, um ihre Daten auszu-tauschen. Meist bemerken es Geschäftsleitung und IT-Management nicht, wenn sich ihre Mitarbeiter bei Cloud-Services und kostenlosen Diensten anmelden, Informationen mittels Webmail verschicken, Daten auf USB-Sticks speichern oder Smartphone und iPad nutzen, um überall auf diese zugreifen zu können.

Das heißt nun im Klartext: Die Daten des Unternehmens sind immer auf Achse! Die Mitarbeiter handeln hier meist nicht in böser Absicht oder wollen dem Unternehmen schaden – ganz im Gegenteil, sie wollen einen schnellen und problemlosen Datenzugriff, um möglichst produktiv und effizient arbeiten zu können.

Jeder einzelne Mitarbeiter im Unternehmen möchte sich auf einen ungehinderten Informationsaustausch verlassen. Ist dies nicht der Fall oder erschwert ein unzureichendes Datenmanagement-System den Zugang zu wichtigen Daten, dann fühlen sich die Mitarbeiter in ihrer Produktivität behindert und suchen nach einfachen Alternativen.

Ein solches Verhalten ist jedoch nicht ungewöhnlich. Erschwerend kommt jedoch hinzu, dass nicht nur einzelne „schwarze Schafe“ nach diesem Muster vorgehen, nein, es sind oft ganze Teams oder Abteilungen, die Daten mit Hilfe von ungenehmigten Tools austauschen. In einer im Frühjahr 2013 durchgeführten Umfrage gab die Hälfte der befragten Personen an, auf solche Dienste zurückzugreifen. Das macht es für Unternehmen fast unmöglich, die Kontrolle über vertrauliche Daten zu behalten und diese auch zurückzuverfolgen.

Verantwortliche sollten sich daher das gesamte Unternehmen mit all seinen Netzwerken und Datenbanken vor Augen führen. Man stelle sich die Mitarbeiter vor, die von zuhause arbeiten und Smartphones oder Tablets verwenden, aber auch die Geschäftspartner, mit denen Daten ausgetauscht werden. Lässt sich wirklich sagen, wo alle Daten des Unternehmens sind? Und von solchen „Datenflüssen“ sind nicht nur kleine und mittlere, sondern auch große Unternehmen betroffen.

Es gibt allerdings eine Lösung für dieses Problem: Es geht nicht bloß um eine Dateiübertragung, sondern um eine verwaltete Dateiübertragung. Dieses kleine Detail macht den Unterschied und sorgt dafür, dass Mitarbeiter einfach, bequem und schnell arbeiten können, während die Datenbewegungen für das Unternehmen transparent gemacht werden und somit Kontrolle, Sicherheit und Compliance erhalten bleiben.

Thomas Debusmann, Vertriebsleiter von Zentral- und Osteuropa bei Ipswitch File Transfer